Panduan untuk HR: Pentingnya Selalu Update Peraturan Ketenagakerjaan di Indonesia

HR memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan perusahaan selalu patuh pada aturan ketenagakerjaan. 

Namun, peraturan perundang-undangan di Indonesia tentunya akan selalu berubah, mulai dari perubahan UU Ketenagakerjaan, aturan terkait upah minimum, hingga regulasi tentang kesejahteraan dan perlindungan karyawan. 

Jika HR tidak mengikuti setiap perubahan ini, perusahaan berisiko mengambil keputusan yang bertentangan dengan hukum. 

Akibatnya bisa fatal, mulai dari denda, sanksi hukum, hingga rusaknya reputasi perusahaan di mata publik.

Lalu, seberapa penting sebenarnya update peraturan perundang-undangan bagi HR dalam menjalankan perannya?

Simak jawabannya di artikel berikut!

Pentingnya Update Peraturan Perundang-Undangan bagi HR

Bagi HR, mengikuti perkembangan peraturan perundang-undangan bukan hanya sekadar kewajiban administratif, melainkan sebuah kebutuhan strategis. 

Peraturan di bidang ketenagakerjaan di Indonesia terus berubah seiring dinamika dunia kerja, sehingga HR harus selalu update agar perusahaan tetap patuh hukum, karyawan terlindungi, dan bisnis berjalan lancar. 

Berikut beberapa alasan mengapa update regulasi sangat penting bagi HR:

1. Memastikan Kepatuhan Hukum dan Mengurangi Risiko

Perusahaan beroperasi dalam kerangka hukum yang wajib ditaati. Dengan mengikuti regulasi terbaru, HR dapat mencegah potensi pelanggaran hukum yang bisa berujung pada sanksi administratif, denda besar, hingga gugatan karyawan. 

Kepatuhan ini juga membantu mengurangi risiko finansial karena perusahaan tidak perlu menanggung biaya tambahan akibat kesalahan administrasi atau perselisihan hukum.

2. Menjamin Hak dan Kewajiban Karyawan Tetap Terpenuhi

Peraturan ketenagakerjaan mengatur hak-hak dasar karyawan, mulai dari upah minimum, cuti, lembur, hingga pembayaran BPJS. 

HR yang selalu update dapat memastikan semua kebijakan perusahaan sesuai dengan aturan terbaru, sehingga hak karyawan terlindungi dan tercipta rasa aman serta adil di lingkungan kerja.

3. Menjaga Reputasi dan Citra Perusahaan

Kepatuhan hukum juga berdampak pada employer branding. Perusahaan yang taat aturan akan lebih dipercaya karyawan, investor, maupun konsumen. 

Reputasi baik ini membuat perusahaan lebih mudah menarik talenta berkualitas sekaligus mempertahankan karyawan yang ada.

4. Membangun Hubungan Industrial yang Harmonis

Salah satu sumber konflik antara karyawan dan perusahaan adalah ketidakpatuhan terhadap aturan. 

Dengan memahami dan menerapkan regulasi yang berlaku, HR dapat meminimalkan perselisihan serta menjadikan regulasi sebagai dasar negosiasi yang sehat dengan serikat pekerja.

5. Beradaptasi dengan Perubahan Dunia Kerja

Peraturan perundang-undangan sering kali hadir untuk menyesuaikan diri dengan tren kerja modern, seperti model kerja fleksibel, remote working, outsourcing, hingga perlindungan data pribadi karyawan. 

Dengan selalu update, HR dapat memastikan kebijakan perusahaan tetap relevan dan siap menghadapi tantangan baru.

Baca juga: Contoh Peraturan Perusahaan Terbaru, Awas Jangan Melanggar!

Risiko Jika HR Tidak Update Peraturan

Tidak update terkait peraturan perundang-undangan dapat menimbulkan risiko serius bagi perusahaan, baik dari sisi hukum, finansial, operasional, maupun reputasi.

Berikut ini rincian risiko yang mungkin terjadi:

1. Risiko Hukum dan Sanksi

​​Pelanggaran regulasi ketenagakerjaan dapat berujung pada gugatan karyawan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) atau sanksi dari pemerintah.

Sanksi ini bisa berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, denda administratif, hingga pencabutan izin usaha.

Untuk kasus serius, misalnya tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS, perusahaan bahkan bisa terjerat sanksi pidana.

2. Risiko Finansial

Ketidakpatuhan hukum sering berimbas pada kerugian finansial besar. 

Perusahaan bisa diwajibkan membayar kompensasi retroaktif, menanggung biaya litigasi, serta mengalami gangguan anggaran akibat penyesuaian mendadak dengan regulasi terbaru.

3. Risiko Operasional dan Hubungan Industrial

Ketika karyawan merasa haknya tidak dipenuhi, moral dan produktivitas mereka akan menurun. 

Hal ini bisa memicu perselisihan dengan serikat pekerja yang berujung pada demo atau mogok kerja, sehingga aktivitas perusahaan terhenti. 

Selain itu, aturan internal seperti Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang bertentangan dengan regulasi terbaru bisa otomatis batal demi hukum sehingga menciptakan ketidakpastian di lingkungan kerja.

4. Risiko Reputasi dan Talent Management

Citra perusahaan bisa rusak jika dianggap menelantarkan hak karyawan. Informasi buruk dengan cepat menyebar di media sosial dan platform review kerja, sehingga perusahaan sulit menarik talenta terbaik.

Bahkan, karyawan berkualitas yang sudah ada bisa memilih keluar, sehingga membuat tingkat turnover tinggi dan biaya rekrutmen semakin besar.

Baca juga: 10 Hak Dasar Karyawan yang Dijamin Undang-Undang

Cara HR untuk Tetap Update Peraturan Perundang-Undangan

Mengikuti perkembangan regulasi terbaru adalah salah satu tanggung jawab penting bagi HR.

Peraturan perundang-undangan, khususnya di bidang ketenagakerjaan, sering mengalami perubahan sehingga perusahaan harus selalu siap beradaptasi.

Dengan strategi yang tepat, HR dapat menjaga kepatuhan, meminimalisir risiko hukum, serta memastikan karyawan mendapatkan haknya sesuai aturan. 

Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan:

1. Memantau Sumber Resmi dan Media Terpercaya

HR wajib menjadikan sumber resmi sebagai acuan utama, seperti Kementerian Ketenagakerjaan, situs pemerintah, maupun peraturan yang diunggah melalui lembaran negara. 

Selain itu, HR juga dapat memanfaatkan media hukum terpercaya yang secara rutin merangkum perubahan regulasi. 

Dengan cara ini, informasi yang diperoleh lebih akurat dan dapat dijadikan dasar dalam menyusun kebijakan internal perusahaan.

2. Mengikuti Pelatihan dan Seminar

Regulasi ketenagakerjaan sering kali memiliki bahasa hukum yang kompleks dan sulit dipahami. 

Dengan mengikuti seminar, workshop, atau pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga pemerintah, asosiasi HR, atau konsultan hukum, HR dapat memperoleh penjelasan yang lebih aplikatif. 

Selain itu, pelatihan juga memberikan kesempatan untuk berdiskusi dengan praktisi hukum dan HR lain sehingga pemahaman terhadap regulasi baru semakin mendalam.

3. Berlangganan Layanan Konsultasi Hukum

Tidak semua perusahaan memiliki tim legal internal yang kuat. Oleh karena itu, menggunakan jasa konsultan hukum atau legal firm bisa menjadi solusi. 

Dengan berlangganan layanan konsultasi, HR akan mendapatkan pembaruan regulasi secara rutin, interpretasi pasal-pasal yang relevan, serta saran praktis untuk penerapan aturan di perusahaan. 

Hal ini membantu HR menghindari salah tafsir yang dapat menimbulkan masalah hukum.

4. Menggunakan Software HRIS

Teknologi dapat menjadi alat yang efektif untuk membantu HR tetap update. Software HRIS modern umumnya dilengkapi dengan fitur kepatuhan regulasi, mulai dari perhitungan upah sesuai UMP terbaru, pengelolaan cuti, hingga kepesertaan BPJS.

Dengan otomatisasi ini, HR tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan dalam penerapan aturan yang bisa berakibat pada sanksi hukum atau kerugian finansial.

5. Bergabung dengan Komunitas Profesional HR

Komunitas HR, baik online maupun offline, sering menjadi wadah berbagi informasi mengenai update regulasi terbaru. 

Melalui forum diskusi, grup media sosial, hingga asosiasi resmi, HR bisa mendapatkan insight langsung dari praktisi yang menghadapi masalah serupa. 

Selain update informasi, komunitas juga membantu HR belajar praktik terbaik dari perusahaan lain dalam mengimplementasikan kepatuhan regulasi.

6. Membentuk Tim atau Staf Khusus Kepatuhan

Untuk perusahaan berskala menengah hingga besar, sangat disarankan membentuk tim kepatuhan (compliance team) atau menunjuk staf khusus yang bertugas memantau regulasi terbaru.

Tugas mereka adalah mengkaji, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan setiap perubahan hukum kepada manajemen serta karyawan. 

Dengan adanya tim khusus ini, perusahaan bisa lebih sigap dalam menyesuaikan kebijakan internal sehingga tidak ketinggalan dari aturan yang berlaku.

Baca juga: 10 Aspek HR Compliance dan Cara Menjalankannya

Jamin Kepatuhan Regulasi dengan Software HRIS LinovHR

Mengikuti perubahan peraturan ketenagakerjaan, mulai dari UU Ketenagakerjaan, aturan BPJS, hingga pajak PPh 21, bukan hal yang mudah bagi HR. 

Kesalahan kecil seperti salah perhitungan pajak atau pengelolaan jam kerja yang tidak sesuai aturan bisa berujung pada sanksi dan merugikan perusahaan.

Untuk mengatasi tantangan tersebut, LinovHR hadir sebagai software HRIS terintegrasi yang membantu perusahaan memastikan kepatuhan regulasi secara otomatis.

Sistem ini dirancang agar setiap fungsi HR berjalan sesuai aturan terbaru, sehingga HR dapat bekerja lebih tenang dan efisien.

Melalui modul Payroll, LinovHR menghitung gaji, lembur, iuran BPJS, hingga potongan PPh 21 sesuai regulasi terbaru, sehingga HR tidak perlu khawatir akan kesalahan perhitungan. 

Sementara itu, modul Time Management memastikan jadwal kerja, shift, dan cuti karyawan selalu sesuai dengan ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan.

Selain itu, modul Personal Administration menyimpan seluruh data penting seperti kontrak kerja dan informasi personalia secara aman dan terstruktur. 

Dengan begitu, perusahaan selalu siap jika membutuhkan dokumen untuk pelaporan legal.

Dengan LinovHR, kepatuhan terhadap regulasi bukan lagi pekerjaan rumit. Sistem ini tidak hanya menyederhanakan administrasi, tapi juga menjadi partner terpercaya HR dalam mengurangi risiko hukum.

Ajukan demo gratis sekarang jika Anda ingin merasakan manfaatnya langsung!