Di era digital ini kita semakin dimudahkan dalam segala urusan termasuk sistem perkantoran.
Salah satunya adalah penggajian. Banyak perusahaan saat ini yang mulai memanfaatkan HR payroll software sebagai solusi dalam membantu perusahaan mengelola sistem penggajian karyawannya.
Dalam urusan payroll, perusahaan harus melakukannya secara tepat dan disiplin karena ini berhubungan dengan kesejahteraan karyawan.
Apabila karyawan mengalami kendala atau keterlambatan dalam menerima gaji, maka risikonya akan berdampak pada kualitas kerja karyawan tersebut.
Untuk itulah software payroll hadir guna membantu HR dan perusahaan mengelola sistem penggajian karyawan. Baik itu yang pokok maupun yang sifatnya tambahan seperti tunjangan, iuran BPJS, kompensasi lembur, bonus, dan lain sebagainya.
Di dalam software payroll seluruh komponen yang ada akan dihitung sehingga HRD hanya perlu mengatur dan mengelompokkan komponen tersebut untuk masing-masing karyawan.
Biasanya, software payroll terbaik dapat memenuhi memenuhi semua kebutuhan terkait penggajian karyawan.
Apa itu Software Payroll
Sistem software payroll adalah program software yang dirancang untuk mengatur semua tugas pembayaran gaji karyawan dan pengarsipan pajak.
Tugas-tugas ini termasuk melacak absensi menghitung upah, perhitungan pajak, mencetak slip gaji dan mengirimkan gaji, hingga membuat laporan.
Semua perhitungan payroll dalam software berjalan sistematis dan otomatis sesuai aturan dan undang-undang yang berlaku di Indonesia mengenai ketenagakerjaan.
Sebagian besar software payroll secara otomatis diperbarui setiap kali undang-undang atau aturan mengenai pajak berubah. Sehingga perhtiungan yang dilakukan pun tepat dan cermat.
Fungsi Software Payroll
Software payroll memiliki beberapa fungsi utama yang harus berjalan sejajar dengan kinerja HRD.
Harap menjadi catatan bahwa software payroll bukanlah pengganti dari HRD, melainkan berperan sebagai asisten HRD untuk melaksanakan fungsi-fungsi tertentu. Fungsi dari software payroll adalah:
- Mempermudah pendataan HRD
- Mengelola dan menghitung gaji karyawan
- Membantu perhitungan pajak dan iuran tertentu
- Membuat data absensi, laporan gaji, dan laporan lainnya.
- Mencetak laporan tertentu untuk kepentingan pengambilan keputusan
Baca Juga: Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban Karyawan
Manfaat Software Payroll
Perhitungan dan pengolahan gaji karyawan merupakan kegiatan tim HRD yang paling memakan waktu.
Dengan menggunakan software payroll, perusahaan dan tim HRD akan menikmati berbagai macam manfaat untuk proses payroll bulanan.
1. Menghindari Kesalahan
Proses payroll rawan kesalahan oleh manusia saat dilakukan secara manual. Kesalahan perhitungan gaji akan menyebabkan kekecewaan dari karyawan yang membawa kehilangan kepercayaan atas perusahaan itu sendiri.
Otomatisasi pada software payroll akan menghindari perhitungan dan pengolahan gaji karyawan. Gaji bulanan karyawan pun terhitung secara akurat.
2. Menghemat waktu
Perhitungan dan pengolahan melibatkan berbagai macam komponen dari data karyawan, seperti besar gaji yang berbeda tiap jabatan, iuran BPJS kesehatan potongan pajak, absensi, dan sebagainya.
Sinkronisasi semua komponen tersebut akan berlangsung sangat lama dan melelahkan jika dilakukan secara manual.
Dengan software payroll, tim HRD akan cepat untuk menginstansiasi komponen tersebut dengan saling terkait satu sama lain, sehingga perhitungan dan pengelolaan pun berjalan lebih cepat.
3. Menyimpan Data Karyawan Lebih Rapi
Software payroll memungkinkan organisasi kegiatan dan penyimpanan data lebih efisien. Penyimpanan atau karyawan file data secara manual rentan akan resiko kerusakan dan kesalahan.
Data pada karyawan meliputi gaji, sertifikat atau karyawan nomor, alamat, riwayat penyakit, dan lain-lain.
Kehadiran software payroll memungkinkan perusahaan untuk menyimpan semua data digital menggunakan server. Aplikasi software payroll perusahaan juga lebih ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas (paperless).
Baca Juga: Teknik Publik Speaking Jitu untuk Karyawan
4. Kerahasiaan Dijamin
Seperti yang diketahui, data dan elemen dari gaji karyawan adalah hal yang bersifat rahasia. Sering kali terjadi manipulasi data gaji karyawan oleh orang yang tak bertanggung jawab atau peretasan dari pihak luar perusahaan.
Sistem payroll melindungi semua data yang tersimpan di dalam cloud atau server.
Data-data yang tersimpan akan diproteksi dengan keamanan berlapis yang dirancang oleh rangkaian kode sistematis. Akses untuk data karyawan hanya dibatasi untuk orang-orang tertentu yang memiliki kepentingan.
5. Membangun Transparansi
Software payroll juga menjembatani antara HRD, pimpinan perusahaan, dan karyawan untuk mengetahui perhitungan gaji masing-masing sesuai perhitungan gaji yang bersangkutan.
Semua sistem dirancang rahasia dengan tingkat keamanan tinggi.
Namun, karyawan dapat melihat perhitungan gaji mereka jika dibutuhkan dengan jelas dan runtut sehingga tim HRD menjadi jauh lebih transparan dalam pengelolaan gaji.
Pencarian data lain semisal absensi pun dapat dengan cepat dan jelas terlihat pada software payroll.
6. Meningkatkan Fokus HRD
Tim HRD akan sangat terfasilitasi oleh kehadiran software payroll. Hal ini karena semua tugas-tugas administrasi yang menyita waktu lama dan rawan kesalahan manusia.
Software Payroll akan meningkatkan kinerja perusahaan secara otomatis karena tidak perlu repot mengurusi kekeliruan yang dihasilkan perhitungan payroll manual.
Staf HRD akhirnya memiliki banyak waktu untuk lebih fokus pada pengembangan kinerja karyawan.
Baca Juga: Harga Software Payroll Berbeda-beda, Apa Faktornya?
7 Rekomendasi HR Payroll Software
Setelah memahami apa itu software payroll beserta fungsi dan manfaatnya, berikut ini kami sajikan 7 rekomendasi HR payroll software yang bisa kamu coba.
1. HR Payroll Software LinovHR
HR payroll software dari LinovHR merupakan software HRD yang dapat mempermudah perusahaan dan HR untuk melakukan penggajian karyawan. Banyak fitur yang bisa didapatkan dari software LinovHR ini, seperti reimbursement, payroll group, e-payroll, slip gaji, hingga tax calculator.
Software payroll dari LinovHR ini sangat praktis dan juga mudah untuk digunakan sehingga sistem penggajian pun akan sangat terjamin kelancarannya.
Tidak hanya itu, dengan menggunakan HR payroll software dari LinovHR ini Anda akan mendapatkan kemudahan dalam hal pembayaran pajak karyawan.
Lalu bagaimana soal keamanan penyimpanannya?
Tenang, bersama LinovHR, penyimpanan informasi data-data bank perusahaan Anda aman. Anda bisa memanfaatkan fitur “Payment Method” yang berfungsi menyimpan seluruh metode pembayaran yang Anda gunakan pada transaksi keuangan perusahaan.
Dalam melakukan penggajian karyawan ada beberapa komponen yang seringkali membuat HR kerepotan dalam mengelompokkannya.
Untuk mengatasi hal tersebut HR software payroll dari LinovHR menyediakan fitur “Payroll Component” untuk mengelola komponen payroll apa saja yang diterima oleh karyawan. Mulai dari gaji, pokok, tunjangan, BPJS, transportasi, jaminan pensiun, dan lain-lain.
Tidak hanya itu, LinovHR juga membantu memudahkan Anda dalam mengatur proses pembayaran dengan mengelompokkannya ke dalam grup menggunakan fitur “Payroll Group LinovHR”.
Fitur ini dapat membantu Anda dalam pengelompokkan payroll saat tahap pembayaran, mulai dari periode pembayaran, tanggal pembayaran, metode pembayaran, tax, hingga currency.
Soal ketepatannya sudah dijamin karena perhitungan pajak dengan software payroll dari LinovHR ini memiliki konsultan perpajakan yang bisa menjamin akurasi perhitungan pajak sesuai dengan peraturan Undang-Undang yang berlaku.
Untuk membuat laporan payroll anda dapat memanfaatkan fitur e-payroll. Pemilihan laporan dapat berdasarkan tahun, periode, project, hingga bank payroll yang digunakan.
2. Gusto
Gusto adalah platform yang menggabungkan perangkat lunak penggajian dan fitur administrasi. HR payroll software Ini dirancang untuk usaha kecil. Selain itu, ini memungkinkan perusahaan-perusahaan ini dengan mudah mengelola kebutuhan SDM anggota staf mereka.
Selain itu, aplikasi ini menawarkan fitur penggajian yang solid, antarmuka pengguna yang dirancang dengan baik, dan alat otomatisasi dan inovasi yang mengesankan.
3. OnPay
OnPay mudah digunakan karena memiliki fungsionalitas yang banyak, menjadikannya salah satu solusi paling populer di kategorinya. Produk ini dirancang untuk melayani perusahaan kecil dan menengah karena memiliki banyak sekali aplikasil.
Sistem cloud-deployed ini dapat memudahkan tidak hanya proses penggajian tetapi juga mengotomatisasi pengajuan pajak dan prosedur pembayaran.
Data penggajian seperti jam, tip, reimbursement, dan bonus dengan mudah dimasukkan ke dalam sistem, yang juga dapat mengelola proses terpisah seperti kompensasi dan asuransi.
4. Paycor
Paycor adalah platform HR yang komprehensif dengan solusi penggajian yang kuat dan kemampuan manajemen SDM yang digabung menjadi satu.
Sebagai salah satu sistem HRIS teratas saat ini, Paycor mencakup dari perekrutan, orientasi, pajak, penggajian hingga pelaporan, dan segala sesuatu di antaranya. Dasbornya sangat intuitif, dan fiturnya bisa sangat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.
5. Toast Payroll
Dirancang untuk restoran, Toast Payroll membantu pemilik restoran dan manajer memudahkan proses tenaga kerja dan penggajian mereka. Perangkat lunak ini juga menawarkan fitur yang memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah.
Perangkat lunak ini memastikan bahwa Anda dan tim Anda dapat mempertahankan waktu yang akurat bahkan tanpa perhitungan manual. Toast Payroll menyinkronkan informasi antara Payroll ke POS dengan mulus, memastikan keakuratan data.
6. Paybooks
Paybooks adalah solusi penggajian berbasis web yang membantu pengguna memudahkan proses penggajian dan alur kerja karyawan. Software ini menyederhanakan campuran fungsionalitas yang kuat dan desain UI yang intuitif.
Selain itu, platform ini memiliki dasbor cerdas yang dilengkapi dengan fitur untuk mempermudah tugas dan proses penggajian.
Namun, itu dirancang untuk digunakan di India. Jadi, jika Anda memiliki cabang di India, ini akan bekerja dengan baik untuk Anda.
7. QuickBooks
Quickbooks adalah salah satu dari banyak produk software payroll yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan payroll khususnya perusahaan dengan jumlah karyawan terbatas.
Baca juga: Rekomendasi Software Payroll Terbaik untuk Perusahaan
Setelah mengetahui berbagai informasi mengenai software payroll yang beragam, penting bagi Anda untuk memilih software yang tepat untuk keberlangsungan bisnis perusahaan Anda.
Salah satu software payroll yang dapat anda pilih adalah Software Payroll Indonesia LinovHR. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa LinovHR memiliki fitur terlengkap untuk mengelola payroll didalam perusahaan anda. Sehingga manajemen payroll didalam perusahaan anda menjadi lebih cepat, tepat dan akurat.
Semoga pembahasan di atas dapat bermanfaat!
