Mengurus kegiatan yang berhubungan dengan administrasi karyawan, seperti payroll merupakan sebuah pekerjaan yang tidak mudah untuk dilakukan. Terlebih jika karyawan di perusahaan berjumlah puluhan hingga ratusan orang.
Selain karena banyaknya karyawan itu sendiri, setiap komponen yang ada pun perlu diperhatikan dan dilaksanakan dengan baik dan benar.
Maka tidak heran jika banyak perusahaan yang menggunakan payroll service providers untuk membantu pekerjaan mereka.
Banyak perusahaan yang merasa penggunaan payroll service providers adalah jawaban untuk membuat proses payroll menjadi lebih singkat. Seperti yang kita ketahui, payroll berhubungan dengan sistem penggajian karyawan yang ada di perusahaan.
Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan bantuan dari payroll service provider untuk menyelesaikan tugas payroll perusahaan.
Lantas, apa saja layanan yang diberikan oleh payroll service providers?
Untuk mengetahuinya, simak artikel ini sampai habis, ya!
Baca Juga: Keuntungan Menggunakan Payroll Outsourcing Bagi Perusahan
Apa Itu Payroll Services Providers?
Sesuai dengan namanya, payroll service providers adalah pihak ketiga yang membantu perusahaan dalam menangani semua aspek terkait dengan semua aspek penggajian.
Jasa payroll sendiri sudah banyak diminati dan digunakan jasanya oleh banyak perusahaan. Karena jasa ini dianggap bermanfaat untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dan juga memastikan setiap karyawan dan juga pajak mereka dibayarkan tepat waktu dan akurat.
Bagi sebagian pebisnis, payroll service provider dianggap dapat menghemat biaya yang mereka keluarkan, karena dapat mencegah terjadinya denda pajak yang mahal, akibat keterlambatan pembayaran atau pelaporan pajak karyawan.
Perbedaan Payroll Services dan Software Payroll
Penggunaan payroll services memungkinkan Anda untuk mengalihdayakan seluruh pemrosesan penggajian, ini artinya Anda dapat sepenuhnya memfokuskan waktu kepada tanggung jawab bisnis.
Namun, ini berbeda saat Anda menggunakan software payroll di mana Anda masih harus melakukan pemrosesan penggajian, namun prosesnya akan lebih cepat karena tidak lagi perlu dilakukan secara manual.
Di dalam prosesnya, Anda perlu memasukkan berbagai data dan komponen penggajian barulah sistem akan otomatis menghitung dan memproses penghitungan gaji. Software payroll pun akan memproses slip gaji online.
Penggunaan software payroll bisa jadi lebih mudah daripada bekerja sama dengan layanan payroll service, namun bila Anda memiliki keterbatasan SDM, akan sulit untuk mengoperasikannya.
Baca juga: Contoh Slip Gaji Online Beserta Cara Membuatnya!
Layanan yang Diberikan Payroll Services Terbaik
Ada beberapa layanan yang ditawarkan oleh payroll service. Berikut beberapa layanan umum yang harus ada di dalamnya.
1. Menghitung Gaji dan Membuat Slip Gaji Karyawan
Payroll berarti berkaitan erat dengan penggajian. Oleh sebab itu, pastikan bahwa jasa payroll yang perusahaan Anda gunakan mampu menghitung remunerasi karyawan. Seperti gaji, bonus, tunjangan, lembur, THR, dan komponen-komponen penting lainnya.
Tak hanya itu, jasa payroll yang baik harus mampu menyediakan slip gaji karyawan secara online, fungsinya yaitu sebagai bukti pembayaran gaji karyawan.
2. Menghitung Pajak Karyawan
Pajak merupakan kewajiban yang harus dipenuhi oleh setiap orang yang ada di Indonesia. Termasuk para karyawan atau tenaga kerja.
Salah satu pajak yang harus dibayarkan karyawan kepada negara yaitu, pajak penghasilan atau yang umum dikenal dengan PPh pasal 21. Menghitung pajak karyawan bukanlah hal yang mudah. Selain harus dilakukan dengan hati-hati, perhitungannya pun harus akurat dan sesuai.
Maka dari itu, Pastikan penyedia jasa payroll yang Anda gunakan, memahami regulasi UU Pajak Penghasilan, beserta dengan aturan terkait lainnya.
3. Menghitung BPJS Karyawan
Jasa payroll yang baik dapat melakukan perhitungan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang merupakan asuransi wajib di Indonesia.
Perhitungan tersebut berkaitan dengan seberapa besar tunjangan yang harus diberikan perusahaan, serta iuran yang harus dipotong dari gaji karyawan sebagai premi jaminan kesehatan dan jaminan sosial ketenagakerjaan.
4. Membuat Laporan Khusus
Layanan selanjutnya yang harus ada di dalam sebuah jasa payroll yaitu pembuatan laporan yang bisa dikustomisasi.
Dengan adanya laporan, maka perusahaan ataupun manajemen memiliki data yang valid mengenai payroll perusahaannya. Pastikan juga, laporan tersebut bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan.
5. Memiliki Layanan Konsultasi
Layanan satu ini sifatnya opsional, dan bukan termasuk layanan utama yang harus ada. Meskipun begitu, jika jasa payroll yang Anda gunakan memiliki layanan ini, maka hal tersebut merupakan nilai tambah.
Pada kondisi tertentu, perusahaan Anda mungkin membutuhkan konsultasi masalah administrasi yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
Contohnya, perusahaan ingin memutuskan hubungan kerja karyawan PKWT dan PKWTT. Dengan adanya layanan ini, penyedia jasa payroll dapat memberikan saran tentang prosedur dan hak yang wajib dibayarkan kepada karyawan berdasarkan aturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Keuntungan Menggunakan Payroll Services Providers
Berikut ini beberapa keuntungan menggunakan payroll service provider pada bisnis atau perusahaan, di antaranya:
- Perhitungan payroll akurat, karena mayoritas payroll service providers memiliki tim konsultan penggajian yang profesional dan berpengalaman.
- Memudahkan perusahaan dalam melakukan update atau pembaruan terhadap data-data yang mereka miliki terkait penggajian karyawan, karena semua bisa dilakukan dan diakses secara online.
- Keamanan data terjamin, karena data dan informasi karyawan dikelola dan dipegang oleh orang-orang profesional, yang dapat menjaga data karyawan Anda mengalami kehilangan atau bahkan kebocoran informasi.
- Menghemat banyak waktu dan tenaga, terlebih jika sebelumnya perhitungan payroll dilakukan secara manual.
- Pembuatan dan penyusunan slip gaji karyawan dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.
- Pembuatan laporan gaji karyawan bisa dilakukan dengan praktis, melalui sistem yang dimiliki oleh penyedia jasa payroll.
Baca Juga: Mana yang Lebih Baik untuk Hitung PPh 21, Konsultasi Pajak atau Jasa Payroll?
Bagaimana Cara Kerja Payroll Services
Payroll service bekerja untuk memastikan bahwa klien membayar gaji karyawan tepat waktu serta menaati segala kewajiban hukum terkait dengan penggajian dan perpajakan.
Spesialisasi mereka dalam mengurus penggajian dan SDM perusahaan, membuat Anda tidak lagi perlu khawatir tentang proses penggajian.
Di dalam tugasnya, payroll service akan menangani berbagai macam tugas, seperti:
- Memantau kehadiran karyawan
- Menyiapkan dan membuat penyesuaian pada rekening setoran langsung
- Menghitung pajak penggajian dan memastikan pemotongan yang benar
- Menyediakan payroll record kepada perusahaan.
- Memastikan kepatuhan terhadap semua UU Ketenagakerjaan yang mengatur penggajian serta perpajakan.
Berapa Biaya Payroll Services?
Untuk harga yang ditawarkan oleh penyedia payroll service umumnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ada banyak faktor yang memengaruhi harga. Seperti:
- Frekuansi: Hal ini menyangkut dengan frekuensi penggajian yang Anda gunakan, apakah itu dua mingguan, setengah bulan, atau bulanan.
- Jumlah Karyawan: Berkaitan dengan jumlah karyawan yang Anda miliki.
- Tunjangan karyawan: Pengelolaan kompensasi seperti BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan.
Bila perusahaan menyewa beberapa layanan dari payroll service, kemungkinan biaya akan meningkat.
Misalnya, Anda bisa menambah biaya yang lebih mahal bila mengintegrasikan tunjangan pihak ketiga ke dalam komponen penggajian dasar Anda.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Payroll Service
Sebelum memilih layanan penggajian untuk perusahaan Anda, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan agar Anda dapat membuat keputusan yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:
1. Kebutuhan dan Kompleksitas Bisnis
Pertimbangkan ukuran dan kompleksitas perusahaan Anda. Layanan penggajian yang cocok untuk bisnis kecil mungkin tidak sesuai untuk perusahaan besar dengan banyak karyawan.
2. Pertimbangkan Biaya
Evaluasi biaya payroll service dan bandingkan biaya memproses gaji secara internal. Pastikan Anda memahami struktur biaya mereka, termasuk biaya bulanan atau per-transaksi, agar tidak ada biaya tersembunyi.
3. Kepatuhan Hukum
Pastikan layanan payroll yang Anda pilih memiliki pemahaman yang kuat tentang aturan dan regulasi pajak dan ketenagakerjaan yang berlaku di wilayah Anda.
Mereka harus dapat membantu Anda mematuhi hukum yang berlaku.
4. Keamanan Data
Pastikan bahwa penyedia layanan memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data gaji dan informasi pribadi karyawan Anda.
Payroll Services LinovHR, Kelola Payroll Perusahaan Anda
Payroll service providers adalah jawaban bagi perusahaan yang selama ini mengalami kesulitan dalam menghitung komponen payroll. Seperti yang kita tahu, payroll menjadi bagian terpenting dalam perusahaan.
Tanpa payroll yang dikelola dengan baik, perusahaan bisa mengalami kerugian secara finansial yang tidak ternilai jumlahnya. Sampai pada akhirnya membuat keuangan perusahaan menjadi tidak sehat.
Oleh karena itulah, tidak ada alasan lagi untuk ragu menggunakan payroll service provider untuk mengelola segala komponen payroll perusahaan.
Apalagi bila jasa payroll tersebut sudah menggunakan teknologi dalam proses kerjanya. Seperti jasa payroll LinovHR, yang mengelola payroll perusahaan Anda secara digital dengan bantuan software payroll LinovHR.
Jasa payroll LinovHR akan membantu perusahaan Anda menghitung komponen penggajian karyawan, BPJS, sampai dengan PPh 21. Semua akan dihitung secara otomatis menggunakan software payroll oleh tim profesional, sehingga hasil perhitungan akurat.
Selain perhitungan yang akurat, proses menggunakan jasa payroll juga lebih cepat. Anda juga dapat mengandalkan jasa payroll LinovHR untuk pembuatan laporan bagi perusahaan maupun manajemen.
Dengan payroll service LinovHR, buat hal rumit jadi jauh lebih sederhana.
Ayo ajukan demo gratisnya dan nikmati promo gratis aplikasi absensi.
