Setiap bulannya perusahaan akan memberikan upah kepada karyawan. Itu adalah salah satu kewajiban yang harus ditunaikan oleh perusahaan sebagai pemberi pekerjaan.
Proses penggajian perusahaan bermacam-macam, ada yang masih menggunakan cara manual dan ada pula yang sudah beralih menggunakan software gaji karyawan.
Akan tetapi, gaji yang dikirim kepada karyawan tersebut seringkali mengalami keterlambatan. Mengapa demikian?Â
Hambatan Proses Penggajian Manual
Proses penggajian terlihat mudah bagi orang awam. Padahal tidaklah begitu. Ada berbagai macam komponen gaji yang berbeda pada setiap karyawan.
Status pernikahan dan posisi karyawan di perusahaan mempengaruhi penentuan komponen gaji. Karyawan yang memiliki anak dan sudah menikah tentunya memiliki tunjangan dan potongan pajak yang berbeda dengan karyawan yang belum menikah dan belum memiliki anak.Â
Jumlah komponen gaji masing-masing karyawan yang sangat banyak terkadang membuat HRD keliru dalam mengklasifikasikannya dan memunculkan beberapa masalah teknis.
Komponen penggajian tersebut adalah:
- Gaji Pokok
- Lembur
- Tunjangan
- Potongan pajak.
Misalnya, karyawan A yang belum menikah dan belum mempunyai anak malah dikenai pajak penghasilan untuk karyawan yang sudah menikah dan mempunyai 1 anak. Akibatnya gaji yang akan diterima karyawan A tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya.
Kejadian tersebut dapat menghambat proses penggajian.Â
Di samping itu, gaji yang dihitung secara manual harus dikirimkan satu-satu kepada tiap karyawan. Bagaimana jika jumlah karyawan dalam perusahaan lebih dari 50 orang dan ada saja hambatan seperti kekeliruan input komponen gaji oleh staff HRD?
Hasilnya proses pengiriman gaji pun akan sering mengalami keterlambatan. Perusahaan yang terlambat membayarkan gaji karyawan akan menerima sanksi berupa denda sesuai dengan PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan.
Keterlambatan bayar gaji bukanlah hal sepele. Di tengah rangkaian tugas dan pekerjaan lain, HRD harus memproses gaji karyawan dengan akurat, tepat, dan cepat sehingga semua karyawan dapat menerima gaji tepat waktu. Tentunya hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi HRD.
Gaji karyawan yang sampai pada tepat waktu menunjukkan bahwa perusahaan adalah organisasi yang kompeten dan bertanggung jawab atas kewajibannya.Â
Bagaimana Cara Mengatasi Telat Bayar Gaji?Â
Perusahaan menetapkan tanggal gajian yang berbeda-beda tergantung bagaimana kebijakan internal. Biasanya gaji akan dibayarkn di akhir bulan, tetapi ada juga perusahaan yang membayarkan gaji di awal bulan.
Jika perusahaan Anda mengalami hambatan dalam perhitungan gaji, maka dapat dipastikan proses pembayaran gaji akan mengalami keterlambatan.
Hambatan umum dalam perhitungan gaji adalah berbagai banyaknya jumlah karyawan yang memiliki komponen gaji berbeda.Â
Dalam 1 komponen gaji bisa dibagi lagi menjadi beberapa jenis. Contohnya pada potongan pajak, ada pajak PPh21 dan BPJS Ketenagakerjaan yang berbeda pula jumlahnya untuk setiap karyawan.
Perhitungan gaji manual malah menjadi rumit, memakan waktu lama, beresiko terjadi salah hitung, dan akhirnya perusahaan malah terlambat membayar gaji. Tidak ada lagi alasan bagi perusahaan untuk mempertahankan cara manual untuk menghitung dan membayarkan gaji.Â
Menggunakan software gaji adalah solusi efektif untuk mengatasi keterlambatan dalam membayar gaji karyawan. Sistem yang ada dalam software mampu mengolah dan memproses berbagai komponen gaji karyawan yang berbeda-beda dalam waktu yang bersamaan.
HRD tidak perlu lagi memasukkan dan mencocokkan masing-masing komponen dengan cara manual. Perhitungan yang cepat membuat gaji lebih cepat dibayarkan kepada karyawan.Â
Perusahaan hanya perlu melakukan perhitungan gaji dengan beberapa tahap dengan software gaji. Tahapan pertama adalah menghitung jumlah reimburse atau biaya yang sementara ditalangi oleh karyawan dan harus diganti oleh perusahaan.
Selanjutnya, sistem akan menghitung jumlah kehadiran karyawan dari payroll data source. Dan yang terakhir sistem memproses komponen serta menghitung komponen gaji. Setelah perhitungan selesai, gaji akan langsung dikirim ke nomor rekening karyawan saat itu juga melalui transfer.
Semua nomor rekening karyawan tersimpan dalam fitur menu bank. Jadi kemungkinan salah kirim juga semakin kecil.Â
Rekomendasi Aplikasi Penggajian Karyawan atau Payroll
1. LinovHRÂ
LinovHR adalah aplikasi penggajian atau software payroll terbaik yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan karyawan.
Beberapa fitur istimewa yang ditawarkan oleh aplikasi ini meliputi penyimpanan data gaji, perhitungan gaji secara otomatis, serta simulasi perhitungan pajak penghasilan.
Namun, LinovHR tidak hanya sekadar aplikasi penggajian. Platform ini juga terhubung secara sinergis dengan berbagai sistem HR lainnya seperti pencatatan absensi, evaluasi kinerja, manajemen data karyawan, hingga proses rekrutmen.
2. HRDpintarÂ
Hrdpintar merupakan aplikasi terpadu yang berperan dalam mengelola administrasi sumber daya manusia (HRD) secara otomatis, mencakup pencatatan absensi, penggajian, serta manajemen sumber daya manusia dan keuangan perusahaan.
Berikut adalah beberapa fitur dan keunggulan yang dimiliki oleh aplikasi Hrdpintar:
1. Manajemen absensi, kunjungan karyawan, dan penggajian secara otomatis dan real-time.
2. Fitur untuk mengajukan dan menyetujui permohonan cuti dan izin karyawan.
3. Perhitungan otomatis data keterlambatan.
4. Pengelolaan program BPJS dan asuransi bagi karyawan.
5. Kemudahan bagi karyawan dalam mengajukan kasbon secara mandiri.
3. Payroll Bozz
Keuntungan Menggunakan Software Gaji Karyawan
Menggunakan software gaji karyawan memiliki sejumlah keuntungan yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama menggunakan perangkat lunak penggajian:
1. Efisiensi
Ketika Anda menggunakan software gaji, proses penghitungan gaji akan dilakukan secara otomatis, termasuk perhitungan pajak, tunjangan, dan potongan. Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan menghemat waktu yang dibutuhkan untuk mengelola gaji.
2. Akurasi yang Tinggi
Software gaji cenderung memberikan tingkat akurasi yang tinggi dalam perhitungan gaji. Dengan akurasi ini, kesalahan penggajian yang berdampak pada masalah hukum atau ketidakpuasan karyawan bisa diminimalisir.
2. Penghematan Waktu dan Biaya
Dengan mengotomatiskan proses gaji, perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya digunakan untuk menghitung gaji secara manual. Hal ini juga akan mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan proses gaji.
4. Kepatuhan Pajak
Software gaji sering kali memiliki fitur perpajakan yang membantu perusahaan mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku. Mulai dari kalkulator pajak atau juga menyediakan formulir pelaporan pajak. Hal ini tentu akan sangat membantu perusahaan dalam menjalankan kepatuhan pajak sesuai peraturan.
4. Manajemen Data yang Lebih Baik
Implementasi software gaji karyawan juga membantu perusahaan untuk melakukan manajemen data karyawan yang lebih baik, terutama terkait dengan penggajian. Misalnya, data komponen gaji, data bank, tunjangan dan potongan pajak. Software ini akan mengorganisir dan mensentralisasi seluruh data tersebut.
Selain itu, adanya manajemen data yang baik juga membantu dalam pelacakan histori gaji dan informasi karyawan.
5. Pemberian Laporan yang Lebih Mudah
Saat ini, banyak software gaji yang sudah dilengkapi oleh fitur pelaporan yang memungkinkan Anda untuk membuat laporan penggajian lebih mudah dan cepat. Selain itu, kualitas laporan pun mudah dipahami untuk keperluan audit payroll.
Hal ini memungkinkan manajemen untuk memantau biaya gaji dan membuat keputusan yang lebih baik.
6. Keamanan Data
Dibandingkan dengan cara manual yang masih menggunakan kertas atau juga Excel, perangkat lunak gaji karyawan menawarkan keamanan data yang lebih baik. Di mana data-data akan terenskripsi sehingga data lebih aman dan melindungi data dari akses yang tidak sah.
7. Peningkatan Kepuasan Karyawan
Dengan penggunaan software gaji yang akurat dan tepat waktu, karyawan dapat merasa lebih puas karena mereka tahu bahwa gaji mereka dikelola dengan baik dan tidak ada potensi kesalahan dalam perhitungannya.
Percayakan Perhitungan Gaji kepada Software Gaji Karyawan dari LinovHR
Perkembangan perusahaan kian dinamis dan membutuhkan effort ekstra untuk mengelola karyawan dengan handal. Sudah waktunya bagi perusahaan untuk mempercayakan perhitungan gaji kepada software payroll dari LinovHR.
Dengan otomatisasi sistem, HRD bisa menghitung gaji seluruh karyawan secara bersamaan serta membayar gaji mereka saat itu juga setelah perhitungan gaji selesai. Tidak ada lagi keterlambatan dalam pembayaran gaji bersama software payroll dari LinovHR.
Kinerja HRD menjadi lebih efektif dan efisien. HRD tenang karena proses penggajian lancar, karyawan pun juga senang.
Sistem perhitungan gaji dari software payroll LinovHR mampu membuat slip gaji otomatis lengkap dengan semua komponen gaji yang dimiliki oleh karyawan.
Gaji karyawan menjadi lebih transparan karena karyawan dapat mengetahui bagaimana gaji mereka dihitung tanpa ada yang ditutupi sama sekali. Dengan begitu akan tercipta kepercayaan dan hubungan harmonis di lingkungan kerja.
LinovHR adalah vendor terpercaya yang telah membantu banyak perusahaan melalui software payroll terbaik. Tidak ada lagi istilah terlambat bayar gaji karyawan dengan LinovHR!
Hubungi LinovHR sekarang juga dan dapatkan uji coba gratis dari kami!Â
