Payroll merupakan sistem administrasi penggajian yang dilakukan suatu badan usaha secara rutin baik mingguan ataupun bulanan.
Bagi sebuah perusahaan, kegiatan payroll tentu sangat penting karena menyangkut pengalokasian keuangan perusahaan.
Hal yang perlu diketahui adalah kegiatan payroll tidak hanya soal mengalokasikan kompensasi tetapi juga menyangkut proses adminstrasi yang tidak sedikit seperti pajak, BPJS, perhitungan lembur, dan lain sebagainya.
Tak heran meskipun merupakan kegiatan rutin, payroll akan memakan banyak waktu dan tenaga.
Oleh karena banyaknya tugas yang harus dilakukan dalam proses payroll, setidaknya ada dua hal yang bisa dipilih perusahaan untuk mengatasinya.
Pertama ialah dengan mempekerjakan payroll specialist atau pilihan kedua dengan menggunakan jasa payroll outsourcing. Dari keduanya, tentu memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing.
Agar pilihan perusahaan Anda tepat, berikut pembahasan LinovHR tentang keduanya.
Kelebihan Merekrut Payroll Specialist
Mempekerjakan karyawan yang ahli atau spesialis dibidang payroll menjadi salah satu pilihan untuk mengatasi hal yang rumit dari pengerjaan administrasi penggajian.
Mempekerjakan payroll spesialist seperti ini tentu memiliki keunggulan yang menguntungkan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Mudah Dikontrol
Oleh karena pekerja spesialis berstatus karyawan tetap, maka tentu perusahaan bisa lebih mudah mengontrol pekerjaannya.
Dalam kondisi tertentu, perusahaan juga bisa mengakses data secara langsung. Jika ada perubahan pun, pihak manajemen dapat berkomunikasi secara langsung.
2. Biaya Tetap
Sebagai pekerja tetap, payroll specialist tentu memiliki gaji yang sudah pasti. Artinya, perusahaan cukup menyiapkan kompensasi sebagaimana aturan dan kesepakatan tanpa khawatir ada biaya-biaya tambahan.
3. Informasi Lebih Aman
Dalam dunia bisnis tentu akan ada data-data yang sensitif dan rahasia.
Ketika anda menggunakan jasa payroll specialist, maka data tersebut bisa lebih aman dari kebocoran ke pihak luar yang mengancam keberlanjutan bisnis.
Jika pun ada suatu kebocoran, maka pengendaliannya menjadi lebih mudah karena akses ke penanggung jawab bisa secara langsung.
4. Bisa Menjadi Mentor untuk Karyawan Lain
Mempekerjakan payroll specialist juga bisa memberi manfaat sampingan.
Manfaat tersebut adalah mereka bisa menjadi mentor untuk karyawan lain yang ingin dilatih sebagai payroll specialist.
Kekurangan Merekrut Payroll Specialist
Selain beberapa keuntungan diatas, mempekerjakan payroll specialist juga memiliki beberapa kekurangan yang diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Biaya Bisa Lebih Mahal
Mempekerjakan payroll specialist bisa juga membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih mahal. Hal tersebut tentu berkaitan dengan kompensasi.
Semakin berpengalan dan kompeten payroll specialist yang anda rekrut, maka akan semakin mahal pula biaya yang dikeluarkan untuk menggaji karyawan tersebut.
2. Kebocoran Informasi ke Internal
Meskipun bisa lebih aman untuk kebocoran data ke pihak luar, tetapi kerawanan akan kebocoran informasi sensitif dan rahasia justru berpeluang terjadi secara internal.
Hal ini dimungkinkan karena payroll specialist bekerja di kantor dengan berbagai fasilitas yang sama.
Konflik kepentingan bisa berpeluang terjadi di internal perusahaan.
3. Human Erorr Menjadi Lebih Besar
Human erorr bisa terjadi oleh payroll specialist internal perusahaan maupun payroll outsourcing.
Apabila anda merekrut payroll specialist yang memiliki pengalaman yang masih dibawah 5 tahun dengan alasan lebih efisien dari segi biaya, maka kemungkinan besar human erorr dapat terjadi.
Human erorr bisa berupa kesalahan hitung ataupun yang berhubungan dengan Peraturan pemerintah (PPh 21/BPJS).
Baca Juga: 7 Kerugian Akibat Sistem Payroll Yang Buruk
Keunggulan Menggunakan Jasa Payroll Outsourcing
Berbeda dengan mempekerjakan payroll specialist, menggunakan jasa payroll outsourcing artinya perusahaan memberikan pekerjaan payroll kepada pihak ketiga.
Pihak ketiga itulah yang akan mengutus ahli-nya untuk mengurusi payroll di perusahaan Anda. Bisa dikatakan, pekerja tersebut menjadi karyawan kontrak saja.
Banyak perusahaan menggunakan jasa payroll outsourcing karena dipercaya memiliki keunggulan yang menguntungkan perusahaan. Keunggulan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Menghemat Biaya Operasional
Keunggulan yang paling sering menjadi pertimbangan perusahaan untuk memakai jasa payroll outsourcing adalah bisa mengurangi biaya operasional.
Hal tersebut karena perusahaan hanya membayar sesuai paket pekerjaan yang diinginkan saja.
2. Perusahaan Bisa Fokus Pada Pekerjaan Inti
Meskipun penting, pekerjaa payroll bukan termasuk bagian inti produksi. Artinya, pekerjaan tersebut menjadi tidak menguntungkan apalagi jika pekerjaanya terlalu memakan waktu dan tenaga.
Pengusaha harus bisa memprioritaskan aktifitasnya agar mendapatkan lebih banyak produktivitas dengan jumlah waktu yang lebih sedikit.
3. Menjaga Keamanan Data
Seperti yang diungkapkan sebelumnya, penggunaan jasa outsourcing dianggap lebih aman dari kebocoran data ke pihak internal.
Bagi beberapa perusahaan, data-data penting menjadi sangat krusial untuk dijaga kerahasiannya dari kebocoran internal agar tidak terjadi konflik kepentingan.
4. Meminimalisir Human Erorr
Kesalahan perhitungan gaji, PPh 21 dan permasalahan proses payroll lainnya menjadi lebih kecil jika ditangani langsung oleh tim dari layanan payroll Outsourcing.
Tentu saja karena jam terbang mereka yang tinggi dan diiringi oleh skill yang mumpuni menjadi menjadi faktor utama yang menjadikan proses payroll di perusahaan anda menjadi terlaksana dengan baik.
Baca Juga: 7 Alasan Mengapa Harus Menggunakan Payroll Outsourcing
Kekurangan Menggunakan Jasa Payroll Outsourcing
Selain ketiga hal diatas, menggunakan jasa Payroll Outsourcing juga akan memiliki kelemahan yang harus dipertimbangkan. Kelemahan tersebut diantaranya adalah.
1. Tidak Memiliki Kontrol Langsung
Ketika perusahaan Anda menggunakan jasa payroll outsourcing, maka ada kemungkinan tidak memiliki akses instan.
Ketika ada hal-hal yang harus dicek, Anda mungkin akan kesulitan karena tidak bisa secara langsung memeriksanya. Kontrol yang menjadi terbatas inilah yang harus dipertimbangkan.
2. Tingkat Kepercayaan yang Rendah
Apabila anda baru saja menggunakan jasa payroll outsourcing sebagai pihak ketiga di luar perusahaan yang nantinya akan mengelola proses payroll perusahaan anda, tingkat kepercayaan yang rendah menjadi hal yang turut dihantui oleh manajemen.
Mereka takut data mereka akan bocor. Padahal, hal ini dapat menyulitkan tim payroll outsoutcing untuk bekerja secara maksimal
Baca Juga : Percayakan Pengelolaan Payroll Outsourcing Kepada LinovHR
3. Pembayaran Ekstra
Kemungkinan lain yang bisa terjadi ketika menggunakan jasa payroll outsourcing adalah adanya biaya ekstra untuk layanan ekstra.
Kemungkinan tersebut bisa terjadi karena dalam perjalanannya, Anda mungkin membutuhkan sesuatu yang tidak termasuk dalam paket pekerjaan yang Anda pilih di awal. Oleh karena itu, perhatikanlah dengan seksama sebelum memilih layanan payroll outsourcing
Baca Juga: Mengenal HRIS Specialist: Peran dan Tanggung Jawabnya
Menggunakan Payroll Specialist atau Software Payroll Semua Bisa dengan LinovHR
Payroll outsourcing LinovHR menjadi solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan anda dalam mengelola proses payroll perusahaan menjadi lebih profesional dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
Jasa payroll dari LinovHR didukung oleh para payroll specialist yang telah berpengalaman dalam mengelola payroll perusahaan.
Perhitungan yang dilakukan menggunakan Software Payroll Indonesia dengan fitur terbaik dan terlengkap sehingga dapat dipastikan semua perhitungan akan sangat akurat.
Itulah perbedaan berupa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing pilihan antara hire payroll specialist dan jasa payroll outsourcing.
Pada hakikatnya, keduanya memiliki keunggulannya masing-masing. Namun demikian, Anda harus tetap bijak memilih yang paling tepat dengan kebutuhan perusahaan.
