Software HRIS dengan Fitur Self Service Karyawan Terbaik

Salah satu tantangan terbesar tim HR adalah bagaimana mengelola permintaan administratif karyawan yang terus menerus datang, mulai dari pengajuan cuti, klaim reimbursement, hingga akses slip gaji. Jika semua dilakukan manual, tim HR akan kewalahan dan karyawan pun harus menunggu lama untuk mendapatkan jawaban. 

Di sinilah fitur Employee Self Service (ESS) dalam software HRIS menjadi solusi yang tidak hanya memudahkan HR, tetapi juga memberi karyawan kendali lebih atas data dan kebutuhannya. 

Apa Itu Fitur Self Service Karyawan dalam HRIS?

Fitur Employee Self Service (ESS) dalam HRIS adalah modul yang memungkinkan karyawan untuk mengakses, memperbarui, dan mengelola data personal serta kebutuhan administratif secara mandiri. Contohnya meliputi akses slip gaji, pengajuan cuti atau lembur, klaim biaya, hingga update informasi pribadi.

Dengan adanya ESS, karyawan tidak lagi bergantung penuh pada staf HR untuk hal-hal rutin. Semua bisa dilakukan hanya lewat portal atau aplikasi mobile yang terhubung langsung dengan sistem HR perusahaan. ESS menjadi salah satu elemen penting dalam software HR modern karena dapat mengurangi beban administratif dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Baca juga: Memahami Apa itu Employee Self Service (ESS) dan Manfaatnya

Manfaat Self Service Karyawan dalam HRIS 

Mengadopsi fitur ESS dalam software HRIS membawa banyak keuntungan bagi perusahaan maupun karyawan. Dari sisi HR, pekerjaan administratif berkurang signifikan sehingga tim bisa fokus pada hal yang lebih strategis seperti pengembangan SDM. Sementara dari sisi karyawan, mereka merasakan transparansi dan kontrol penuh terhadap informasi yang menyangkut hak dan kewajibannya.

Manfaat lain adalah efisiensi waktu. Karyawan tidak perlu lagi menunggu lama untuk mendapat persetujuan cuti atau klaim biaya, karena proses approval bisa dilakukan digital dan real-time. Hal ini menciptakan pengalaman kerja yang lebih nyaman, modern, dan sesuai dengan kebutuhan generasi tenaga kerja saat ini.

Terakhir, ESS juga dapat meningkatkan akurasi data. Karena karyawan menginput sendiri informasi pribadinya, potensi kesalahan pencatatan dapat ditekan, sementara HR hanya berperan sebagai verifikator. Ini membuat data HR perusahaan lebih mutakhir dan andal untuk kebutuhan analisis maupun perencanaan SDM.

10 Rekomendasi Software HRIS dengan Fitur Self Service Unggulan 

Pada bagian ini, kita akan membahas beberapa software HRIS lokal yang dikenal unggul dalam fitur Employee Self Service. Setiap rekomendasi dilengkapi penjelasan, fitur, serta tabel kelebihan dan kekurangan agar Anda bisa menilai sesuai kebutuhan perusahaan.

1. LinovHR

LinovHR menghadirkan sistem HRIS yang komprehensif dengan modul Employee Self Service (ESS) terintegrasi. Karyawan dapat mengakses data pribadi, slip gaji, absensi, hingga mengajukan cuti dan reimbursement langsung melalui aplikasi mobile maupun portal web. Hal ini memudahkan karyawan sekaligus mengurangi beban kerja tim HR.

Kelebihan LinovHR adalah layanan customer service yang responsif dan sistem yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dari skala kecil hingga besar. Selain itu, integrasi modul yang mulus memastikan semua data karyawan selalu sinkron.

Namun, karena fiturnya sangat luas, perusahaan biasanya memerlukan pelatihan awal agar implementasi berjalan efektif. Meski begitu, setelah berjalan, LinovHR menjadi solusi all-in-one yang mendukung HR modern. Adapun fitur-fitur unggulan dalam ESS LinovHR, yaitu:

• Personnel Management: Karyawan dapat memperbarui data pribadi secara mandiri tanpa harus melalui HR. Hal ini menjaga data selalu akurat dan up-to-date. 
• Time Attendance: Absensi bisa dilakukan secara online dengan catatan kehadiran yang langsung tersinkronisasi. Proses ini memudahkan monitoring  jam kerja dan keterlambatan. 
• Payroll: slip gaji dapat diakses kapan saja langsung dari portal ESS. Karyawan tidak perlu menunggu HR untuk mendapatkan informasi gaji. 
• Career Path: Karyawan dapat melihat jalur karier yang tersedia sesuai kompetensi. Fitur ini membantu meningkatkan motivasi dan perencanaan karier. 
• Performance Management: Penilaian kinerja bisa dipantau secara transparan melalui ESS. Karyawan dapat melihat target, hasil evaluasi, dan umpan balik secara langsung. 
• Loan: Karyawan dapat mengajukan pinjaman internal perusahaan secara digital. Proses persetujuan lebih cepat dan transparan. 
• LMS (Learning Management System): Karyawan bisa mengakses materi pelatihan online sesuai kebutuhan kompetensi. Pembelajaran jadi lebih fleksibel dan terukur. 
• Succession Management: Fitur ini menampilkan peluang suksesi atau promosi yang tersedia di perusahaan. Karyawan dapat memahami posisi yang bisa dituju di masa depan.
• Reimbursement: Pengajuan klaim biaya dapat dilakukan mandiri dengan unggah bukti transaksi. Proses approval dan pencairan dana menjadi lebih efisien. 

2. Sigma HRIS  

Sigma HRIS adalah salah satu software HR lokal yang sudah lama dipercaya banyak perusahaan di Indonesia. Modul ESS-nya memungkinkan karyawan untuk melakukan update data, mengakses slip gaji, serta mengajukan cuti dan klaim biaya secara mandiri.

Sigma HRIS banyak dipilih oleh perusahaan yang membutuhkan solusi HR dengan stabilitas dan layanan support yang baik. Sistemnya teruji untuk perusahaan menengah hingga besar dengan struktur HR yang kompleks.

Kekurangannya, antarmuka mungkin terlihat kurang modern dibandingkan beberapa kompetitor baru. Namun secara fungsional, ESS Sigma HRIS tetap menjadi andalan karena kaya fitur dan stabil. Fitur-fitur yang tersedia pada ESS Sigma HRIS, antara lain: 

• Employee Information
• Data Analysis 
• Otomatisasi Transaksi 

3. Forte HRIS 

Forte HRIS fokus pada pengalaman pengguna, terutama melalui fitur Mobile Employee Self Service. Dengan aplikasi mobile, karyawan bisa mengakses slip gaji, absensi berbasis GPS, hingga mengajukan cuti dan klaim kapan saja.

Bagi perusahaan dengan karyawan lapangan atau tim remote, fitur ini sangat relevan. ESS Forte HRIS membantu memastikan data kehadiran tercatat dengan akurat meski karyawan bekerja di lokasi berbeda.

Kekurangannya, beberapa fitur lanjutan masih perlu pengembangan, terutama untuk modul HR strategis. Namun untuk ESS yang praktis dan mobile, Forte HRIS bisa menjadi pilihan tepat. Fitur-fitur yang disediakan Forte HRIS, yaitu:

• Mobile Attendance
• Employee Activity
• GPS & Photo

4. Haermes (Weefer)

Haermes dikembangkan oleh Weefer, salah satu penyedia solusi HR di Indonesia. Fitur ESS Haermes memungkinkan karyawan mengajukan cuti, klaim, dan absensi secara digital dengan approval cepat dari atasan.

Platform ini dirancang untuk meningkatkan employee engagement, sehingga banyak perusahaan memilihnya untuk mempermudah interaksi antara HR dan karyawan. Antarmukanya juga cukup modern dan mudah dipahami.

Meski begitu, Haermes lebih cocok untuk perusahaan menengah yang menginginkan keseimbangan antara fungsionalitas dan harga. Untuk enterprise skala besar, fitur strategisnya mungkin perlu tambahan modul. Fitur ESS pada Haermes adalah:

• Attendance 
• Overtime Schedules
• Leave Requests
• Payroll 
• Workforce Requisitions

5. Benemica 

Benemica adalah HRIS berbasis cloud yang memadukan ESS dengan pengelolaan payroll dan benefit. Karyawan bisa langsung mengakses slip gaji, formulir pajak, hingga melakukan update data pribadi.

Keunggulan Benemica adalah integrasi ESS dengan modul benefit yang jarang dimiliki kompetitor lain. Hal ini membuat proses pengelolaan tunjangan lebih transparan dan mudah dipahami oleh karyawan.

Namun, untuk fitur HR yang lebih kompleks seperti succession planning atau career path, Benemica masih relatif sederhana. Walau begitu, untuk ESS berbasis benefit, Benemica cukup menonjol.

• Attendance 
• Pengajuan Cuti
• Reimbursement
• Pengajuan Lembur
• Employee Activity
• Payroll

6. SunFish (DataOn) 

SunFish HR merupakan salah satu HRIS yang populer di Indonesia dan banyak digunakan oleh perusahaan besar. Fitur ESS memungkinkan karyawan melakukan berbagai transaksi HR secara mandiri, mulai dari absensi hingga pembaruan data.

SunFish HR cocok untuk perusahaan yang menginginkan sistem stabil dan scalable. Customer support yang disediakan juga cukup kuat untuk mendukung implementasi pada skala enterprise.

Kekurangannya, karena skala dan kompleksitas sistem, implementasi SunFish HR biasanya memakan waktu lebih lama dan membutuhkan resource IT internal. Sunfish dilengkapi dengan fitur-fitur pilihan, yaitu:

• Attendance 
• Loan
• Performance
• Reimbursement
• Training
• Learning

7. Jobseeker Software HRIS 

Jobseeker menawarkan solusi HRIS yang cukup fleksibel untuk perusahaan kecil hingga menengah. Software ini cukup populer karena tampilannya modern dan user-friendly. Cocok untuk HR yang ingin transisi dari sistem manual ke digital dengan cepat.

Namun, untuk kebutuhan HR kompleks, Jobseeker mungkin belum memiliki modul sekomplet vendor besar. Meski demikian, untuk ESS dasar, Jobseeker adalah pilihan efektif. Fitur ESS yang dimiliki oleh Jobseeker Software HRIS, yaitu: 

• Manajemen Karyawan
• Manajemen Kehadiran 
• Manajemen Shift
• Manajemen Lembur 
• Manajemen Cuti
• Manjemen Penggajian
• Klaim 
• Deteksi Wajah AI
• Pembatas Wilayah

8. Talenta by Mekari 

Talenta adalah salah satu HRIS paling populer di Indonesia. Modul ESS memungkinkan karyawan mengakses slip gaji, ajukan cuti, lembur, hingga reimbursement lewat aplikasi mobile.

Talenta unggul dari sisi antarmuka dan pengalaman pengguna. Banyak UKM hingga perusahaan menengah memilih Talenta karena mudah digunakan dan fiturnya cukup lengkap.

Kelemahannya, fitur strategis HR kadang memerlukan paket premium. Namun untuk ESS praktis sehari-hari, Talenta termasuk yang terbaik. Fitur-fitur ESS yang dimiliki Talenta, yaitu:

• Attendance & Expense Management
• Payslip
• Database

9. Gadjian

Gadjian fokus pada penggajian dan administrasi HR sederhana. Modul ESS memungkinkan karyawan mengakses slip gaji, ajukan cuti, dan izin dengan mudah.

Platform ini dirancang khusus untuk UKM yang ingin digitalisasi HR dengan biaya efisien. Tampilan antarmukanya sederhana dan langsung fungsional.

Kekurangannya, untuk perusahaan besar, fitur ESS Gadjian mungkin terasa terbatas. Meski begitu, untuk UKM, Gadjian adalah solusi praktis. Fitur ESS yang ditawarkan oleh Gadjian, yaitu:

• Absensi 
• Slip Gaji
• Pengajuan Cuti 
• Tim Kerja 

10. GreatDay HR

GreatDay HR menonjol dengan aplikasi mobile ESS yang kuat. Karyawan bisa melakukan absensi dengan selfie & GPS, mengajukan cuti, dan klaim reimbursement hanya lewat smartphone.

Platform ini sangat sesuai untuk perusahaan dengan tim lapangan atau karyawan remote. Fitur mobile yang intuitif membantu meningkatkan kepatuhan absensi dan mempercepat proses approval HR. Adapun fitur yang digunakan GreatDay HR, yaitu:

• Pengajuan Cuti & Izin
• Reimbursement
• Slip Gaji & Payroll
• Absensi 
• Face Matching
• Notifikasi & Approval via Aplikasi 

Kekurangannya, modul HR strategis seperti succession planning belum lengkap. Tapi untuk ESS mobile, GreatDay HR adalah salah satu yang terbaik.

Baca juga: Software ESS: Ketahui Fitur dan Manfaatnya untuk Perusahaan

Optimalkan Penggunaan Software HRIS dengan Fitur Self Service Lengkap dan Mudah Digunakan

Mengoptimalkan penggunaan HRIS bukan hanya soal memilih sistem yang tepat, tetapi juga memastikan fitur self service yang dimiliki benar-benar membantu karyawan dalam aktivitas sehari-hari. 

Dengan ESS, proses HR seperti absensi, pengajuan cuti, hingga akses slip gaji bisa dilakukan mandiri tanpa harus bergantung pada tim HR. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.

Jika perusahaan Anda mencari solusi HRIS dengan fitur Employee Self Service yang lengkap, LinovHR bisa menjadi pilihan tepat. LinovHR menyediakan ESS yang dirancang untuk memudahkan karyawan dalam mengelola data pribadi, absensi, payroll, hingga reimbursement hanya dalam satu sistem terintegrasi. Dukungan interface yang ramah pengguna serta layanan customer service yang responsif membuat LinovHR menjadi partner andal untuk transformasi digital HR perusahaan Anda.

Coba demo gratisnya sekarang!