Di era digital ini, pertumbuhan bisnis membutuhkan bantuan teknologi untuk memudahkan pengelolaan di dalam perusahaan. Pengelolaan SDM (sumber daya manusia) menjadi salah satunya yang membutuhkan bantuan teknologi, yakni software HRIS.
Namun, sebelum memutuskan untuk menggunakan HRIS, pastikan terlebih dahulu mitos dan fakta mengenai HRIS. Simak lebih dalam terkait mitos dan fakta HRIS bersama LinovHR, agar terhindar dari informasi palsu dan memudahkan kamu menggunakan HRIS dengan tepat.
Apa Itu Human Resource Information System
HRIS atau Human Resource Information System adalah perangkat lunak dengan fungsi utama pengelolaan informasi SDM perusahaan secara online. HRIS diperuntukkan kepada tenaga kerja HR dengan tujuan memudahkan dan menghindari human error dalam pengelolaannya.
Fitur yang disediakan oleh HRIS seperti rekapitulasi absensi, penggajian, proses rekrutmen, sampai penyediaan data untuk training atau pelatihan kepada karyawan dengan real time. HRIS juga menyediakan penyimpanan data dengan keamanan yang kuat.
Baca juga : Sistem HRIS: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Penerapannya
Mitos Human Resource Information System
Seringkali perusahaan ragu untuk mengimplementasikan software HRIS untuk membantu pengelolaan sumber daya manusia karena menganggap penggunaan software HRIS tidak mempermudah pengelolaan SDM perusahaan. Berikut ini 5 mitos HRIS yang sering disalahartikan oleh perusahaan.
1. HRIS hanya diperuntukkan kepada perusahaan besar
Software HRIS tetap bisa digunakan oleh siapapun, termasuk golongan UKM dengan biaya yang lebih terjangkau. Bahkan HRIS menyediakan fitur yang disesuaikan dengan keperluan UKM secara khusus.
2. Penerapan HRIS memakan biaya mahal dan kompleks
Implementasi software HRIS tidak selalu rumit dan memiliki biaya yang mahal. Biaya yang dikeluarkan tergantung pada jenis sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. HRIS sama dengan pengganti HRD
Menggunakan HRIS tidak akan mengganti peran HRD di perusahaan, HRIS berfungsi sebagai alat bantu HRD dalam urusan pengelolaan sumber daya manusia. HRD tetap dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dan membantu pertumbuhan kinerja karyawan.
4. Kegunaan HRIS sebatas mengelola data karyawan
Mengelola data karyawan merupakan salah satu fungsi dari HRIS, namun tidak hanya pengelolaan data karyawan. HRIS juga membantu perusahaan mengelola rekapan absensi karyawan, penggajian, sampai membantu pembentukan pelatihan untuk perkembangan karyawan.
5. HRIS tidak dibutuhkan ketika perusahaan sudah memakai sistem lain
HRIS tetap bisa diterapkan dengan sistem lain yang ada di perusahaan seperti prosedur penggajian ataupun alat manajemen proyek, kolaborasi antara HRIS dan sistem lain dapat disinkronkan secara tepat dan menghemat waktu serta tenaga karyawan.
Fakta Human Resource Information System
Setelah mengetahui beberapa mitos mengenai HRIS, Anda wajib mengetahui fakta mengenai HRIS agar keperluan pengelolaan sumber daya manusia secara digital menjadi lebih optimal. Berikut ini 5 fakta HRIS yang harus Anda ketahui.
1. Mempermudah pengelolaan data
HRIS memberikan kemudahan untuk perusahaan dalam pengelolaan data karyawan, seperti perhitungan gaji, absensi, dan komunikasi lainnya secara real time. Perusahaan dapat memanfaatkan software HRIS untuk memaksimalkan optimasi pengelolaan data karyawan.
2. Mendukung peran HR dalam pengambilan keputusan
Selain mempermudah pengelolaan data karyawan, HRIS juga membantu peran HR dalam mengambil keputusan berbasis data. HRIS akan menyediakan laporan dan menganalisis data, hal ini mempermudah manajemen untuk pengambilan keputusan yang lebih optimal mengenai SDM perusahaan.
3. Meningkatkan ketaatan karyawan terhadap regulasi perusahaan
Ketaatan karyawan terhadap regulasi perusahaan merupakan hal penting guna menciptakan suasana kerja yang produktif dan tertib. Human resource information system bertugas memastikan karyawan mematuhi regulasi tersebut menggunakan fitur yang terpusat pada keseluruhan dokumen prosedur yang dapat diakses oleh karyawan kapan saja.
4. Membantu perkembangan kinerja karyawan
Seluruh data karyawan seperti hasil penilaian kinerja, riwayat pekerjaan, sampai kebutuhan training tersimpan rapi dan mudah untuk diakses oleh siapa saja di dalam perusahaan. Data tersebut membantu perusahaan untuk membuat sebuah program pengembangan yang tepat, sesuai dengan kebutuhan, dan sejalan dengan tujuan perusahaan.
5. Menyesuaikan kebutuhan perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda, HRIS menyesuaikan karakteristik, ukuran, dan tantangan yang dimiliki perusahaan. HRIS mampu memodifikasi kebutuhan perusahaan sesuai dengan kebijakan dan tujuan perusahaan.
Cara Kerja Human Resource Information System
Umumnya, HRIS mengimplementasikan berbagai peran manajemen SDM pada satu platform digital yang terpusat secara otomatis. Sistem tersebut akan menyimpan data karyawan dengan tepat dan lengkap. Keseluruhan data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, absensi, penggajian, sampai hasil kinerja dengan akurasi data yang cepat dan minim kesalahan.
Human resource Information System juga memudahkan proses rekrutmen dengan memanfaatkan fitur pengelolaan lamaran, penjadwalan wawancara, hingga pelacakan status kandidat selama proses rekrutmen berlangsung. Fitur ini membantu HR dan karyawan mengakses data dengan mudah dan mandiri untuk meningkatkan efisiensi komunikasi di lingkungan perusahaan.
Selain itu, HRIS menyediakan laporan dan analisis data untuk mempermudah tim HR dalam pengambilan keputusan secara sistematis dan terarah. HRIS sudah berbasis cloud, sehingga data yang tersedia dapat dengan mudah diakses dimana saja dan kapan saja. Tentu dengan keamanan tingkat tinggi dan membantu memenuhi kebutuhan perusahaan dengan dinamis.
Baca juga : Seperti Apa itu Software HRIS Full Version dan Mempelajarinya
LinovHR bisa jadi Jalan Keluar untuk Perusahaan Anda dalam Optimasi Sumber Daya Manusia!
Mengetahui mitos dan fakta lebih lanjut mengenai software HRIS membantu mengoptimalkan perencanaan perusahaan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikannya pada perusahaan, HRIS bisa menjadi kunci strategis kesuksesan perusahaan dengan pemenuhan kebutuhan di bidang HR.
Software HRIS dari LinovHR membantu perusahaan mengoptimalkan kebutuhan manajemen sumber daya manusia melalui fitur-fitur lengkap seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, pendukung pelatihan karyawan dan masih banyak lagi fitur dengan penyesuaian fungsi serta kebutuhan perusahaan di bidang SDM. Coba LinovHR sekarang dengan demo gratis dan nikmati perubahannya!
