Dalam proses rekrutmen kandidat, initial interview merupakan tahapan awal yang penting untuk menentukan arah seleksi selanjutnya. HR atau HRD melakukan sesi initial interview sebagai bentuk pengenalan kepada kandidat. Mulai dari segi karakter, nilai, sampai dengan kecocokan kandidat dengan budaya kerja perusahaan.
Pengelolaan initial interview yang tepat dapat membantu HR menyaring secara efektif beberapa kandidat yang berpotensi, sekaligus menghemat waktu dan tenaga selama proses rekrutmen berlangsung. Simak lebih dalam mengenai initial interview, tujuan HR melakukan initial interview, sampai dengan strategi optimal pengelolaan initial interview bagi HR.
Apa Itu Initial Interview?
Initial interview adalah tahapan awal dari proses rekrutmen yang umumnya dilakukan oleh pihak internal HR. Proses ini dilakukan setelah kandidat berhasil lolos pada tahap screening CV dan dilakukan melalui telepon atau video call singkat dengan durasi 15 sampai 30 menit.
Initial interview atau yang lebih dikenal sebagai interview HR ini berfungsi sebagai penyaring sebelum kandidat dinyatakan lolos untuk melakukan interview user. HR akan melakukan evaluasi mengenai beberapa hal seperti komunikasi verbal, kejelasan dalam penyampaian pengalaman kerja dan organisasi, sampai dengan alasan mengapa kandidat melamar pada perusahaan.
Baca juga : Apa Itu Initial Interview? Tujuan hingga Tips Menjalankannya untuk HRD
Tujuan Initial Interview bagi HR
Setelah memahami pengertian dari initial interview, Anda perlu mengetahui beberapa tujuan utama dari initial interview sebagai HR atau HRD dalam proses rekrutmen.
1. Penyaringan kandidat
Tujuan pertama dari initial interview adalah memfilter kandidat yang memenuhi kualifikasi dasar posisi serta kebutuhan perusahaan. HR wajib menanyakan motivasi kandidat, bagaimana cara kandidat berkomunikasi, sampai dengan cerita pengalaman yang serupa dengan kebutuhan posisi yang mereka lamar.
2. Menemukan motivasi dan ketertarikan kandidat
Mengetahui seberapa besar ketertarikan kandidat terhadap posisi dan perusahaan yang mereka lamar merupakan salah satu tujuan initial interview. HR bisa memberikan pertanyaan mengenai alasan kandidat melamar, apa yang membuat mereka akhirnya tertarik untuk melamar, dan bagaimana mereka bisa mengenal perusahaan tersebut.
3. Menilai culture fit
Kandidat yang sesuai dengan kebutuhan teknis tidak memastikan apakah kandidat tersebut cocok dengan budaya kerja pada perusahaan yang mereka lamar. Initial interview merupakan salah satu cara agar HR mengetahui kecocokan kandidat dengan perusahaan, HR bisa menggali nilai-nilai individu dan gaya kerja kandidat. Hal ini akan mencegah kesulitan beradaptasi ketika kandidat resmi menjadi karyawan di perusahaan tersebut.
4. Mengidentifikasi soft skill dan komunikasi kandidat
Initial interview memberi ruang bagi HR untuk melakukan evaluasi kemampuan seperti komunikasi verbal, kepercayaan diri, empati, sampai kecerdasan emosional kandidat. Kemampuan tersebut menentukan kandidat memiliki soft skill yang berbeda dengan kandidat lainnya.
5. Mengonfirmasi CV kandidat
HR perlu melakukan verifikasi pada informasi yang tercantum dalam CV kandidat. HR dapat mengonfirmasi kembali isi dari CV tersebut untuk memastikan informasi sesuai dengan kenyataan dan tidak dilebih-lebihkan, agar HR bisa memberikan penilaian kredibilitas kandidat secara objektif.
6. Membahas ekspektasi gaji
Pembahasan mengenai gaji, tunjangan, sistem kerja, sampai dengan ketersediaan waktu untuk memulai bekerja bisa HR tanyakan pada sesi initial interview. Hal ini membantu HR dan kandidat terhindar dari miskomunikasi dan menyelaraskan ekspektasi kandidat dengan kebijakan yang ada pada perusahaan.
7. Menciptakan branding positif
Ketika proses initial interview berlangsung, HR bisa melakukan proses tersebut dengan profesional, ramah, dan terbuka agar kesan positif saat wawancara tersebut berlangsung dapat dirasakan oleh kandidat. Hal tersebut tentu saja membantu perusahaan membangun citra yang positif dan menarik lebih banyak calon kandidat untuk melamar pada perusahaan tersebut.
Baca juga : Apa yang HR Lihat pada Kandidat saat Initial Interview?
Strategi HR Mengoptimalkan Initial Interview
Untuk menciptakan proses initial interview yang efektif dan berjalan sesuai dengan tujuan sebelumnya, Anda perlu menerapkan strategi terstruktur dan menghindari kesalahan umum yang sering terjadi saat proses initial interview berlangsung. Berikut ini 5 strategi penting bagi HR untuk mengoptimalkan initial interview.
1. Menyiapkan daftar pertanyaan terstruktur
Menyediakan pertanyaan yang sesuai dengan posisi yang dilamar oleh kandidat. Pertanyaan tersebut meliputi motivasi kerja, nilai pribadi, keterampilan komunikasi, dan pertanyaan seputar teknisi posisi pelamar. Implementasikan kombinasi pertanyaan terbuka dan situasional agar kandidat dapat memberikan jawab berdasarkan pengalaman mereka.
2. Gunakan form evaluasi dan dokumentasi
Untuk mendapatkan penilaian yang objektif, sebaiknya Anda menggunakan form penilaian sebagai dokumentasi untuk mengukur keunggulan soft skill yang dimiliki setiap kandidat. HR bisa memanfaatkan sistem HRIS untuk mempermudah proses tracking dan evaluasi kandidat dengan cepat dan optimal.
3. Memperhatikan indikator kandidat potensial
Selama initial interview berlangsung, Anda wajib memperhatikan indikator-indikator berikut ini untuk menentukan apakah kandidat tersebut layak untuk lanjut ke tahap interview user.
- Jawaban logis dan meyakinkan
- Bahasa tubuh kandidat yang terbuka dan antusias
- Pemahaman terhadap posisi dan perusahaanÂ
- Kejelasan dalam menyampaikan pengalaman kerja atau organisasi
- Kemampuan mendengarkan dan memberikan respon secara aktif
Dengan memperhatikan indikator-indikator tersebut, HR akan mendapatkan kandidat yang sesuai dengan budaya kerja dan kebutuhan perusahaan dengan perencanaan yang matang dan hasil yang optimal.
4. Hindari kesalahan umum
Kesalahan umum yang sering kali dilakukan ketika initial interview berlangsung, secara tidak disadari akan berdampak terhadap hasil rekrutmen kandidat. Berikut ini beberapa kesalahan umum yang wajib dihindari oleh HR saat initial interview berjalan.
- Tidak mempersiapkan pertanyaan yang sesuai dengan posisi kandidat
- Mengambil kesimpulan terlalu cepat dan menilai dari latar belakang saja
- Tidak membuat catatan detail selama initial interview berlangsung
- Mengabaikan soft skill yang dimiliki kandidat
- Tidak menawarkan kandidat untuk bertanya kembali
Menghindari kesalahan umum tersebut maka membangun pengalaman interview yang positif dan memberikan kesan profesional terhadap HR dan perusahaan tempat para kandidat melamar.
5. Meninggalkan kesan initial interview yang positif
Menciptakan suasana yang positif seperti bersikap ramah, tidak kaku, namun tetap memberikan kesan profesional kepada kandidat selama proses initial interview berjalan. HR dapat memastikan kandidat merasa nyaman saat berbicara agar mereka dapat memperlihatkan jawaban dan gaya tubuh terbaik ketika diberikan pertanyaan oleh HR.
Manfaatkan Software HRIS LinovHR untuk Perencanaan Initial Interview yang Matang
Initial interview sering kali diremehkan oleh HR maupun kandidat, sebaliknya proses interview awal ini membutuhkan strategi yang matang agar HR mendapatkan kandidat yang sesuai dengan budaya kerja perusahaan namun tetap memberikan kesan positif bagi setiap kandidat saat initial interview berlangsung.
Mulai gunakan Software HRIS dari LinovHR untuk memudahkan perencanaan initial interview dan mencapai hasil yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam mencari kandidat terbaik. Mulai dari sistem penyaringan CV otomatis dengan penyesuaian kriteria perusahaan, ketersediaan form evaluasi selama interview berjalan, sampai dengan otomatisasi pengiriman undangan interview kepada kandidat yang berhasil lolos ke tahap selanjutnya. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan kemudahannya!
