Di tengah-tengah dinamika bisnis dan pertumbuhan industri di Indonesia, sistem penggajian (payroll) memiliki peranan yang sangat krusial dalam menjaga stabilitas dan kesejahteraan tenaga kerja.
Menyelaraskan kebutuhan perusahaan dengan hak-hak karyawan merupakan keseimbangan yang harus dicapai oleh setiap entitas bisnis di Indonesia.
Dalam konteks ini, pemahaman mendalam tentang payroll guide dan payroll checklist adalah adalah suatu keharusan. Namun, apakah Anda sudah mengetahui seperti apa payroll guide yang berlaku di Indonesia dan seperti apa proses penggajiannya?
Jika belum, mari simakdalam artikel LinovHR berikut ini!
Aturan Payroll yang Berlaku di Indonesia
Di Indonesia, ada tiga undang-undang yang mengatur sistem penggajian:
- Undang-Undang Ketenagakerjaan No 13/2003
- Undang-Undang No 2/2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
- Undang-Undang No 21/2000 tentang Serikat Pekerja/Serikat Buruh.
Agar tetap sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku, para pengusaha harus selalu memperbarui pengetahuan mereka mengenai ketentuan-ketentuan dalam undang-undang ini.
Upah minimum diberikan kepada karyawan tanpa memandang jenis pekerjaannya, baik itu masa percobaan, tetap, atau berbasis kontrak.
Meskipun tidak ada batasan upah minimum yang ditetapkan untuk karyawan, upah tersebut dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:
Upah minimum baru = upah minimum saat ini + [upah minimum saat ini x (inflasi + % kenaikan PDB tahunan)]
Baca Juga: 5 Rekomendasi Enterprise Payroll Software Terbaik, Apa Saja?
Komponen Payroll di Indonesia
Dalam dunia korporasi di Indonesia, pengelolaan payroll atau sistem penggajian memegang peranan penting dalam aspek hubungan kerja.
Tidak hanya sebagai bentuk penghargaan atas dedikasi dan kerja keras karyawan, penggajian yang sesuai dengan regulasi juga merupakan tanda kepatuhan perusahaan terhadap hukum yang berlaku.
Berikut ini adalah komponen payroll di Indonesia:
1. Upah Dasar
Upah dasar atau gaji pokok dihitung berdasarkan upah per jam yang disepakati dikalikan dengan jumlah jam kerja.
Upah dasar atau gaji pokok = upah per jam (seperti yang disepakati) * jumlah jam kerja.
2. Tunjangan
Selain memberikan gaji pokok, perusahaan juga memberikan beberapa jenis tunjangan kepada karyawan. Jenis tunjangan ini ada yang bersifat wajib ada juga yang diberikan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Berikut ini jenis tunjangan karyawan yang umum diberikan dan menjadi komponen gaji:
a. BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
Terdiri dari BPJS Kesehatan, yang menjamin kesejahteraan kesehatan karyawan, serta BPJS Ketenagakerjaan yang mencakup asuransi kecelakaan kerja, asuransi jiwa, dan program pensiun.
b. Tunjangan Cuti
Cuti yang telah dibayar tetapi belum digunakan oleh karyawan akan diubah menjadi tunjangan dalam slip gaji karyawan. Hal ini berlaku untuk cuti sakit, cuti hamil, cuti tahunan, dan cuti pribadi.
c. Tunjangan THR (Tunjangan Hari Raya)
Setiap karyawan yang telah bekerja selama satu bulan berhak mendapatkan gaji bulan ke-13 yang disebut sebagai THR.
Pemerintah Indonesia telah mengamanatkan setiap perusahaan untuk memberikan THR kepada karyawan untuk perayaan keagamaan terpanjang yang mereka rayakan. Jadi, karyawan menerima tunjangan ini selama masa hari raya.
Ada pun waktu-waktu hari raya tersebut antara lain:
| Muslim | Idulfitri |
| Kristiani | Natal |
| Hindu | Nyepi |
| Budha | Waisak |
| Konghucu | Imlek |
3. Lembur
Dengan acuan waktu kerja normal yaitu 7 jam sehari atau 40 jam seminggu untuk kerja 6 hari dalam seminggu, dan 8 jam sehari atau 40 jam seminggu untuk kerja 5 hari dalam seminggu, segala kelebihan waktu kerja akan dihitung sebagai lembur.
Jumlah jam yang diperbolehkan sebagai lembur adalah 3 jam per hari, dan 14 jam per minggu.
Lembur di hari kerja:
| Durasi kerja lembur | Upah yang dibayarkan dalam % |
| Jam pertama | 1,5 x tarif per jam |
| Jam berikutnya | 2 x tarif per jam |
Lembur di luar hari kerja:
| Durasi kerja lembur | Upah yang dibayarkan dalam % |
| 5 jam pertama | 2 x tarif per jam untuk setiap jam kerja |
| 6 jam | 3 x tarif per jam |
| 7-8 jam | 4 x tarif per jam |
4. Cuti Tahunan Berbayar
Setiap karyawan yang telah bekerja selama satu tahun berhak mendapatkan 12 hari cuti berbayar. Bagi karyawan yang belum genap satu tahun, cuti akan dihitung secara pro-rata.
5. Pemotongan
Ada beberapa jenis pemotongan yang diperbolehkan, diantaranya untuk pajak penghasilan (PPh 21). Untuk menghitung pajak yang harus dibayarkan:
Penghasilan Kotor – Biaya = Penghasilan Bersih.
Penghasilan Bersih – PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) = Penghasilan Kena Pajak.
6. Biaya Jabatan
Biaya ini dikenakan sebesar 5% dari penghasilan kotor dengan maksimum sebesar Rp6.000.000. Ini mencakup biaya perekrutan, pemeliharaan karyawan, dan lain-lain.
7. Biaya Pensiun
Anuitas pensiun dipotong dari penghasilan kotor sebesar 1% dengan maksimum sebesar Rp90.776 per bulan.
8. Jaminan Sosial
Kontribusi karyawan untuk jaminan sosial dipotong sebesar 2% dari gaji kotor. Ini merupakan kontribusi ke BPJS Ketenagakerjaan, sebagai tabungan jaminan hari tua karyawan.
Dengan memahami komponen-komponen ini, perusahaan dapat memastikan kepatuhan mereka terhadap regulasi dan memberikan hak yang seharusnya bagi karyawan.
Baca Juga: Seperti Apa Payroll System yang Berlaku di Indonesia
Payroll Guide di Indonesia
Ketika sebuah perusahaan mempekerjakan seseorang di Indonesia, data karyawan tersebut didaftarkan pada organisasi Jaminan Sosial.
Kemudian, rekaman kerja karyawan ini dipantau dan digunakan sebagai basis dalam pencatatan pekerjaan yang dilakukan setiap bulannya oleh pemberi kerja.
a. Aktivitas Pra-Payroll
Sebelum memulai proses penggajian, harus ada aktivitas pra-pengolahan yang dilakukan.
Tahap ini sangat krusial karena di sinilah semua data dikumpulkan sebagai dasar untuk manajemen payroll.
Proses ini memerlukan perencanaan awal dan persiapan agar seluruh pengolahan dapat berlangsung.
1. Memahami Hukum, Regulasi, Dan Kebijakan
Payroll terdiri dari gaji pokok, tunjangan yang kena pajak, tunjangan yang tidak kena pajak, dan berbagai jenis tunjangan lainnya. Tunjangan dalam bentuk barang dan uang diberikan sebagai bagian dari paket gaji.
Membuat kebijakan penggajian seperti kebijakan pembayaran, kebijakan lembur, kebijakan cuti, kebijakan bonus, manfaat wajib, Dana Jaminan Sosial, dan lainnya.
2. Input untuk Proses Penggajian
Setelah memahami kebijakan yang mengatur payroll, data untuk proses penggajian harus dikumpulkan.
Berbagai jenis data yang harus dikumpulkan pada fase pra-pengolahan antara lain:
Data Karyawan
- Posisi karyawan
- Jumlah jam kerja
- Data lembur
- Bonus
- Pembayaran satu kali
- Tunggakan gaji
- Pajak dan Data Potongan
Pengumpulan data tentang pajak penghasilan, potongan, dan data komputasi lainnya sangat penting untuk proses penggajian. Hal ini meliputi:
- Kelompok pajak
- Kontribusi Dana Pensiun
- Kontribusi Jaminan Hari Tua
- Komponen penghasilan yang tidak kena pajak dari paket gaji
- Biaya jabatan yang dibebankan pada karyawan
Validasi dan Keamanan Data
Pengumpulan data akan sia-sia jika data tersebut tidak divalidasi keakuratannya. Setelah data divalidasi dan dipastikan tidak ada kesalahan, maka aktivitas pra-pengolahan penggajian berakhir.
Baca Juga: Apa Itu Payroll Reconciliation dan Bagaimana Cara Melakukannya?
3. Proses Penggajian
Proses penggajian sebenarnya dimulai dengan aktivitas komputasi menggunakan data yang telah diperoleh dan dikonsolidasikan.
Kehadiran, data cuti, potongan, dan pajak dihitung dan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk pembayaran gaji karyawan tepat waktu.
b. Aktivitas Pasca-Payroll
Setelah gaji dihitung dan diproses, masih ada satu proses lagi yang perlu dilakukan, yaitu:
1. Kepatuhan Regulasi
Seluruh data yang dikumpulkan pada tahap pra-pengolahan yang berkaitan dengan kepatuhan digunakan di sini. Proses penggajian penuh dengan perhitungan yang diarahkan oleh regulasi.
Ini membuat manajemen penggajian mengikuti semua regulasi kepatuhan yang terkait dengan UU Ketenagakerjaan.
2. Akuntansi Penggajian
Setelah perhitungan selesai, pencatatan gaji dan berbagai komponen tetap serta variabel dilakukan. Akuntansi ini kemudian diteruskan ke departemen akuntansi perusahaan.
3. Pembayaran dan Slip Gaji
Karyawan dibayar di akhir setiap bulan dengan upah minimum beserta manfaat wajib dan tunjangan variabel.
Gaji yang dibayar kepada karyawan adalah tahap akhir dari proses penggajian dan ada regulasi bahwa gaji di Indonesia harus dibayar dalam Rupiah.
Gaji yang dibayar dan informasi pajak dilaporkan ke perusahaan, yang akan membantu perusahaan menganalisis biaya yang dikeluarkan untuk karyawan vs manfaat ekonomi yang diperoleh.payroll guide
Setelah proses penggajian selesai, perusahaan dapat menganalisis laporan dengan biaya karyawan dan departemen untuk melihat apa yang perlu dilanjutkan sesuai dengan keuntungan bagi perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Gaji Ke 13 dan Kapan Pencairannya di Tahun 2023?
Kelola Payroll Lebih Mudah Bersama LinovHR
Dalam dunia bisnis yang dinamis, efisiensi dan akurasi dalam mengelola payroll menjadi salah satu kunci keberhasilan operasional sebuah perusahaan. Mengikuti payroll guide adalah salah satu cara perusahaan untuk mencapai keberhasilan dan kelancaran dalam proses penggajian.
Selain mengikuti payroll guide, agar proses penggajian karyawan semakin efektif memanfaatkan teknologi dan meninggalkan cara manual menjadi solusi efektif untuk membuat proses penggajian yang lebih cepat dan tepat.
Software Payroll LinovHR hadir sebagai solusi mutakhir yang mengintegrasikan teknologi canggih dan pemahaman mendalam tentang regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
Dengan tampilan antarmuka yang ramah pengguna dan fitur-fitur yang komprehensif, Software Payroll LinovHR memastikan setiap aspek penggajian Anda terkelola dengan sempurna.
Mulai dari perhitungan gaji, potongan, hingga laporan pajak, semuanya bisa diatur dengan cepat dan akurat.
Anda juga dapat menjamin keamanan data penggajian karena sistem akan mengekspripsi seluruh data terkait penggajian serta membatasi akses kepada sesuai dengan ketentuan.
Tinggalkan cara-cara konvensional yang memakan waktu dan rawan kesalahan. Percayakan pengelolaan payroll Anda bersama LinovHR, dan rasakan kemudahan dalam setiap prosesnya.
Ingin merasakan efisiensi dan kemudahan dalam mengelola payroll?
Daftarkan perusahaan Anda sekarang juga untuk mendapatkan demo gratis dari LinovHR dan temukan solusi terbaik untuk kebutuhan penggajian perusahaan Anda. Jangan lewatkan kesempatan ini!
