Dalam dunia bisnis yang semakin terhubung dan digital, keamanan informasi tidak hanya terbatas pada data pelanggan atau rahasia bisnis.
Informasi yang melibatkan karyawan, termasuk informasi penggajian, juga memerlukan perlindungan yang serius.
Inilah mengapa konsep payroll security menjadi semakin penting. Di mana perusahaan punya kewajiban untuk menjaga keamanan segala data terkait penggajian karyawan.
Berikut ini LinovHR berikan beberapa tips yang bisa HR implementasikan untuk menjaga keamanan data penggajian.
Apa Itu Payroll Security?
Payroll security adalah langkah-langkah dan praktik yang diimplementasikan oleh sebuah perusahaan untuk melindungi informasi terkait gaji dan kompensasi karyawan dari ancaman keamanan.
Beberapa ancaman keamanan tersebut seperti pencurian identitas, scam, dan pelanggaran data. Ini melibatkan mengamankan data gaji, informasi pajak, serta informasi pribadi lainnya yang terkait dengan setiap karyawan.
Mengingat karakteristik yang sangat sensitif dari data ini, penting untuk memasukkan banyak langkah perlindungan dalam strategi kompensasi untuk memastikan kerahasiaan dan untuk melindungi dari potensi ancaman seperti peretasan, kebocoran, dan pelanggaran data.
Salah satu pendekatan terbaik dalam mencapai ini adalah dengan mengadopsi sistem penggajian yang dilengkapi dengan mekanisme keamanan yang kuat.
Mengapa Payroll Security Penting?
Salah satu alasan pentingnya menjaga payroll security belakangan ini adalah disebabkan oleh adanya tuntutan hukum yang berlaku dalam kerangka General Data Protection Regulation (GDPR).
Dalam kerangka peraturan ini, data karyawan harus dikelola dan disimpan dengan tindakan yang aman, dengan kemungkinan sanksi atau denda yang diterapkan kepada pihak yang mengelola atau memproses data penggajian jika tidak mematuhi ketentuan undang-undang perlindungan data.
Dalam bisnis modern, ada pula risiko pelanggaran data yang semakin meningkat akibat perkembangan ancaman siber. Ini sudah dialami oleh beberapa perusahaan ternama seperti Arup, Facebook, dan KPMG.
Di mana mereka menjadi sasaran serangan siber dalam beberapa tahun terakhir, menghasilkan kebocoran data terkait penggajian.
Karena itu, menjaga kerahasiaan data karyawan telah menjadi prioritas bagi semua jenis organisasi, independen dari ukuran dan bidangnya.
Lingkungan digital saat ini semakin memperluas kemungkinan ancaman seperti peretasan, serangan siber, dan upaya kriminal lainnya yang menggunakan metode seperti phishing, hacking, dan serangan ransomware untuk memanfaatkan bisnis.
Menurut laporan dari platform berita kejahatan siber, Hack Read, penggajian menjadi salah satu target yang paling menarik bagi para pelaku kejahatan siber.
Hal ini karena melibatkan transfer dana dalam jumlah besar antar entitas, sambil juga rentan terhadap peretasan karena teknologi yang sudah usang dan metode manual yang masih digunakan.
Tips Payroll Security yang Perlu Diterapkan Perusahaan
Berikut ini ada tips dalam penerapan payroll security dalam perusahaan.
1. Kebijakan Penggajian yang Jelas
Langkah awal untuk menjaga keamanan data penggajian adalah dengan menetapkan kebijakan penggajian yang transparan dan menyeluruh.
Kebijakan penggajian merujuk pada seperangkat pedoman dan peraturan internal yang ditetapkan untuk mengelola setiap tahap proses penggajian.
Ini mencakup administrasi gaji, ketepatan waktu dalam pembayaran, jadwal penggajian, serta metode pembayaran yang digunakan.
Kebijakan ini juga menguraikan panduan terkait tindakan yang perlu diambil jika terjadi ketidaksesuaian dalam pembayaran gaji karyawan, potongan yang diterapkan sesuai peraturan hukum, ketentuan mengenai lembur (termasuk istirahat).
Tidak lupa berbagai jenis upah yang diberikan kepada karyawan seperti upah minimum, upah yang adil, dan upah yang pantas.
Yang tak kalah penting, kebijakan penggajian juga mendefinisikan tanggung jawab serta akuntabilitas semua staf dan manajer yang terlibat dalam pengelolaan gaji, termasuk menetapkan tingkat akses dan upaya keamanan yang diperlukan.
2. Menetapkan Panduan Prosedur Penggajian yang Tegas
Prosedur merujuk pada pengendalian, panduan, serta metodologi yang diterapkan untuk memastikan penanganan yang benar terhadap seluruh data penggajian.
Ini meliputi pengumpulan waktu kerja, penanganan laporan, input data, proses pembayaran, dan pencatatan.
Sederhananya, ini berperan sebagai manual operasional bagi departemen penggajian Anda.
Pastikan bahwa Anda mendokumentasikan prosedur sistem penggajian dengan jelas, sehingga seluruh anggota tim HR memahami bagaimana setiap langkah dalam penggajian dijalankan dengan aman, serta peran dan tanggung jawab masing-masing dalam departemen penggajian.
Selain itu, lakukan evaluasi rutin dan pembaruan pada prosedur Anda, agar selalu sesuai dengan perubahan hukum dan membantu menghindari potensi celah keamanan yang mungkin muncul.
3. Integrasikan Penggajian dalam Rangkaian Strategi Keamanan Bisnis Anda
Selain merumuskan prosedur dan kebijakan yang jelas, penting juga untuk memasukkan keamanan data penggajian dalam strategi bisnis secara keseluruhan.
Langkah ini memastikan bahwa semua kebijakan yang relevan dapat diakses oleh karyawan Anda, serta mempermudah integrasi langkah-langkah keamanan ke dalam struktur organisasi Anda.
Dengan begitu, potensi kerentanan atau celah dalam bisnis dapat diidentifikasi dan diatasi dengan lebih efektif.
4. Menjamin Keamanan Fisik
Pastikan penerapan langkah pengamanan untuk menjaga keamanan fisik data Anda.
Pertama-tama, pastikan untuk mengunci dengan aman semua lemari arsip, serta mengawasi siapa yang memiliki akses ke dalamnya. Lebih baik jika lemari ini ditempatkan di luar ruangan kantor secara umum.
Selanjutnya, pastikan bahwa komputer pusat dan desktop yang menyimpan data penggajian yang sensitif ditempatkan jauh dari area yang dapat diakses oleh publik, serta dilengkapi dengan kata sandi.
Departemen penggajian harus memiliki ruang kerja yang aman dan terpisah dari area yang sering dilalui oleh karyawan dan pengunjung.
Untuk menjamin tingkat keamanan yang optimal, disarankan untuk menggunakan sistem kontrol akses berbasis kartu gesek, sehingga hanya personil yang berwenang yang dapat masuk ke dalam area departemen penggajian.
5. Organisasi Departemen Penggajian
Memelihara departemen penggajian yang teratur memiliki peran yang sangat penting dalam menjamin keamanan proses penggajian. Penting untuk memastikan adanya struktur manajemen yang jelas.
Selain itu, diperlukan peta organisasi yang logis dan penunjukan tanggung jawab yang jelas di dalam pengelolaan penggajian.
Setiap anggota tim di departemen penggajian perlu memiliki pemahaman yang jelas mengenai tugas mereka dan siapa yang harus mereka laporkan. Ini akan membantu memastikan kelancaran seluruh proses.
6. Manfaatkan Software Payroll
Software payroll adalah salah satu perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam mengelola dan memproses gaji karyawan.
Selain itu, software ini juga dapat digunakan untuk mengatur dan memelihara pembayaran gaji kepada karyawan.
Solusi perangkat lunak yang tepat memiliki potensi untuk mengubah proses HR menjadi lebih efisien, dan membantu perusahaan menjaga kepatuhan terhadap hukum pajak dan peraturan ketenagakerjaan.
7. Rutin Perbaharui Perangkat Lunak Pengelolaan Penggajian
Anda perlu secara berkala melakukan peningkatan pada software payroll untuk memasukkan fitur baru atau memperbaiki potensi kerentanan keamanan.
Tindakan pembaruan ini juga memungkinkan Anda untuk tetap up-to-date dengan berbagai integrasi pihak ketiga terbaru.
Penting untuk menyisipkan praktik pembaruan software dalam kebijakan dan prosedur yang mengatur pengelolaan penggajian dan langkah-langkah keamanan.
Baca Juga: Cara Menyimpan Payroll Record dengan Aman
8. Mengedukasi Karyawan Anda
Memberikan pelatihan rutin mengenai software payroll kepada karyawan adalah langkah penting guna memastikan bahwa setiap individu memahami cara beroperasi pada platform tersebut, terutama aspek keamanannya.
Atur sesi pelatihan tambahan setiap kali perangkat lunak diperbarui atau ketika fitur atau prosedur baru diperkenalkan pada sistem.
9. Pertimbangkan Dengan Bijak Informasi dalam Slip Gaji
Tentunya, ada beberapa elemen esensial yang perlu dimasukkan dalam slip gaji.
Ini mungkin mencakup detail seperti nama karyawan, tanggal kelahiran, alamat, nomor jaminan sosial, informasi terkait pajak gaji, jumlah gaji, serta tunjangan dan potongan lainnya. Pastikan bahwa Anda hanya menyertakan informasi yang benar-benar relevan.
Pada akhirnya, semakin banyak rincian yang dimasukkan dalam slip gaji, semakin banyak pula data sensitif yang perlu diamankan dalam solusi perangkat lunak pengelolaan penggajian.
10. Pertimbangkan Outsourcing Proses Pengelolaan Gaji
Bagi bisnis skala kecil dengan tim yang terbatas, pilihan mengalihdayakan beberapa proses HR, termasuk pengelolaan gaji, bisa menjadi alternatif yang bijaksana. Bekerja sama dengan jasa payroll outsourcing dapat membantu menjaga keamanan data perusahaan.
Jika Anda memutuskan untuk outsourcing pengelolaan gaji, pastikan bahwa penyedia layanan memiliki langkah-langkah keamanan yang memadai.
Dengan cara ini, Anda dapat memiliki keyakinan bahwa semua data penggajian Anda akan terjaga keamanannya.
Kelola Payroll Lebih Aman dengan Software Payroll LinovHR
Dalam era bisnis terkoneksi dan digital, perlindungan data karyawan, termasuk gaji, kian krusial. Payroll security penting untuk kerahasiaan, kepatuhan hukum, dan ancaman siber.
Dengan kebijakan transparan, panduan tegas, integrasi strategi keamanan, serta perangkat lunak mutakhir, data gaji terjaga. Edukasi karyawan dan pemakaian bijak informasi slip gaji kunci.
Salah satu solusi modern untuk mengelola proses payroll yang lebih aman dapat Anda rasakan dengan menggunakan Software Payroll LinovHR.
Software Payroll LinovHR dirancang untuk membantu perusahaan mengelola gaji karyawan dengan lebih efektif dan aman.
Ketika menggunakan Software Payroll LinovHR, perusahaan dapat memberikan batasan akses terkait siapa saja yang dapat mengakses segala data terkait penggajian.
Semua data yang diinput ke dalam perangkat pun akan langsung terenkripsi sehingga dapat meminimalisir pencurian data.
Payroll Software LinovHR dapat menjadi pilihan optimal untuk mendukung otomatisasi proses sistem penggajian di perusahaan Anda.
Aspek-aspek administratif seperti perhitungan upah karyawan, pembuatan slip gaji, penghitungan iuran BPJS, perhitungan pajak PPh 21, dan komponen penggajian lainnya dapat dengan mudah dikelola dengan tingkat akurasi yang tinggi, menghemat waktu Anda secara signifikan.
Tidak hanya itu, Software Payroll LinovHR juga berperan dalam menyajikan laporan penggajian yang komprehensif dan tepat. Ini memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan bisnis yang akurat dan tetap fokus pada inti bisnis Anda.
Jangan lewatkan kesempatan untuk merasakan demo secara gratis Software Payroll LinovHR! Tinggalkan metode penggajian manual yang hanya menghabiskan waktu Anda.
Tingkatkan akurasi perhitungan penggajian Anda dengan menggunakan LinovHR!
