payroll management system

Payroll Management System: Pengelolaan Gaji Tepat Akurat

Semua perusahaan berkewajiban untuk membayarkan gaji karyawan mereka sebagai bentuk kompensasi atas kinerja karyawan tersebut. Namun, akan sangat sulit jika semua gaji karyawan dihitung secara manual. Jumlah karyawan yang banyak menjadi alasan mengapa perhitungan manual tidaklah efisien. Padahal, gaji karyawan harus dihitung dan diterima karyawan tepat waktu. Payroll Management System adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efektivitas penggajian bulanan. 

 

Apa yang Dimaksud Payroll Management System? 

Istilah payroll mungkin sudah cukup familiar khususnya bagi HRD.  Namun apa yang dimaksud dengan payroll management system? Sederhananya,  payroll management system adalah sebuah perangkat lunak yang mampu memproses penggajian karyawan dari komponen dan informasi yang berbeda secara otomatis dalam kesatuan sistem. Berbagai komponen gaji seperti kehadiran, bonus kinerja, tunjangan, dan lain-lain dapat diintegrasikan dengan baik sehingga menghasilkan perhitungan yang akurat. System ini juga dapat membantu HRD dalam pembuatan laporan payroll dengan cepat dan tepat.  

 

Mengapa Perusahaan Butuh Payroll Management System? 

Setiap perusahaan divisi yang berbeda seperti sales, accounting, IT, HRD, dan sebagainya HRD inilah yang bertanggung jawab untuk mengelola karyawan semua divisi. HRD diwajibkan untuk menjaga kesejahteraan karyawan memproses administrasi karyawan termasuk penggajian. Jumlah HRD dalam suatu perusahaan cenderung terbatas jika dibandingkan dengan total karyawan dari banyak divisi lain. Dapat dikatakan jika HRD memiliki job load yang cukup banyak. HRD pun harus selalu aware terhadap berbagai perubahan seputar ketenagakerjaan.

 

Semakin lama, tugas HRD semakin banyak dan membuat tugas administrasi seperti penggajian menjadi terbengkalai. Padahal, gaji adalah faktor utama motivasi kerja karyawan. Untuk mencegah terbengkalainya penggajian, perusahaan dapat menggunakan payroll management system. Berbagai aktivitas seputar penggajian seperti melacak pemotongan pajak, penambahan bonus, pencairan dana reimburse, dan sebagainya bisa diproses cepat tanpa perlu meninggalkan tugas lainnya. Dengan begitu, proses penggajian dapat berjalan baik tanpa adanya berbagai masalah seperti telat kirim gaji, miskalkulasi, dan lainnya. 

 

Apa Manfaat Payroll management system? 

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem ini dapat meningkatkan kinerja HRD. Namun, manfaatnya tidak hanya itu. Kehadiran sistem payroll inidapat memberikan manfaat lain sebagai berikut: 

 

Menyederhanakan Proses Penggajian

Proses penggajian bulanan terkenal memakan waktu lama dan rumit. Berkat kehadiran sistem payroll, penggajian bulanan dapat diotomatisasi. Selain itu, sistem juga terintegrasi dengan sistem lain yang melibatkan komponen gaji seperti kehadiran. HRD tidak perlu melakukan entry kehadiran manual kedalam sistem.  Sehingga semua proses dalam penggajian bulanan lebih sederhana. 

 

Akurat

Otomatisasi dan integrasi dapat menghilangkan berbagai kesalahan dalam proses penggajian menjadi lebih akurat. Kesalahan seperti salah menghitung gaji pun tidak akan ditemukan lagi. Keakuratan perusahaan dalam memproses gaji karyawan menandakan jika perusahaan adalah organisasi yang kredibel dalam mengelola karyawan. 

 

Hemat Waktu

Karena semua proses penggajian dilakukan otomatis, HRD dan perusahaan akan menghemat banyak waktu. Waktu yang tersisa dapat digunakan oleh HRD untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan tingkat urgensi tinggi seperti sukesi jabatan atau rekrutmen kandidat terbaik. Dengan begitu sumber daya manusia tetap terjaga kualitasnya. 

 

Data Terpusat

Sentralisasi atau data yang terpusat menjadi keunggulan tersendiri dari payroll management system. Didukung oleh cloud based server, payroll management system dapat menyimpan ratusan bahkan ribuan informasi karyawan terkait penggajian dengan aman dan rahasia. HRD dan pihak yang berwenang dalam perusahaan mempunyai akses informasi tersebut kedalam server serta dapat mengaksesnya dimana saja dan kapan saja.

 

Baca Juga: Keunggulan Software Cloud Server dalam Manajemen SDM

 

Otomatisasi Slip Gaji dan Laporan Payroll

Manfaat terakhir yang bisa dirasakan adalah otomatisasi slip gaji dan laporan payroll. HRD cukup klik salary slip untuk mencetak slip gaji dan payroll report untuk menghasilkan laporan payroll, maka sistem otomatis menghasilkan dokumen yang dibutuhkan. HRD dapat mengkostumisasi tampilan laporan payroll sesuai kebutuhan agar lebih dimengerti oleh user. 

 

Bagaimana Cara Mendapatkan Payroll Management System Terbaik? 

Tidak semua perusahaan mampu mengembangkan sebuah sistem sendirian. Biasanya hal ini disebabkan oleh terbatasnya sumber daya manusia dan kemampuan perusahaan. Perusahaan dapat memilih vendor yang menawarkan solusi atas kebutuhan perusahaan ini. Namun, bagaimana memilih payroll management system diantara banyak penawaran dari berbagai vendor di luar sana? 

LinovHR adalah vendor yang berpengalaman dalam membantu dan menyediakan solusi pengelolaan sumber daya manusia. Didukung tim yang handal, LinovHR menawarkan payroll management system yang dapat membuat proses penggajian yang awalnya lama dan tak akurat menjadi cepat dan akurat. Segera tinggalkan proses penggajian manual yang tak efisien dan efektif dengan beralih ke LinovHR! Dapatkan uji coba gratis melalui tautan berikut ini. linovhr.com/free-trial/