Sistem Payroll Indonesia: Pengertian, Komponen, Metode, dan Manfaatnya

.

Newslater

Newsletter

Isi Artikel

Bagikan Artikel Ini :

system payroll
Isi Artikel

Memberikan gaji kepada karyawan merupakan salah satu kewajiban perusahaan paling utama untuk karyawan. Biasanya perusahaan akan memberikan gaji setiap bulan, ada yang di akhir bulan dan di awal bulan.

Karena jumlah gaji dan total karyawan yang tidak sedikit, perusahaan akan memanfaatkan sistem payroll agar bisa memproses gaji secara cepat.

Apa itu Sistem Payroll?

Sebelum masuk ke ulasan lebih lanjut, istilah payroll merujuk kepada penggajian yang dilakukan oleh perusahaan untuk karyawan. Maka, sistem payroll adalah sebuah sistem yang membantu perusahaan untuk mengelola atau memproses perhitungan gaji karyawan.

Tidak hanya itu, beberapa sistem juga mampu menyimpan data atau informasi karyawan yang berhubungan dengan penggajian.

Komponen Payroll atau Gaji Karyawan

Total gaji yang akan diterima karyawan merupakan gaji bersih yang sudah diolah sebelumnya. Perhitungan gaji tersebut melibatkan berbagai macam komponen payroll karyawan.

Sering kali, banyaknya komponen payroll inilah yang menjadi kendala dalam perhitungan gaji karyawan. Untungnya Payroll System dapat menyimpan komponen dengan praktis dan efisien, kemudian memprosesnya menjadi gaji bersih yang siap diterima karyawan. 

Apa saja komponen payroll karyawan, ya?

Gaji Pokok

Penetapan gaji pokok didasari jabatan dan posisi dalam perusahaan. Kesulitan dalam setiap posisi akan membuat penetapan gaji pokok semakin besar. Jadi, semakin berat tugas dan tanggung jawab, gaji pokok yang diterima juga cukup tinggi.

Selain itu, penetapan gaji pokok juga mengacu kepada Upah Minimum Regional (UMR) di tempat perusahaan berada. Karyawan yang menerima gaji pas UMR umumnya adalah fresh graduate dan karyawan staff biasa.

Uang Lembur

Jam kerja normal yang ditetapkan pemerintah adalah 8 jam di hari kerja. Pekerja yang bekerja lebih dari 8 jam atau bekerja di hari libur nasional berhak mendapatkan uang lembur.

Contohnya, seorang karyawan dari perusahaan retail tetap bekerja ketika libur lebaran tiba untuk mengantisipasi kunjungan pelanggan yang datang.

Dari fenomena seperti ini, perusahaan wajib memberikan uang lembur kepada karyawan yang seharusnya tidak masuk bekerja.

Kendati demikian, pemerintah telah menetapkan batas waktu lembur agar pihak perusahaan tidak bisa mengeksploitasi jam kerja secara berlebih dan melindungi hak karyawan.

Tunjangan

Jika uang lembur diberikan ketika karyawan bekerja di luar waktu kerja, tunjangan diberikan perusahaan sebagai pelengkap dari gaji pokok.

Besaran tunjangan cukup beragam tergantung kesulitan tiap pekerjaan. Pemberian tunjangan diharapkan dapat meningkatkan semangat kerja karyawan.

Tunjangan sendiri terbagi menjadi 2 jenis umum, yakni:

  1. Tunjangan Tetap yang diberikan setiap bulan, misalnya tunjangan jabatan.
  2. Tunjangan Tidak Tetap, dimana pihak perusahaan hanya memberikan tunjangan tersebut ketika karyawan memenuhi syarat tertentu seperti tunjangan transport yang berdasarkan kehadiran karyawan di kantor. Jika karyawan tidak pergi ke kantor, maka karyawan tidak akan mendapatkan tunjangan transport.

Potongan

Dan komponen yang terakhir bersifat mengurangi jumlah gaji karyawan. Bentuk potongan gaji sangat beragam, mulai dari potongan wajib seperti pajak penghasilan, iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.

Ada juga potongan kondisional yang berlaku jika karyawan melakukan pelanggaran atau kesalahan fatal.

Baca Juga: Memilih Jasa Perpajakan untuk Konsultasi Masalah Pajak

Metode perhitungan payroll atau gaji karyawan

Payroll Process Detail
Payroll Process Detail

Jumlah karyawan dalam perusahaan begitu banyak. Faktanya, tidak semua karyawan menerima gaji dengan sistem yang sama.

Semua disesuaikan kembali kepada status karyawan di perusahaan. Sistem payroll mampu menyesuaikan perhitungan tersebut dengan berbagai metode.

Metode apa saja yang ada dalam perhitungan gaji melalui sistem payroll?

Harian

Karyawan yang menerima gaji harian biasanya adalah karyawan paruh waktu (freelancer) atau pekerja lepas. Perlu dicatat jika karyawan menerima gaji di bawah Rp4.500.000 per bulan, karyawan tidak dibebankan pajak penghasilan.

Misalkan, Rossa adalah seorang mahasiswi yang bekerja sebagai fotografer paruh waktu untuk sebuah perusahaan fashion ternama dan dipanggil ketika perusahaan sedang ada sesi pemotretan model.

Perusahaan memberikan gaji kepada Rossa berdasarkan hari bekerja di perusahaan, yakni sebesar Rp 300.000.

Pada bulan ini, Rossa bekerja selama 13 hari di perusahaan untuk membantu sesi pemotretan katalog. Gaji yang akan diterima Rossa adalah:

Rp 300.000 x 13 hari = Rp 3.900.000

Bulanan

Gaji bulanan adalah sistem yang paling umum dilakukan oleh perusahaan, baik untuk karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Perusahaan dengan skala besar dan menengah sangat familiar dengan metode yang satu ini.

Anton adalah seorang lulusan fakultas hukum yang baru saja bekerja di sebuah Law Firm selama setahun dan belum menikah serta tidak mempunyai tanggungan. Gaji pokok Anton adalah Rp 5.000.000 dengan tunjangan makan sebesar Rp 300.000.

Total gaji di atas masih harus dikurangi dengan komponen potongan gaji.

Gaji Pokok dan Tunjangan Rp 5.300.000
Gaji Bersih Setahun12 x Rp5.300.000Rp 63.600.000
Penghasilan Tidak Kena Pajak (-) Rp54.000.000
Penghasilan Kena Pajak Rp 9.600.000
PPh 21 Terutang5% x Rp 9.600.000Rp 480.000
PPh 21 Per BulanRp 480.000 : 12Rp 40.000
Jadi, gaji bersih yang harus dibayar per bulanRp 5.000.000 + Rp 300.000 – Rp 40.000Rp 5.260.000

Pro Rata

Bagaimana jika karyawan baru bergabung di tengah bulan? Apakah masih dapat gaji di bulan selanjutnya? Tentu saja, kasus ini menggunakan perhitungan gaji metode prorata.

Akan tetapi, gaji yang akan diterima karyawan tersebut bukan gaji penuh selama sebulan, melainkan gaji selama hari mulai kerja karyawan tersebut hingga akhir bulan.

Tarra adalah karyawan baru dalam perusahaan logistik yang mulai bergabung untuk bekerja pada tanggal 18 Januari. Gaji bulanan yang akan diterima Tarra sesuai kontrak kerja adalah Rp 4.700.000, dengan waktu kerja 5 hari/minggu.

Pada bulan itu terdapat 22 hari kerja. Lalu, Andi bekerja selama 9 hari. Berikut cara menghitungnya.

(Total hari kerja : total hari kerja karyawan pada bulan tersebut) x upah per bulan

(9:22) X Rp 4.700.000 = Rp 1.922.727

 Jadi, gaji prorata Tarra adalah Rp 1.922.727

Manfaat Menggunakan Sistem Payroll

Banyak perusahaan yang mengira bahwa menggunakan payroll system indonesia tidak begitu penting dan masih memilih cara manual.

Pendapat seperti itu jelas keliru. Proses penggajian merupakan hal yang krusial, dimana segala kekeliruan dan kesalahan dalam penggajian dapat berpengaruh terhadap performa dan pandangan karyawan kepada perusahaan.

Penggajian manual justru memicu banyak kekeliruan, contohnya salah hitung gaji, komponen gaji tertukar, salah menetapkan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan lainnya.

Dari situlah peranan payroll system indonesia dapat menyiasati segala kendala dari penggajian manual.

Otomatis dan Akurat 

Sistem payroll dapat mengotomatisasi perhitungan gaji secara otomatis dan akurat. Karena berjalan secara otomatis, gaji untuk semua karyawan dapat selesai tepat waktu dan dikirimkan langsung kepada rekening karyawan. Tidak ada lagi masalah telat gajian.

Tak hanya itu, sistem juga mampu memproses laporan gaji dan slip gaji. HRD tidak perlu melakukan rekapitulasi manual yang memakan waktu lama. Jadi, HRD dapat mengalokasikan waktu untuk pekerjaan lain yang membutuhkan fokus dan analisis lebih dalam.

Baca Juga: Cara Menyusun Laporan Gaji Karyawan

Kemudahan Penyimpanan dan Akses Data

Perusahaan akan dibuat pusing ketika data dan informasi karyawan sudah mulai menggunung dan memenuhi lemari arsip. Sulit untuk mencari data terkait karyawan tertentu di dalam dokumen-dokumen tersebut.

Sementara itu, dengan menggunakan sistem, perusahaan akan dimudahkan dalam hal penyimpanan dan akses data.

Cukup ketik nama karyawan di kolom pencarian, maka akan ditampilkan semua data karyawan terkait penggajian. Perusahaan tidak perlu lagi memusingkan gunungan dokumen yang menumpuk karena sistem penggajian manual.

Keamanan dan Kerahasiaan Terjamin

Selain kemudahan dalam penyimpanan dan akses, ada aspek lain yang membuat pengolahan payroll melalui sistem jauh lebih unggul dari cara manual. Aspek yang dimaksud adalah keamanan dan kerahasiaan data.

Seperti yang diketahui, data karyawan bersifat konfidensial dan tidak boleh diakses oleh sembarang orang. Sistem dapat menyimpan data dan informasi karyawan dalam database berbasis cloud yang hanya dapat diakses oleh orang berkepentingan seperti manajer dan HRD. keamanan dan kerahasiaan data karyawan pun terjamin.

Fleksibel dan Praktis

Proses penggajian manual mengharuskan HRD berada di kantor. Berbeda dengan proses penggajian melalui sistem yang dapat digunakan di mana saja dan kapan saja. Bagaimana bisa? Sebab, sistem payroll dapat diakses secara online. Proses penggajian pun bisa lebih fleksibel dan praktis.

Paperless

Konsep paperless atau tanpa kertas sudah diterapkan banyak perusahaan besar. Bila dipertahankan, penerapan konsep paperless dalam perusahaan juga ikut mendukung kelestarian lingkungan. Perusahaan tidak perlu lagi memikirkan cara untuk menyimpan dan mengarsipkan berkas fisik yang cukup mengganggu.

FAQ

1. Apa saja kerugian bila sistem payroll yang buruk?

Berikut ini beberapa kerugian yang bisa kamu alami jika sistem payroll di perusahaanmu tergolong buruk:

  1. Pembayaran gaji terlambat
  2. Proses penggajian melewati periode
  3. Selisih dalam penerimaan gaji
  4. Buruknya kinerja karyawan
  5. Rendahnya disiplin karyawan
  6. Laporan keuangan yang tidak akurat
  7. Branding perusahaan menjadi buruk

Untuk mengetahui penjelasan masing-masing poin tersebut, kamu bisa mengunjungi artikel yang sudah LinovHR bahas tentang 7 Kerugian Sistem Payroll yang Buruk.

2. Bagaimana memilih sistem payroll yang tepat untuk perusahaan?

Di Indonesia sendiri sudah banyak perusahaan yang menyediakan sistem payroll dengan berbagai fitur dan keunikan masing-masing. Ada yang hanya menang nama, ada yang memang merupakan hidden gem untuk perusahaanmu.

Berikut ini beberapa hal yang harus kamu perhatikan sebelum memilih vendor sistem payroll untuk perusahaanmu:

  1. Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa
  2. Fitur yang Komplit
  3. Sistem Perhitungan Akurat
  4. Jaminan Keamanan Data
  5. Sistem Dapat Diperbarui
  6. Telah Dipercaya Banyak Klien
  7. Didukung Tenaga Ahli

Untuk lebih lengkapnya, kamu bisa mengunjungi artikel LinovHR tentang Tips Memilih Sistem Payroll Perusahaan.

3. Apa saja software sistem payroll yang rekomen untuk digunakan?

Saat ini ada beberapa software yang bisa LinovHR berikan untuk membantu kamu dalam mengelola sistem payroll. Berikut ini 10 rekomendasi yang LinovHR sarankan khusus untuk kamu:

  1. LinovHR
  2. Gusto
  3. OnPay
  4. GajiHub
  5. Benemica
  6. SPISy
  7. Gadjian
  8. Hrdpintar
  9. SumoPayroll
  10. Payroll Bozz

Untuk keunggulan masing-masing software tersebut, bisa kamu baca di artikel yang sudah LinovHR siapkan untuk kamu tentang 10 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia 2024.

Permudah Sistem Payroll Perusahaan dengan LinovHR

Banner Payroll 2

Proses penggajian cukup memusingkan bila perusahaan masih mengandalkan cara manual. Untungnya, ada sistem payroll dari LinovHR yang menjawab segala kesulitan dalam pengelolaan gaji karyawan.

Mulai dari penyusunan laporan dan slip gaji, perhitungan pajak penghasilan, potongan gaji, dan sebagainya dapat diselesaikan dengan akurat, cepat, dan tepat untuk banyak karyawan sekaligus. 

Pihak perusahaan juga tidak perlu risau soal keamanan dan kerahasiaan data. LinovHR menyadari pentingnya keamanan dan resiko jika terjadi kebocoran data. Payroll System dari LinovHR hanya menggunakan data dan informasi karyawan untuk pengelolaan gaji.

Mari mudahkan penggajian bulanan perusahaan Anda!

Tentang Penulis

Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Bagikan Artikel Ini :

Related Articles

.

Newslater

Newsletter

Tentang Penulis

Admin LinovHR
Admin LinovHR

Akun Admin dikelola oleh tim digital sebagai representasi LinovHR dalam menyajikan artikel berkualitas terkait human resource maupun dunia kerja.

Artikel Terbaru

Telusuri informasi dan solusi HR di sini!

Subscribe newsletter LinovHR sekarang, ikuti perkembangan tren HR dan dunia kerja terkini agar jadi yang terdepan di industri

Newsletter