Perencanaan anggaran HR merupakan salah satu aspek terpenting dalam memastikan operasional perusahaan berjalan efektif dan efisien.
Tanpa HR budgeting yang terstruktur, perusahaan bisa menghadapi pembengkakan biaya, kekurangan dana di tengah tahun, hingga kesulitan dalam mendukung program penting seperti rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
Oleh karena itu, HR perlu memahami cara menyusun anggaran yang tepat, mulai dari komponen biaya, metode penyusunan anggaran, hingga contoh HR budgeting template yang bisa langsung digunakan.
Artikel ini akan membahas semuanya secara lengkap dan praktis.
Key Takeaways
- HR budgeting membantu mengontrol biaya SDM agar operasional lebih efisien dan terencana.
- Anggaran mencakup rekrutmen, pelatihan, kompensasi, operasional HR, dan teknologi seperti HRIS.
- Template dan monitoring rutin mempermudah penyusunan anggaran yang akurat.
Apa itu HR Budgeting?
HR budgeting adalah proses perencanaan dan pengalokasian anggaran yang digunakan untuk memenuhi seluruh kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia dalam periode tertentu, biasanya satu tahun.
Di dalamnya, HR menyusun rencana biaya untuk berbagai aktivitas penting seperti rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, kompensasi dan tunjangan, manajemen kinerja, kebijakan karyawan, hingga kebutuhan operasional dan administratif departemen HR.
HR budgeting harus dilakukan secara sistematis dan berbasis data karena SDM merupakan aset paling penting dalam perusahaan.
Perusahaan biasanya meninjau pengeluaran tahun sebelumnya, kebutuhan tahun berjalan, rencana ekspansi, serta proyeksi jumlah karyawan ke depan agar anggaran tetap terukur dan tidak habis di tengah jalan.
Dalam praktiknya, terdapat beberapa pendekatan umum dalam menyusun HR budgeting:
- Incremental budgeting: anggaran disusun berdasarkan data tahun sebelumnya dengan penyesuaian tertentu, misalnya peningkatan biaya benefit atau penambahan program pelatihan.
- Zero-based budgeting: penyusunan anggaran dimulai dari nol dan hanya fokus pada kebutuhan aktual tahun mendatang, cocok untuk perusahaan yang memiliki prioritas baru seperti perekrutan besar-besaran.
- Flexible budgeting: anggaran bersifat adaptif terhadap perubahan bisnis sepanjang tahun, banyak digunakan oleh perusahaan baru, UMKM, atau industri musiman.
Dengan HR budgeting yang tepat, perusahaan dapat memastikan seluruh fungsi HR berjalan optimal, efisien, dan mendukung strategi bisnis jangka panjang.
Baca juga: 5 Tips Menyusun Anggaran HRD dengan Baik dan Tepat
Mengapa HR Budgeting Penting untuk Perusahaan?
Perencanaan HR budgeting memberikan banyak manfaat strategis bagi perusahaan, mulai dari efisiensi biaya hingga peningkatan kinerja SDM. Berikut manfaat utamanya:
Mengontrol penggunaan anggaran secara efektif
HR budgeting membantu perusahaan mencegah pengeluaran berlebihan maupun kekurangan, sehingga setiap biaya SDM dapat dialokasikan dengan lebih akurat dan terukur.
Meningkatkan stabilitas dan mengurangi turnover karyawan
Dengan anggaran yang tertata, perusahaan dapat berinvestasi pada pelatihan, pengembangan, dan kesejahteraan karyawan. Semua itu adalah faktor yang berpengaruh langsung pada retensi dan employer branding.
Memahami kebutuhan SDM secara lebih jelas
HR dapat memetakan kebutuhan rekrutmen, pelatihan, hingga kompensasi dengan lebih baik, sehingga perusahaan mendapatkan talenta yang tepat sesuai kebutuhan.
Memonitor dan menyesuaikan anggaran secara berkala
HR budgeting memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan anggaran apabila terjadi perubahan ekonomi, kebijakan internal, atau kebutuhan operasional perusahaan.
Meningkatkan efisiensi dan peluang penghematan biaya
Perencanaan yang matang membuat HR dapat mengidentifikasi area yang bisa dioptimalkan tanpa mengorbankan kualitas layanan HR, sehingga anggaran lebih efisien.
Komponen Utama dalam HR Budgeting
Agar perencanaan anggaran SDM lebih terarah, HR budgeting harus mencakup berbagai komponen penting yang mendukung operasional HR sepanjang tahun. Beberapa elemen utama yang wajib masuk dalam perhitungan adalah:
1. Rekrutmen dan Onboarding
Proses rekrutmen membutuhkan alokasi anggaran yang mencakup pemasangan iklan lowongan, job fair, asesmen kandidat, wawancara, hingga biaya onboarding.
Perusahaan juga harus mempertimbangkan anggaran untuk headhunter apabila diperlukan, serta biaya pemeriksaan latar belakang kandidat.
2. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
HR perlu menyusun anggaran untuk training, sertifikasi, e-learning, workshop, dan program peningkatan keterampilan lainnya. Termasuk juga biaya perjalanan, konsumsi, akomodasi, serta lisensi platform LMS.
Komponen ini krusial karena pelatihan berkontribusi pada peningkatan performa dan retensi karyawan.
3. Remunerasi, Kompensasi, dan Benefit
Bagian ini mencakup gaji pokok, tunjangan, insentif, bonus, pembayaran lembur, THR, pesangon, serta iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
HR juga dapat menggunakan pendekatan 3P (Pay for Position, Pay for Person, Pay for Performance) untuk menyusun struktur remunerasi yang adil dan kompetitif.
4. Kesehatan, Keselamatan, dan Kesejahteraan Karyawan
Komponen ini mencakup biaya kesehatan fisik, mental, program keselamatan kerja, perlindungan alat keselamatan, hingga kegiatan wellbeing.
Investasi ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan menurunkan potensi risiko kecelakaan dan turnover.
5. Biaya Operasional HR
Bagian ini mencakup kebutuhan administrasi HR seperti alat tulis kantor, layanan komunikasi, perjalanan dinas, pengelolaan dokumen, jasa profesional, dan utilitas.
Departemen HR juga harus menghitung biaya operasional harian agar kegiatan tetap berjalan efisien.
6. Teknologi dan Sistem HR
Untuk meningkatkan efisiensi, perusahaan perlu menganggarkan solusi teknologi seperti software HRIS, software rekrutmen, aplikasi absensi, sistem payroll, LMS, hingga tools kerja remote.
Investasi ini membantu HR bekerja lebih cepat, terukur, dan minim human error.
Baca juga: Performance Budgeting: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menyusunnya
Cara Membuat HR Budgeting yang Efektif
Menyusun HR budgeting yang efektif membutuhkan perencanaan sistematis agar anggaran SDM selaras dengan kebutuhan bisnis dan mampu mendukung strategi perusahaan. Berikut langkah-langkah yang bisa diterapkan:
1. Kumpulkan Data dan Tentukan Tujuan
Mulailah dengan mengumpulkan data historis seperti biaya rekrutmen, pelatihan, kompensasi, benefit, dan operasional HR di tahun sebelumnya.
Setelah itu, tentukan tujuan HR budgeting perusahaan, misalnya meningkatkan rekrutmen, memperkuat pelatihan, atau menekan turnover. Langkah ini membantu menetapkan arah anggaran secara tepat.
2. Pilih Jenis Pendekatan HR Budgeting
Tentukan apakah perusahaan akan menggunakan incremental budgeting, zero based budgeting, atau flexible budgeting.
Setiap pendekatan memberikan cara berbeda dalam menyusun anggaran, sehingga pemilihannya harus disesuaikan dengan kondisi bisnis dan strategi HR.
3. Identifikasi Komponen Anggaran
Rinci semua komponen utama dalam HR budgeting, seperti biaya rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, remunerasi, benefit, teknologi HR, hingga keselamatan dan kesejahteraan karyawan.
Buat struktur kategori yang jelas agar proses penyusunan anggaran lebih teratur.
4. Buat Estimasi Biaya Secara Detail
Hitung estimasi anggaran untuk setiap komponen berdasarkan data tahun sebelumnya dan proyeksi kebutuhan mendatang. Sertakan potensi perubahan biaya seperti kenaikan gaji, inflasi, biaya asuransi, atau kebutuhan pelatihan tambahan.
5. Bandingkan Estimasi dengan Realisasi
Sediakan kolom realisasi untuk mencatat pengeluaran aktual. Ini memudahkan Anda membandingkan anggaran dengan kondisi nyata, sekaligus mengidentifikasi selisih biaya yang perlu dievaluasi.
6. Pertimbangkan Kebijakan dan Perubahan Eksternal
Perbarui anggaran HR jika ada perubahan regulasi, kebijakan perusahaan, atau kondisi ekonomi seperti kenaikan UMR, perubahan struktur benefit, atau penyesuaian shift kerja di manufaktur.
7. Tentukan Total Anggaran dan Komunikasikan
Jumlahkan seluruh komponen untuk mengetahui total HR budgeting yang dibutuhkan. Kemudian komunikasikan proposal ini kepada pemangku kepentingan, manajemen, finance, dan direksi, untuk mendapatkan persetujuan.
8. Monitoring dan Evaluasi Berkala
Setelah anggaran berjalan, lakukan pemantauan rutin. Bandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran, identifikasi area pemborosan, dan lakukan penyesuaian jika ada prioritas HR atau kondisi bisnis yang berubah.
Contoh HR Budgeting Template
Berikut ini beberapa contoh sederhana HR Budgeting Template yang bisa digunakan:
Contoh Template 1:
| Kategori Anggaran HR | Sub-Kategori / Rincian Biaya | Estimasi Anggaran | Realisasi | Selisih |
| 1. Rekrutmen & Onboarding | Iklan lowongan kerja | Rp… | Rp… | Rp… |
| Job fair / sourcing | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Seleksi & asesmen kandidat | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Onboarding & orientasi | Rp… | Rp… | Rp… | |
| 2. Pelatihan & Pengembangan | Training internal / eksternal | Rp… | Rp… | Rp… |
| Sertifikasi karyawan | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Lisensi LMS / e-learning | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Workshop & pengembangan HR | Rp… | Rp… | Rp… | |
| 3. Kompensasi & Benefit | Gaji pokok | Rp… | Rp… | Rp… |
| Lembur | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Bonus & tunjangan | Rp… | Rp… | Rp… | |
| BPJS & asuransi | Rp… | Rp… | Rp… | |
| 4. Teknologi HR & Administrasi | HRIS / payroll software | Rp… | Rp… | Rp… |
| Perangkat kerja HR | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Administrasi & operasional | Rp… | Rp… | Rp… | |
| 5. Kesejahteraan & Keselamatan Karyawan | Program kesehatan mental | Rp… | Rp… | Rp… |
| Well-being activities | Rp… | Rp… | Rp… | |
| Program keselamatan kerja | Rp… | Rp… | Rp… |
Contoh Template 2:
Contoh Template 3:
Baca juga: Apa Itu Zero Based Budgeting dan Seperti Apa Contohnya?
Tips Mengelola HR Budget agar Lebih Efisien
Agar HR budgeting dapat berjalan optimal dan mendukung strategi bisnis, HR perlu menerapkan pengelolaan anggaran yang lebih terencana dan berbasis data.
Berikut beberapa tips yang bisa membantu Anda mengelola HR budget secara lebih efisien:
1. Identifikasi area dengan biaya tertinggi
Mulailah dengan memetakan aktivitas HR yang paling banyak menghabiskan anggaran, seperti rekrutmen posisi strategis atau pelatihan khusus.
Prioritaskan alokasi dana untuk program yang benar-benar memberikan dampak besar bagi performa perusahaan.
2. Tinjau data dan tren pengeluaran HR
Gunakan data historis untuk menganalisis pola pengeluaran di tahun sebelumnya. Dengan memahami tren biaya, seperti peningkatan biaya training atau kebutuhan rekrutmen, Anda dapat membuat HR budgeting yang lebih akurat dan efisien.
3. Gunakan software HR untuk mengurangi biaya manual
Digitalisasi proses HR menggunakan HRIS membantu memangkas biaya administrasi berulang, mulai dari absensi, payroll, hingga manajemen cuti. Dengan otomatisasi, HR dapat menekan pemborosan waktu dan biaya operasional.
4. Buat activity plan yang jelas dan terukur
Activity plan yang terhubung dengan KPI HR membantu memastikan setiap pengeluaran benar-benar mendukung target bisnis. Perencanaan ini juga membuat proses monitoring HR budgeting menjadi lebih mudah dan transparan.
5. Siapkan anggaran cadangan untuk situasi tak terduga
Dinamika bisnis sering memunculkan kebutuhan mendadak seperti perekrutan emergency, kenaikan biaya training, atau pengembangan teknologi HR baru. Cadangan anggaran membantu perusahaan tetap responsif tanpa mengganggu alokasi utama.
Optimalkan HR Budgeting dengan Software HRIS LinovHR
Mengelola anggaran HR tidak cukup hanya dengan perencanaan yang rapi. Sebab, cara kerja HR sehari-hari juga sangat memengaruhi efektivitas biaya.
Oleh karena itu, Software HRIS LinovHR hadir untuk membantu perusahaan bekerja lebih efisien melalui proses yang sepenuhnya terotomatisasi.
Mulai dari pencatatan absensi, pengajuan cuti, pengelolaan payroll, penjadwalan shift, hingga pengaturan pelatihan karyawan, semuanya dapat dikelola otomatis tanpa pekerjaan manual yang menyita waktu.
Setiap modul LinovHR saling terintegrasi, sehingga HR tidak perlu lagi mengelola data di banyak tempat atau mengulang input yang sama.
Selain mengurangi risiko kesalahan, otomatisasi ini juga membuat operasional lebih hemat biaya, proses lebih cepat, dan data yang dihasilkan lebih akurat serta real-time. Hal tersebut sangat membantu dalam menyusun HR budgeting yang lebih tepat sasaran.
Dengan LinovHR, perusahaan bisa fokus mengalokasikan anggaran ke program HR yang benar-benar strategis, seperti pengembangan kompetensi atau peningkatan kesejahteraan karyawan, tanpa terbebani biaya administratif yang tidak efisien.
Hal ini membuat LinovHR menjadi pilihan ideal bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan anggaran HR secara cerdas dan berkelanjutan.
Siap mengoptimalkan anggaran HR perusahaan Anda?
Ajukan demo gratis sekarang dan rasakan bagaimana otomatisasi HR dapat memangkas biaya operasional secara signifikan!
