Penerapan Software Absensi Karyawan yang Ideal beserta 10 Rekomendasinya

Untuk memastikan sumber daya manusia yang ada di sebuah organisasi atau perusahaan berjalan dengan optimal tentunya Anda membutuhkan semua personel yang terlibat di dalamnya hadir di tempat dengan disiplin alias tepat pada waktunya.

Sistem absensi karyawan saat ini di hampir semua badan perusahaan sudah mulai canggih di mana karyawan harus memindaikan sidik jarinya di mesin yang tersedia di kantor sehingga waktu kedatangan karyawan di kantor bisa tercatat dengan lebih akurat.

Tapi masih saja ada masalah yang mengitari pada sistem absensi karyawan model seperti ini.

Baca Juga: Absensi Online vs Finger Print, Mana yang Lebih Efektif?

Bagaimana Menerapkan Software Absensi Karyawan Ideal untuk Perusahaan?

Masih banyak ditemukan kesalahan dalam penyajian data, data yang membutuhkan waktu dan pikiran lebih untuk diolah, dan sebagainya.

Menurut Interactive.com pengguna mesin absensi sidik jari sering bermasalah dengan kabel LAN yang menghubungkan perangkat dengan komputer, data log sering tidak muncul dan layar yang kurang responsif.

Jadi sebenarnya bagaimana sistem absensi karyawan yang ideal untuk diterapkan di perusahaan untuk manajemen SDM yang lebih efektif?

Baca Juga: Aplikasi Absensi Online Untuk Kelola Karyawan

1. Efisiensi waktu bagi HR

Ketika Anda ingin mengecek kehadiran seorang karyawan di perusahaan saat itu juga, apa hal yang harus Anda lakukan untuk melakukan pengecekan di program absensi karyawan yang perusahaan Anda gunakan?

Ketika waktu adalah hal yang berharga maka seharusnya sistem absen yang digunakan bisa menyajikan datanya kepada Anda secara langsung tanpa proses administrasi dan teknis yang berbelit.

Inovasi sistem absensi saat ini adalah Anda bisa melakukan pengecekan kehadiran karyawan secara real time yang bahkan bisa langsung dilakukan melalui ponsel Anda.

Sistem absensi  yang terintegrasi langsung dengan perangkat yang selalu Anda bawa ke mana-mana tersebut bisa jadi sangat memudahkan pekerjaan Anda sebagai HR karena tidak harus meninggalkan tempat hanya untuk mendapatkan data yang sepele.

2. Data yang disajikan harus akurat

Memilih sistem absensi karyawan yang paling pas untuk perusahaan Anda harus hati-hati. Jangan sampai memiliki tingkat akurasi yang di bawah standar sehingga data yang dihasilkan sangat rentan memiliki kesalahan.

Akurasi data dari sistem absensi yang digunakan juga berhubungan dengan mudah atau tidaknya sistem tersebut digunakan.

Karena jika sistem yang digunakan sulit maka tingkat risiko adanya human error juga tinggi baik dari segi karyawan yang ingin melakukan absen maupun dari sisi HR.

Sistem absensi di perusahaan harus bisa digunakan dengan mudah oleh semua yang terlibat di dalamnya dengan demikian Anda juga tidak harus keluar dana tambahan untuk memberikan pelatihan kepada manajemen SDM mengenai cara pengolahan data dari hasil absensi.

3. Punya tingkat keamanan yang tinggi

Program absensi karyawan yang Anda gunakan di perusahaan harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Data-data yang sensitif hanya boleh dipegang oleh admin dan aplikasi tidak mudah untuk diretas.

Aplikasi dengan sistem keamanan yang rendah akan rawan peretasan yang bisa membuat data-data di sistem absensi jadi mudah dicuri orang, mudah untuk dimanipulasi, dan kegunaan-kegunaan lain yang tidak semestinya dilakukan bahkan bisa melanggar hukum.

Maka dari itu pastikan provider program absensi karyawan yang Anda pilih bisa menjelaskan dengan baik dan meyakinkan Anda bahwa aplikasi tersebut dilindungi dengan sistem keamanan yang ketat.

4. Fleksibel dan efisien

Ketika karyawan harus melakukan perjalanan tugas misalnya, bagaimana Anda bisa tahu bahwa karyawan tersebut berada di tempat yang seharusnya di waktu yang telah ditentukan?

Tentu tidak mungkin karyawan harus ke kantor untuk melakukan absen baru kemudian berangkat ke luar kota, kemudian untuk clock out juga harus kembali ke kantor lagi, bukan?

Absensi karyawan yang ideal adalah sistem yang memiliki sifat fleksibel dan efisien. Inovasi terbaru sistem absensi saat ini adalah karyawan bisa melakukan clock in dan clock out dengan mudah hanya dengan menggunakan perangkat ponselnya di mana pun ia berada.

10 Rekomendasi Software Absensi Karyawan

LinovHR

Software absensi karyawan LinovHR memiliki modul attendance yang lengkap dan terintegrasi dengan payroll. Fleksibilitas dari penjadwalan shift, manajemen cuti dan lembur, sampai dengan geofencing modern untuk memastikan absensi hanya bisa dilakukan di lokasi tertentu.

Data kehadiran dari program absensi karyawan LinovHR terhubung langsung dengan sistem penggajian dengan tujuan meminimalisirkan risiko kesalahan dalam menghitung. Software absensi karyawan dari LinovHR juga memudahkan HR dalam membangun transparansi dan efisiensi proses pengelolaan manajemen SDM perusahaan. 

Selain itu, software absensi karyawan LinovHR tersedia di Android, iOS, dan web browser untuk kemudahan akses bagi para pengguna. Program absensi karyawan LinovHR cocok untuk berbagai skala bisnis dan perusahaan yang membutuhkan pengelolaan kehadiran dengan fitur pendukung yang lengkap. 

Berikut adalah fitur unggul dari software absensi karyawan LinovHR yang wajib Anda ketahui : 

• Time Attendance Dashboard : Visualisasi data untuk mengetahui rangkuman kehadiran seluruh karyawan termasuk pengajuan cuti, lembur, dan izin dengan pemahaman yang mudah. 
• Time Attendance Limit : Pencatatan jam kerja karyawan secara otomatis dengan penetapan batas toleransi keterlambatan yang jelas dan fleksibilitas clock in dan clock out sesuai shift yang berlaku. 
• Attendance Correction : Akses koreksi data kehadiran untuk mengubah jadwal absen oleh karyawan, penerimaan dan penolakan pengajuan koreksi oleh pihak manajemen SDM.
• Schedule : Penyusunan jadwal shift kerja dengan pengaturan fleksibel dan pengelompokkan jadwal kerja karyawan yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.
• Overtime : Penjadwalan lembur karyawan dengan perhitungan secara rounding dan dilengkapi dengan kalkulator untuk menghitung upah lembur sesuai durasi.
• Leave : Pengaturan cuti karyawan dengan penetapan kuota cuti, jenis cuti, pembatalan cuti, sampai dengan penerima dan penolakan cuti yang diajukan.
• Permit : Pengajuan izin karyawan dengan batasan limit dan penetapan siapa saja yang berhak mengajukan. 
• Employee Calender : Pusat informasi kalender yang memperlihatkan jadwal shift karyawan secara jelas termasuk jatah cuti, lembut, izin, dan shift kerja.
• Change Schedule : Sinkronisasi perubahan jadwal kerja secara individu melalui mobile attendance.
• Timesheet : Akumulasi secara detail informasi kehadiran karyawan dengan penyesuaian akses master untuk meningkatkan keamanan data.
• Terminal Setting : Kemudahan integrasi dengan mesin absensi yang terpasang di perusahaan pengguna.
• Payroll Integration : Integrasi dengan proses penggajian yang memudahkan HR dalam menghitung secara detail dan otomatis komponen gaji karyawan.
• Mobile App : Mobile attendance yang memudahkan karyawan dan pihak perusahaan untuk memonitoring dan melakukan proses pengelolaan kehadiran dengan mudah dimanapun dan kapanpun melalui smartphone.

TimeClock Plus

TimeClock Plus atau TCP merupakan software absensi karyawan yang menyediakan solusi time tracking modern. Sistem tersebut umumnya digunakan oleh perusahaan retail, pendidikan, dan pemerintahan. 

Program absensi karyawan TimeClock Plus berfokus pada akurasi pencatatan waktu dan terintegrasi dengan sistem penggajian. Tentu didukung dengan hardware time clock, sehingga perusahaan bisa secara fleksibel mengelola absensi karyawan. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari TimeClock Plus : 

• Time Keeping 
• Leave & Accrual Management
• Time Clock Hardware
• Integrations
• Resource Management

MiHCM

MiHCM menawarkan software absensi karyawan berbasis cloud dengan teknologi face recognition dan geofencing. Software absensi karyawan milik MiHCM ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan pengelolaan absensi yang bisa dilakukan dimanapun. 

MiHCM juga menyajikan laporan absensi yang cukup lengkap untuk membantu HR dalam pengelolaan keterlambatan, cuti, sampai dengan lembur karyawan secara otomatis dan interface yang mudah digunakan. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari MiHCM : 

• Individual Rooster
• Overtime More Shift
• Employee Timesheet
• Leave Request
• Workforce Insights
• Mobile Attendance Tracking
• Device Integration

FingerSpot.io

FingerSpot.io dikenal sebagai penyedia software absensi karyawan berbasis biometrik. Pelayanannya terhubung dengan perangkat absensi seperti fingerprint, face recognition, sampa dengan kartu RFID atau Radio Frequency Identification.

Berbasis cloud dan data absensi dipantau secara real-time, memudahkan HR dalam menghubungkan data absensi dengan sistem penggajian perusahaan dalam menghitung komponen gaji secara otomatis.

Beberapa fitur program absensi karyawan dari FingerSpot.io : 

• Absensi GPS Ponsel
• Daily Monitoring
• Pengajuan Izin & Cuti
• Laporan Kehadiran
• Remote Setting

Keka HR

Keka HR menawarkan software absensi karyawan yang dapat memantau jam kerja, overtime, sampai dengan izin karyawan. Tentu software absensi karyawan ini terintegrasi dengan payroll untuk memudahkan proses perhitungan gaji secara cepat dan akurat.

Software absensi karyawan dari Keka HR didukung dengan pengaturan shift yang kompleks, hal ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan karyawan yang tidak sedikit dan pengelolaan absensi dapat dilakukan dengan mudah. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari Keka HR : 

• Attendance Policies
• Biometric Attendance
• Time Tracking API
• Leave Approvals
• Shift and OT Management
• Leave and Pay Calculations
• Geo Based Fencing
• Self-Accountability
• Mobile First Approach

QuickHR

QuickHR adalah Program absensi karyawan dari Singapura yang memiliki modul absensi dasar yang lengkap. QuickHR memudahkan HR melacak jam kerja, mengatur jadwal, dan mengelola ketidakhadiran karyawan dengan otomatis. 

Software absensi karyawan dari QuickHR juga tersedia di Android, iOS, dan web browser untuk memudahkan pengelolaan absensi secara mudah. Selain itu, QuickHR juga sudah terintegrasi dengan perangkat absensi biometrik. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari QuickHR : 

• My Schedule
• Daily Timesheet
• Mobile App
• Overtime Pay
• Integration Payroll
• Attendance Tracking
• Multi-Tiered Cloud Security Protection

Sleekr

Sleekr dari Mekari Talenta merupakan salah satu software absensi karyawan dengan fitur absensi mobile GPS dan face recognition yang modern. Terintegrasi penuh dengan sistem penggajian, software absensi karyawan memudahkan HR untuk mengelola jam kerja, cuti, sampai dengan upah lembur dalam satu platform

Program absensi karyawan dari Sleekr juga tersedia di Android, iOS, dan web browser untuk membantu karyawan dan pihak pengelola untuk 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari Sleekr : 

• Employee Schedule
• Time Off
• Schedule
• Payroll Integration

Tanda

Tanda adalah salah satu software absensi karyawan yang populer dengan sistem time & attendance yang terintegrasi. Software absensi karyawan dari Tanda berfokus pada kepatuhan regulasi ketenagakerjaan dan otomatisasi perhitungan pada fitur timesheet.

Tanda juga memudahkan peran HR untuk memantau absensi dan meminimalisir kecurangan pada input data dengan sistem real-time. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari Tanda : 

• Leave & Day Off
• Shift Management
• Mobile App
• Payroll Integration
• Report Analytics
• Multi-Location
• Global Ready

Swingvy

Swingvy merupakan software absensi karyawan yang menyediakan fitur absensi mobile, karyawan bisa dengan mudah melakukan clock in dan clock out melalui mobile app. Data jam kerja dan lembur juga langsung tercatat otomatis dan terintegrasi dengan sistem penggajian.

Software absensi karyawan milik Swingvy membantu HR dalam penyusunan laporan absensi dan pengaturan kebijakan jam kerja yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan shift antar divisi. 

Beberapa fitur software absensi karyawan dari Swingvy : 

• Clock In & Clock Out Mobile
• Trank Attendance 
• Workgroup Settings
• Timesheets
• Attendance Reporting

OrangeHRM

OrangeHRM merupakan salah satu software absensi karyawan yang memiliki modul time dan attendance untuk memantau jam kerja, overtime, sampai dengan kehadiran karyawan dalam proses yang modern. 

Software absensi karyawan OrangeHRM memudahkan peran HR dalam penyusunan laporan absensi mingguan dan bulanan yang terintegrasi dengan timesheet dan penggajian. OrangeHRM tersedia di Android, iOS, dan web browser untuk memudahkan karyawan dan HR mengakses data dimana saja dan kapan saja.

Beberapa fitur software absensi karyawan dari OrangeHRM : 

• Clock In & Clock Out
• Pay Policies and Overtime
• Comprehensive Timesheets

Bagaimana caranya?

Program absensi karyawan LinovHR bisa memudahkan manajemen SDM di perusahaan Anda jadi lebih efisien dan minim kesalahan. Teknologi absensi berbasis mobile ini memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melakukan absensi clock in dan clock out hanya dengan menggunakan ponselnya saja.

Dengan demikian ketika karyawan melakukan perjalanan tugas di luar kantor, karyawan bisa tetap absensi menggunakan ponselnya di waktu dan lokasi yang telah ditentukan oleh admin.

Karyawan juga bisa dengan mudah melihat riwayat absensi jadi antara karyawan dengan HR ada transparansi yang jelas mengenai status kehadiran karyawan agar sama-sama tidak ada yang dirugikan.

Lalu apa untungnya bagi manajemen SDM atau HR untuk menggunakan LinovHR? Program absen karyawan ini memungkinkan Anda untuk mengecek kehadiran karyawan secara real time tanpa harus melihat dan melakukan penginputan dari mesin finger print yang tentu saja memakan banyak waktu.

HR juga bisa dengan lebih mudah mengurus reimbursement, pengajuan cuti, izin karyawan yang sakit, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kehadiran tanpa harus melalui sistem administrasi yang rumit.

Coba Gratis Aplikasi Absensi LinovHR sekarang juga dengan mengisi form melalui website kami.