Memberikan gaji kepada karyawan merupakan salah satu kewajiban perusahaan paling utama untuk karyawan. Biasanya perusahaan akan memberikan gaji setiap bulan, ada yang di akhir bulan dan di awal bulan.
Karena jumlah gaji dan total karyawan yang tidak sedikit, perusahaan akan memanfaatkan sistem payroll agar bisa memproses gaji secara cepat.
Apa itu Sistem Payroll?
Sistem penggajian atau system Payroll adalah suatu cara terstruktur dalam manajemen administrasi keuangan yang bertujuan untuk mengelola penggajian. Dengan adanya system payroll, perusahaan dapat dengan mudah melakukan pencairan gaji karyawan secara rutin setiap bulannya.
Setiap komponen gaji dan data karyawan terintegrasi dengan tepat sehingga menghasilkan perhitungan yang cermat.
Ada beberapa komponen gaji yang patut diperhatikan dalam perhitungan seperti besar tunjangan, gaji pokok, pembayaran pajak, iuran BPJS kesehatan. Besar komponen tersebut juga dapat berbeda untuk setiap karyawan. Wah, repot sekali staff setiap bulannya ketika memasuki fase pembayaran gaji!
Baca juga: Komponen Payroll yang Penting dalam Penggajian Karyawan
Metode Perhitungan Gaji Karyawan
Jumlah karyawan dalam perusahaan begitu banyak. Faktanya, tidak semua karyawan menerima gaji dengan sistem atau cara yang sama.
Semua disesuaikan kembali kepada status karyawan di perusahaan. Sistem payroll mampu menyesuaikan perhitungan tersebut dengan berbagai metode.
Metode apa saja yang ada dalam perhitungan gaji melalui system payroll?
1. Harian
Karyawan yang menerima gaji harian biasanya adalah karyawan paruh waktu (freelancer) atau pekerja lepas. Perlu dicatat jika karyawan menerima gaji di bawah Rp4.500.000 per bulan, karyawan tidak dibebankan PPh 21.
Misalkan, Rossa adalah seorang mahasiswi yang bekerja sebagai fotografer paruh waktu untuk sebuah perusahaan fashion ternama dan dipanggil ketika perusahaan sedang ada sesi pemotretan model.
Perusahaan memberikan gaji kepada Rossa berdasarkan hari bekerja di perusahaan, yakni sebesar Rp 300.000.
Pada bulan ini, Rossa bekerja selama 13 hari di perusahaan untuk membantu sesi pemotretan katalog. Gaji yang akan diterima Rossa adalah:
Rp 300.000 x 13 hari = Rp 3.900.000
2. Bulanan
Gaji bulanan adalah sistem payroll yang paling umum dilakukan oleh perusahaan untuk karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Perusahaan dengan skala besar dan menengah sangat familiar dengan metode yang satu ini.
Anton adalah seorang lulusan fakultas hukum yang baru saja bekerja di sebuah Law Firm selama setahun dan belum menikah serta tidak mempunyai tanggungan. Gaji pokok Anton adalah Rp 5.000.000 dengan tunjangan makan sebesar Rp 300.000.
Total gaji di atas masih harus dikurangi dengan komponen potongan gaji.
| Gaji Pokok dan Tunjangan | Rp 5.300.000 | |
| Gaji Bersih Setahun | 12 x Rp5.300.000 | Rp 63.600.000 |
| Penghasilan Tidak Kena Pajak | (-) Rp54.000.000 | |
| Penghasilan Kena Pajak | Rp 9.600.000 | |
| PPh 21 Terutang | 5% x Rp 9.600.000 | Rp 480.000 |
| PPh 21 Per Bulan | Rp 480.000 : 12 | Rp 40.000 |
| Jadi, gaji bersih yang harus dibayar per bulan | Rp 5.000.000 + Rp 300.000 – Rp 40.000 | Rp 5.260.000 |
3. Pro Rata
Bagaimana jika karyawan baru bergabung di tengah bulan? Apakah masih dapat gaji di bulan selanjutnya? Tentu saja, kasus ini menggunakan perhitungan gaji metode prorata.
Akan tetapi, gaji yang akan diterima karyawan tersebut bukan gaji penuh selama sebulan, melainkan gaji selama hari mulai kerja karyawan tersebut hingga akhir bulan.
Tarra adalah karyawan baru dalam perusahaan logistik yang mulai bergabung untuk bekerja pada tanggal 18 Januari. Gaji bulanan yang akan diterima Tarra sesuai kontrak kerja adalah Rp 4.700.000, dengan waktu kerja 5 hari/minggu.
Pada bulan itu terdapat 22 hari kerja. Lalu, Andi bekerja selama 9 hari. Berikut cara menghitungnya.
(Total hari kerja: total hari kerja karyawan pada bulan tersebut) x upah per bulan
(9:22) X Rp 4.700.000 = Rp 1.922.727
Jadi, gaji prorata Tarra adalah Rp 1.922.727
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll
Banyak perusahaan yang mengira bahwa menggunakan system payroll tidak begitu penting dan masih memilih cara manual. Pendapat seperti itu jelas keliru.
Proses penggajian merupakan hal yang krusial, dimana segala kekeliruan dan kesalahan dalam penggajian dapat berpengaruh terhadap performa dan pandangan karyawan kepada perusahaan.
Penggajian manual justru memicu banyak kekeliruan, contohnya salah hitung gaji, komponen gaji tertukar, salah menetapkan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), dan lainnya.
Dari situlah peranan sistem payroll dapat mengurangi segala macam kendala dari penggajian manual.
1. Otomatis dan Akurat
Sistem payroll dapat mengotomatisasi perhitungan gaji secara otomatis dan akurat. Karena berjalan secara otomatis, gaji untuk semua karyawan dapat selesai tepat waktu dan dikirimkan langsung kepada rekening karyawan. Tidak ada lagi masalah telat gajian.
Tak hanya itu, system payroll juga mampu memproses laporan gaji dan slip gaji. HRD tidak perlu melakukan rekapitulasi manual yang memakan waktu lama. Jadi, HRD dapat mengalokasikan waktu untuk pekerjaan lain yang membutuhkan fokus dan analisis lebih dalam.
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Gaji Karyawan dengan Mudah
2. Kemudahan Penyimpanan dan Akses Data
Perusahaan akan dibuat pusing ketika data dan informasi karyawan sudah mulai menggunung dan memenuhi lemari arsip. Sulit untuk mencari data terkait karyawan tertentu di dalam dokumen-dokumen tersebut.
Sementara itu, dengan menggunakan sistem, perusahaan akan dimudahkan dalam hal penyimpanan dan akses data.
Cukup ketik nama karyawan di kolom pencarian, maka akan ditampilkan semua data karyawan terkait penggajian. Perusahaan tidak perlu lagi memusingkan gunungan dokumen yang menumpuk karena sistem penggajian manual.
3. Keamanan dan Kerahasiaan Terjamin
Selain kemudahan dalam penyimpanan dan akses, ada aspek lain yang membuat pengolahan payroll melalui sistem jauh lebih unggul dari cara manual. Aspek yang dimaksud adalah keamanan dan kerahasiaan data.
Seperti yang diketahui, data karyawan bersifat konfidensial dan tidak boleh diakses oleh sembarang orang. Sistem dapat menyimpan data dan informasi karyawan dalam database berbasis cloud yang hanya dapat diakses oleh orang berkepentingan seperti manajer dan HRD. keamanan dan kerahasiaan data karyawan pun terjamin.
4. Fleksibel dan Praktis
Proses penggajian manual mengharuskan HRD berada di kantor. Berbeda dengan proses penggajian melalui sistem yang dapat digunakan di mana saja dan kapan saja. Bagaimana bisa? Sebab, sistem payroll dapat diakses secara online. Proses penggajian pun bisa lebih fleksibel dan praktis.
5. Paperless
Konsep paperless atau tanpa kertas sudah diterapkan banyak perusahaan besar. Bila dipertahankan, penerapan konsep paperless dalam perusahaan juga ikut mendukung kelestarian lingkungan.
Perusahaan tidak perlu lagi memikirkan cara untuk menyimpan dan mengarsipkan berkas fisik yang cukup mengganggu.
FAQ
1. Apa saja kerugian bila sistem payroll yang buruk?
Berikut ini beberapa kerugian yang bisa kamu alami jika sistem payroll di perusahaanmu tergolong buruk:
- Pembayaran gaji terlambat
- Proses penggajian melewati periode
- Selisih dalam penerimaan gaji
- Buruknya kinerja karyawan
- Rendahnya disiplin karyawan
- Laporan keuangan yang tidak akurat
- Branding perusahaan menjadi buruk
Untuk mengetahui penjelasan masing-masing poin tersebut, kamu bisa mengunjungi artikel yang sudah LinovHR bahas tentang 7 Kerugian Sistem Payroll yang Buruk.
2. Bagaimana memilih sistem payroll yang tepat untuk perusahaan?
Di Indonesia sendiri sudah banyak perusahaan yang menyediakan sistem payroll dengan berbagai fitur dan keunikan masing-masing. Ada yang hanya menang nama, ada yang memang merupakan hidden gem untuk perusahaanmu.
Berikut ini beberapa hal yang harus kamu perhatikan sebelum memilih vendor sistem payroll untuk perusahaanmu:
- Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa
- Fitur yang Komplit
- Sistem Perhitungan Akurat
- Jaminan Keamanan Data
- Sistem Dapat Diperbarui
- Telah Dipercaya Banyak Klien
- Didukung Tenaga Ahli
Untuk lebih lengkapnya, kamu bisa mengunjungi artikel LinovHR tentang Tips Memilih Sistem Payroll Perusahaan.
3. Apa saja software sistem payroll yang rekomen untuk digunakan?
Saat ini ada beberapa software yang bisa LinovHR berikan untuk membantu kamu dalam mengelola sistem payroll. Berikut ini 10 rekomendasi Aplikasi payroll yang sering digunakan di Indonesia:
- LinovHR
- Gusto
- OnPay
- GajiHub
- Benemica
- SPISy
- Gadjian
- Hrdpintar
- SumoPayroll
- Payroll Bozz
Untuk keunggulan masing-masing software tersebut, bisa kamu baca di artikel yang sudah LinovHR siapkan untuk kamu tentang 10 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia 2024.
Permudah Sistem Payroll Perusahaan dengan LinovHR
Proses penggajian cukup memusingkan bila perusahaan masih mengandalkan cara manual. Untungnya, ada system payroll dari LinovHR yang menjawab segala kesulitan dalam pengelolaan gaji karyawan.
Mulai dari penyusunan laporan dan slip gaji, perhitungan pajak penghasilan, potongan gaji, dan sebagainya dapat diselesaikan dengan akurat, cepat, dan tepat untuk banyak karyawan sekaligus.
Pihak perusahaan juga tidak perlu risau soal keamanan dan kerahasiaan data. LinovHR menyadari pentingnya keamanan dan resiko jika terjadi kebocoran data. Modul Payroll dari LinovHR hanya menggunakan data dan informasi karyawan untuk pengelolaan gaji.
Mari mudahkan penggajian bulanan perusahaan Anda!
