Sebagai HR memahami detail pekerjaan karyawan bukan sebatas mengetahui nama jabatannya, namun juga perlu memahami apa saja tugas yang dilakukan, skill yang dibutuhkan, tanggung jawab yang diemban, hingga bagaimana pekerjaan tersebut berdampak pada perusahaan.
Inilah fungsi dari functional job analysis sebagai salah satu metode yang dibutuhkan dalam kerja HR.
Functional job analysis (FJA) adalah metode untuk menguraikan sebuah pekerjaan secara mendalam dan sistematis. Lewat analisis ini, HR bisa mendapat gambaran lengkap tentang apa apa yang sebenarnya dilakukan seseorang di posisi tertentu.
Untuk lebih memahami metode ini secara lebih mendalam, simak artikel di bawah yang akan membahas pentingnya functional job analysis dan apa manfaatnya bagi HR dalam mengelola SDM perusahaan.
Mengapa HR Perlu Melakukan Functional Job Analysis
Tugas utama HR bukanlah sekadar merekrut atau mengelola administrasi karyawan, namun juga perlu memastikan setiap posisi di perusahaan dijalankan oleh orang yang tepat dan tugas yang jelas.
Itu sebabnya, functional job analysis dibutuhkan untuk membantu HR dalam menguraikan sebuah pekerjaan secara menyeluruh. Namun, ada beberapa alasan lain yang membuat HR perlu untuk menerapkan metode ini dalam kerjanya.
1. Membantu proses rekrutmen
Dengan functional job analysis, HR bisa menyusun deskripsi kerja yang jelas dan akurat. Hasilnya, proses rekrutmen akan lebih tepat sasaran karena kandidat yang masuk benar-benar sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.
2. Memudahkan penilaian kinerja
Functional job analysis memberi standar yang objektif untuk mengevaluasi penilaian kinerja karyawan. Karena HR tahu apa saja tugas dan target dari posisi tersebut sehingga penilaian bisa dilakukan lebih adil sesuai dengan fakta yang ada.
3. Mendukung perencanaan karier dan pelatihan
Analisis yang detail bisa membantu HR menyusun program pengembangan yang tepat. HR bisa tahu skill mana yang perlu karyawan tingkatkan atau pelatihan apa yang paling relevan dan dibutuhkan oleh mereka.
4. Menyusun struktur organisasi yang jelas
Functional job analysis juga berguna saat perusahaan ingin melakukan restrukturisasi jabatan. Setiap peran bisa diukur kontribusinya, sehingga HR dapat mengambil keputusan tepat soal pembagian kerja.
Baca juga: Analisis Jabatan: Pengertian, Tujuan, dan Cara Melakukannya
Komponen Utama Functional Job Analysis
Functional job analysis terdiri dari beberapa komponen untuk menggambarkan sebuah pekerjaan berdasarkan fungsi-fungsi spesifik yang dilakukan seseorang. Berikut adalah komponen-komponen utamanya:
1. Things
Komponen ini berkaitan dengan objek fisik atau alat yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari, fokusnya adalah pada seberapa besar pekerjaan melibatkan interaksi langsung dengan benda, alat, mesin, atau teknologi.
2. Data
Komponen ini mencakup semua jenis informasi, angka, laporan, atau catatan yang dikelola oleh pekerja. Semakin sering seseorang berurusan dengan data, maka semakin tinggi level tanggung jawabnya dalam hal pengambilan keputusan dan ketelitian.
3. People
Komponen ini menilai sejauh mana pekerjaan melibatkan interaksi sosial, baik dalam bentuk kerja sama tim, pelayanan pelanggan, hingga kepemimpinan.
4. Worker instructions
Komponen ini melihat sejauh mana pekerjaan mengandalkan panduan, perintah, atau prosedur yang sudah ditetapkan perusahaan.
5. Thinking
Komponen ini menggambarkan sejauh mana suatu posisi membutuhkan kemampuan berpikir kritis, analisis, dan pengambilan keputusan. Semakin kompleks tanggung jawabnya, maka semakin tinggi juga tuntutan pada aspek ini.
6. Mathematics
Komponen ini menggambarkan kemampuan berhitung atau menganalisis angka dalam pekerjaan tersebut, di dalamnya termasuk tugas-tugas sederhana hingga yang kompleks.
7. Language
Komponen ini digunakan untuk menilai sejauh posisi tersebut membutuhkan kemampuan membaca, menulis, dan berkomunikasi secara efektif. Hal ini penting untuk pekerjaan yang berkaitan dengan dokumentasi, laporan, atau komunikasi antar tim.
Manfaat Functional Job Analysis
Banyak orang mengira functional job analysis hanya penting untuk kebutuhan rekrutmen, padahal manfaatnya lebih dari itu. Metode ini bisa membantu HR memahami setiap pekerjaan secara lebih detail, berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Deskripsi pekerjaan yang jelas
Metode ini bisa membantu menyusun deskripsi kerja yang rapi dan terstruktur. Dengan FJA, HR bisa lebih mudah dalam menentukan peran dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
2. Rekrutmen lebih tepat sasaran
Karena FJA merinci keterampilan yang benar-benar dibutuhkan untuk suatu posisi, proses mencari kandidat akan jadi lebih mudah dan tepat sasaran. HR bisa menyaring pelamar berdasarkan kriteria yang spesifik sesuai kebutuhan.
3. Penilaian jabatan lebih objektif
Functional job analysis juga bisa membantu menguraikan pekerjaan jadi bagian-bagian yang bisa diukur, seperti tanggung jawab, tingkat kesulitan, hingga dampaknya terhadap perusahaan.
Dengan begitu, keputusan terkait gaji, promosi, atau penilaian jabatan bisa dibuat dengan lebih adil karena didasarkan pada data.
4. Memudahkan job redesign
Metode FJA juga bisa membantu perusahaan dalam job redesign, misal jika ada pekerjaan yang terasa tidak efisien, hasil FJA bisa digunakan untuk menyederhanakan alur kerja bahkan membagi beban kerja dengan lebih adil.
Baca juga: Pentingnya Job Evaluation Sebagai Metode Analisis Bobot Kerja Karyawan
Optimalkan Functional Job Analysis dengan Software HRIS LinovHR!
Functional Job Analysis digunakan untuk memberi gambaran lengkap tentang sebuah pekerjaan, yang mana jika dikelola dengan sistem yang terintegrasi hasilnya akan jauh lebih maksimal.
Itu sebabnya, Software HRIS LinovHR hadir untuk membantu perusahaan Anda mengelola tugas-tugas administratif seperti functional job analysis dalam satu sistem digital yang aman dan mudah diakses.
Produk kami juga telah dilengkapi berbagai modul seperti:
- Organization Management: Memungkinkan HR untuk menyusun dan menyimpan seluruh data hasil FJA secara lengkap.
- Recruitment & Talent Acquisition: Memungkinkan HR membuat kriteria rekrutmen berdasarkan hasil FJA sehingga proses seleksi jadi lebih tepat sasaran.
- Performance Management System: Membantu HR dalam menyesuaikan indikator kerja dengan tanggung jawab setiap posisi berdasarkan data FJA.
- Compensation & Benefit: Memungkinkan HR menerapkan gaji dan tunjangan berdasarkan beban kerja dan kompleksitas jobdesk setiap posisi secara adil.
Tunggu apa lagi? Ajukan demo gratis sekarang untuk kelola data pekerjaan dengan lebih efektif bersama software HRIS LinovHR!
