Perubahan merupakan hal yang tidak bisa dihindari dalam dunia kerja, terutama di tengah perkembangan teknologi digital tentu mempengaruhi tuntutan pasar sampai budaya kerja melakukan perubahan untuk penyesuaian dan mempertahankan bisnis. Kurangnya persiapan, komunikasi yang lemah, dan minimnya keterlibatan karyawan dalam proses transisi tersebut menjadi faktor umum mengapa perubahan di tempat kerja cenderung mengalami kegagalan terus menerus.
HR mempunyai tanggung jawab dalam memastikan perubahan yang telah direncanakan dapat berjalan dengan lancar dan diterima dengan baik oleh keseluruhan pihak yang terlibat di dalamnya. Kenali lebih lanjut mengenai apa saja bentuk perubahan di tempat kerja, mengapa perubahan di tempat kerja sering gagal, penyebab utama terjadinya kegagalan selama masa transisi, sampai tips yang bisa HR lakukan untuk mencegah hal tersebut terjadi.
Apa Saja Bentuk Perubahan di Tempat Kerja?
Perubahan di tempat kerja muncul dalam beberapa bentuk, salah satunya yakni perubahan struktural. Hal ini meliputi pemangkasan anggaran, penggabungan divisi, sampai rotasi jabatan. Bentuk perubahan ini umumnya menjamah posisi dan peran karyawan dalam perusahaan.
Selain perubahan struktural, bentuk perubahan lainnya adalah perubahan sistem kerja. Hal ini meliputi perputaran sistem kerja hybrid, implementasi sistem digital seperti HRIS, sampai dengan perubahan prosedur kerja. Perubahan ini menginginkan perubahan yang signifikan pada keterampilan dan kerja sama tim menjadi lebih baik.
Baca juga : Pentingnya Menerapkan Digital Transformation bagi Perusahaan
Selanjutnya, bentuk perubahan budaya perusahaan mencakup nilai-nilai perilaku dan gaya kepemimpinan yang berbeda. Perubahan budaya ini merupakan bentuk perubahan yang memiliki tingkat kegagalan tinggi, hal ini disebabkan oleh perubahan yang berhubungan erat dengan pola pikir dan pembiasaan kerja karyawan yang sudah ada sejak lama.
Mengapa Perubahan di Tempat Kerja Harus Dilakukan?
Perubahan di tempat kerja tidak hanya berfungsi untuk mempertahankan bisnis di era digital dan penuh tuntutan baru. Perubahan juga dilakukan sebagai bentuk penyesuaian diri dengan dinamika industri yang akan terus berubah, hal ini membantu baik perusahaan maupun karyawan untuk terus berkembang dan beradaptasi dengan perubahan baru.
Perubahan sering kali dibutuhkan untuk memperkuat daya saing perusahaan, meningkatkan efisiensi operasional, sampai dengan mengakomodasi ekspektasi calon karyawan di masa yang akan datang. Perusahaan yang lebih adaptif terhadap perubahan mempunyai kesempatan lebih besar untuk bertahan dan meningkat dengan pesat di tengah bisnis yang kompetitif.
Tentu saja hal ini membutuhkan peran HR untuk menginformasikan pentingnya perubahan kepada karyawan. Saat alasan dan tujuan yang disampaikan mudah dipahami, maka tingkat keberhasilan perubahan tersebut berjalan dengan baik meningkat dan terhindar dari kegagalan.
Penyebab Umum Gagalnya Perubahan di Tempat Kerja
Setelah memahami pentingnya perubahan di tempat kerja, berikut ini 4 penyebab umum terjadinya kegagalan dalam masa perubahan di tempat kerja.
1. Bentuk penyampaian komunikasi yang kurang
Saat ingin merencanakan perubahan, pastikan HR menyampaikan informasi mengenai perubahan tersebut secara jelas dan mudah dipahami oleh karyawan. Cantumkan alasan, tujuan, sampai dengan timeline pelaksanaan perubahan tersebut agar karyawan bisa mempersiapkan segala hal yang diperlukan untuk menghadapi perubahan tersebut dan meminimalisir penolakan.
2. Tidak melibatkan karyawan secara langsung
Jika merencanakan perubahan tidak melibatkan suara karyawan, perencanaan perubahan tersebut berubah menjadi perubahan paksa. Hal ini menciptakan alur adaptasi yang lambat dan menumbuhkan perasaan negatif bagi karyawan karena tidak dilibatkan terlebih dahulu saat merencanakan perubahan.
3. Pemimpin tidak memberikan contoh
Perusahaan yang mempunyai pimpinan inkonsistensi dalam mendukung perubahan juga menjadi penyebab umum terjadinya kegagalan pada masa transisi. Jika atasan tidak memberikan contoh yang tepat, karyawan akan merasa bahwa perubahan tersebut tidak memiliki urgensi dan cenderung menilai inisiatif tersebut tidak wajib diterapkan.
4. Berharap perubahan dapat terjadi dalam sekejap
Alangkah baiknya, perusahaan memiliki perencanaan yang matang dan sistematis sebelum melakukan perubahan. Jika perusahaan terus menerus melakukan perubahan, hal tersebut memicu rasa lelah dan menurunkan produktivitas karyawan baik individu maupun tim.
Tips HR untuk Mencegah Kegagalan Ketika Perubahan Berlangsung
Agar perubahan dapat berlangsung secara optimal dengan langkah yang tepat, berikut ini 5 tips yang bisa HR lakukan untuk mencegah perubahan di tempat kerja mengalami kegagalan.
1. Menyusun strategi perencanaan yang matang
Buatlah perencanaan perubahan yang jelas dengan alasan dan tujuan yang realistis. Tentukan target, timeline pelaksanaan, tim yang bertanggung jawab, sampai aspek keberhasilan agar perubahan. Terapkan metode change management seperti 8 langkah kotter agar strategi perencanaan memiliki panduan yang jelas.
2. Melibatkan karyawan sejak awal
Pastikan Anda melibatkan karyawan dengan perwakilan setiap divisi untuk memberikan masukan dan menyampaikan kegelisahan mereka terhadap perubahan yang ingin dilakukan. Dengan melibatkan peran karyawan, hal ini meningkatkan rasa diperhitungkan keterlibatannya oleh perusahaan dan mempercepat proses adaptasi selama masa transisi.
3. Menggunakan komunikasi dua arah
Tentu penyampaian informasi harus dilakukan dengan jelas, namun peran HR dalam membuka ruang diskusi dan feedback juga diperlukan saat merencanakan perubahan di tempat kerja. HR bisa memanfaatkan media internal seperti email internal perusahaan dan aplikasi ESS (Employee Self Service) untuk menyampaikan update informasi dan menerima masukan dengan mudah dan cepat.
4. Menyediakan training pada leader
Mengadakan pelatihan atau training untuk leader maupun manajer pada setiap divisi untuk membantu HR memperkenalkan perencanaan perubahan sampai mengawasi proses perubahan berlangsung di setiap divisi.
5. Memantau dan mengevaluasi efektivitas
Manfaatkan tools digital seperti software HRIS untuk membantu Anda mengawasi progres, mengevaluasi efektivitas pelaksanaan, serta mengukur tingkat penerimaan karyawan terhadap perubahan yang sedang berjalan.
LinovHR Hadir Sebagai Solusi Terbaik untuk Anda!
Perubahan akan terus terjadi agar perusahaan dapat berkembang dan bertumbuh mengikuti arus dengan penyesuaian yang tepat untuk menghadapi perubahan yang rumit di tempat kerja tersebut, sebagai HR Anda wajib memanfaatkan teknologi untuk membantu perencanaan perubahan secara optimal.Â
Gunakan Software HRIS milik LinovHR untuk memudahkan perencanaan perubahan dengan cara yang sistematis, fitur pengawasan yang canggih dan evaluasi yang mudah digunakan untuk meminimalisir human error selama masa transisi berlangsung. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan rasakan kemudahannya!
