Sistem pembayaran payroll adalah proses pemberian gaji kepada karyawan oleh perusahaan melalui berbagai tahapan. Ada beberapa perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem ini untuk mengatasi masalah penggajian.
Lalu apa kaitannya dengan payroll dengan gaji? Sederhananya payroll merupakan satu sistem penggajian terhadap karyawan dengan tanggal pencarian yang telah ditentukan perusahaan.
Ingin tahu lebih jelasnya? Mari simak dalam artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu Sistem Pembayaran Payroll?
Sistem pembayaran payroll adalah sistem yang dikelola oleh tim HRD dengan menyertakan slip gaji sebagai bukti dari upah yang telah diberikan perusahaan kepada karyawannya. Di dalam proses pembayaran payroll ada beberapa tahapan yang harus dilalui sebelum akhirnya gaji sampai ke tangan karyawan.
Sementara itu, dalam sistem payroll sendiri perhitungan gaji akan dicantumkan secara detail dalam slip gaji yang meliputi:
- Gaji pokok
- Tunjangan
- Bonus atau insentif
- Iuran BPJS
- Potongan pajak
- Total penghasilan kotor
- Gaji bersih atau take home pay
Baca Juga: Sistem Penggajian Karyawan Swasta Menurut UU Ketenagakerjaan
Apa Saja Tahapan Dalam Sistem Pembayaran Payroll
Setiap nominal yang tertera pada gaji karyawan dipengaruhi oleh beberapa faktor sehingga tim HR dan juga finance membutuhkan rencana yang matang. Secara umum, sistem pembayaran payroll dibagi menjadi 3 tahapan, yaitu:
1. Pre-payroll
Pada tahap awal ini, perusahaan akan lebih menentukan kebijakan terkait penggajian yang mencakup cuti, tunjangan, lembur, dan kehadiran. Kemudian, perusahaan akan mengumpulkan data-data karyawan yang melibatkan berbagai tim untuk dapat mengetahui informasi terkait catatan kehadiran dan perubahan gaji.
Pada prosesnya, perusahaan harus memperhatikan peraturan yang berlaku dalam sistem payroll di Indonesia, seperti BPJS dan perhitungan PPh21. Kebijakan ini nantinya akan disetujui pihak manajemen dan menjadi standar dalam proses payroll perusahaan.
Selanjutnya, perusahaan akan mengecek validitas data yang sudah dikumpulkan dan dilakukan analisis sehingga dapat diketahui apakah data-data tersebut sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
2. Payroll
Selanjutnya, pada tahap ini data yang sudah divalidasi akan masuk ke dalam sistem penggajian untuk dilakukan proses perhitungan.
Proses ini sudah termasuk pembayaran gaji bersih setelah menyesuaikan dengan pajak dan pengurangan yang dibutuhkan. Setelah proses selesai dan berjalan lancar, kemudian dilakukan pemeriksaan dan verifikasi akurasi data untuk menghindari adanya kesalahan.
Selain menghitung gaji yang didasarkan pada jumlah kehadiran, perusahaan juga perlu juga untuk menghitung insentif. Perlu Anda ketahui bahwa insentif ini merupakan penghasilan tambahan yang akan diberikan kepada setiap karyawan dengan kinerja terbaik atau berprestasi.
Umumnya perhitungan insentif karyawan ini mencakup perhitungan jumlah lembur yang diambil karyawan, dan bonus yang memang jadi hak karyawan seperti bonus akhir tahun, bonus kinerja, bonus loyalitas, dan lain lain.
Tak ketinggalan ada tunjangan bagi karyawan yang termasuk ke dalam insentif, mulai dari transportasi, makan siang, dan tunjangan lainnya.
Perlu diingat bahwa seluruh insentif jadi hak bagi setiap karyawan sehingga harus dihitung dengan cermat dan teliti agar hasilnya akurat. Nantinya insentif sudah dihitung akan disertakan bersamaan dengan gaji pokok.
Proses menghitung insentif pada dasarnya sama dengan perhitungan gaji pokok, jika dilakukan secara manual akan memakan banyak waktu.
Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan aplikasi penggajian yang tepat untuk menghitung besaran insentif yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.
3. Post-payroll
Salah satu pengeluaran perusahaan yang cukup besar berasal dari gaji karyawan. Maka dari itu, HRD perlu bekerja sama dengan tim finance untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan selama proses payroll.
Sebab, pada tahap ini seluruh potongan gaji berdasarkan undang-undang seperti pajak penghasilan akan didata.
Bagian manajemen akan lebih dulu memastikan keakuratan semua data gaji terlebih dahulu. Setelah dilakukan pendataan, gaji baru bisa dibayarkan secara tunai, cek, atau melalui transfer bank.
Namun, biasanya perusahaan akan menyetor gaji langsung ke rekening karyawan.
Selanjutnya, bagian admin akan mengirimkan laporan ke lembaga pemerintah sebagai bukti perusahaan telah memenuhi kewajibannya membayar upah dan sudah diterima oleh pekerja berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 Pasal 17 ayat 2.
Tujuan dari kegiatan tersebut adalah karena gaji termasuk salah satu bagian penting dari biaya operasional perusahaan sehingga perlu dicatat ke dalam pembukuan keuangan perusahaan.
Kemudian setelah perusahaan membayarkan gaji ke karyawan, perusahaan akan mendapatkan pernyataan dari pihak bank. Dalam pernyataan ini berisi rincian seperti nomor identitas karyawan, nomor rekening bank, dan nominal gaji.
Apabila perusahaan memanfaatkan software payroll akan lebih mudah untuk mempublikasikan slip gaji dan mengirimkannya melalui email.
Baca Juga: Mengapa Sebaiknya Perusahaan Menggunakan Computerized Payroll
Software Payroll Linovhr Memudahkan Sistem Pembayaran Payroll Perusahaan
Sistem pembayaran payroll memiliki kompleksitas yang tinggi sehingga dalam prosesnya membutuhkan ketelitian yang tinggi. Belum lagi adanya peraturan pemerintah yang sewaktu-waktu mengalami perubahan sehingga perusahaan harus bisa menyesuaikan kebijakan payroll terhadap regulasi yang ditetapkan.
Mengandalkan cara manual tentu saja akan menyita banyak waktu dan sangat tidak efektif dan efisien, padahal waktu tersebut berharga untuk pengembangan perusahaan.
Menggunakan software payroll LinovHR, dapat membantu perusahaan untuk mempersingkat perhitungan gaji. Proses perhitungan komponen gaji seperti PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan bisa dilakukan secara otomatis.
Mengenai kebijakan pemerintah yang berubah-ubah bukan lagi jadi masalah karena software payroll bisa menyesuaikannya dengan aturan baru yang berlaku.
Melalui Modul Payroll dari LinovHR, perusahaan akan dimudahkan dalam mendistribusikan slip gaji lewat Employee Self Service. Layanan ini akan memudahkan karyawan untuk mengunduh sendiri slip gaji secara mandiri dari ponsel.
Berbagai kemudahan dalam proses payroll bisa Anda implementasikan di perusahaan dengan mendaftarkan pada LinovHR sekarang juga. Info lebih lanjut bisa hubungi tim kami melalui website LinovHR.
