Bayangkan jika perusahaan Anda rutin mengeluarkan gaji untuk seseorang yang tidak pernah bekerja di sana. Tidak pernah hadir, tidak berkontribusi, bahkan dalam beberapa kasus identitasnya fiktif.
Situasi ini disebut ghost employee yang muncul di sistem payroll sehingga bisa merugikan perusahaan dalam jumlah besar tanpa terdeteksi, terlebih jika sistem penggajian masih dikelola secara manual.
Namun jangan khawatir! Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang apa itu ghost employee secara lebih mendalam dan bagaimana cara mengatasinya untuk menghindari kerugian bagi perusahaan.
Apa Itu Ghost Employee?
Ghost employee atau karyawan hantu adalah sebuah istilah untuk menyebut seseorang yang namanya tercantum di daftar gaji perusahaan namun sebenarnya orang tersebut tidak bekerja di perusahaan tersebut.
Dalam praktiknya, ghost employee bisa bisa berupa identitas fiktif yang sengaja dibuat atau malah nama mantan karyawan yang sudah keluar namun tetap masuk dalam sistem penggajian.
Tujuan utamanya adalah melakukan penipuan di mana gaji atau tunjangan yang seharusnya diterima karyawan sungguhan justru dialihkan ke rekening pelaku atau orang yang terlibat dalam kecurangan tersebut.
Fenomena ini bisa terjadi karena beberapa hal, seperti:
- Kurangnya pengawasan dan kontrol internal
- Sistem administrasi yang lemah
- Kurangnya audit dan review berkala
Baca juga: Mengenal Fraud Triangle untuk Mendeteksi Kecurangan
Dampak Kehadiran Ghost Employee di Perusahaan
Kehadiran ghost employee di perusahaan bisa membawa dampak yang sangat merugikan baik secara finansial maupun operasional. Berikut adalah beberapa dampaknya:
1. Kerugian finansial
Menjadi dampak paling nyata karena perusahaan membayar gaji dan tunjangan kepada orang yang tidak bekerja sama sekali. Jika dibiarkan, praktik ini bisa menyebabkan kerugian dengan jumlah yang sangat besar setiap tahunnya.
2. Biaya operasional membengkak
Selain gaji, ghost employee juga sering terlibat dalam klaim lebur palsu atau tunjangan fiktif sehingga biaya operasional perusahaan akan membengkak tanpa alasan yang jelas.
3. Menurunnya efisiensi dan produktivitas
Kehadiran ghost employee bisa membuat data kepegawaian menjadi tidak akurat sehingga bisa mengacaukan perencanaan tenaga kerja, pembagian kerja, serta evaluasi kinerja.
Akibatnya, proses bisnis menjadi tidak efisien dan perusahaan akan sulit mengukur produktivitas karyawan yang sebenarnya.
4. Menghambat perkembangan bisnis
Dana yang terbuang untuk membayar ghost employee seharusnya bisa digunakan untuk investasi, pelatihan karyawan, atau bahkan pengembangan produk. Jika dana tersebut malah digunakan untuk menggaji ghost employee, maka perusahaan akan sulit berkembang dan bersaing di pasar.
Kelemahan Sistem Payroll Manual
Fenomena ghost employee bisa terjadi karena perusahaan masih menggunakan sistem payroll manual dalam pengelolaan gaji. Sistem manual ini bisa membuka celah bagi oknum-oknum tak bertanggung jawab untuk melakukan penipuan.
Selain itu, sistem payroll manual juga memiliki banyak kelemahan seperti:
1. Data yang tidak terintegrasi
Dalam sistem manual, data karyawan seperti absensi, jam kerja, cuti, serta lembur dicatat secara terpisah dan kebanyakan menggunakan dokumen fisik atau spreadsheet yang rentan salah input.
Hal ini bisa menyebabkan kesulitan dalam memverifikasi keakuratan data karyawan sehingga nama-nama fiktif atau ex karyawan bisa tetap tercatat dan menerima gaji.
2. Kurang pengawasan dan audit berkala
Sistem manual biasanya tidak dilengkapi dengan mekanisme audit dan kontrol yang memadai sehingga memudahkan terjadinya kolusi untuk memasukkan ghost employee. Tanpa audit yang rutin, kecurangan bisa berlangsung lama dan merugikan perusahaan dalam jumlah besar.
3. Proses penggajian lambat dan tidak efisien
Payroll manual memakan banyak waktu dan tenaga karena harus menghitung gaji, potongan pajak, dan tunjangan secara manual. Kondisi ini membuat proses penggajian jadi tidak efisien dan rentan menimbulkan kesalahan sehingga bisa menjadi celah masuk untuk ghost employee.
Baca juga: Apa Saja Kelemahan Sistem Penggajian Manual?
Keunggulan Otomatisasi Payroll dalam Mencegah Ghost Employee
Kasus ghost employee bisa membuat perusahaan mengalami kerugian besar. Namun, hal ini bisa diatasi jika perusahaan beralih menggunakan sistem payroll otomatis yang mampu menutup celah kecurangan.
Berikut adalah beberapa keunggulan payroll otomatis yang bisa jadi solusi cerdas dalam mengelola penggajian:
1. Pengelolaan penggajian lebih akurat
Dengan sistem otomatis, seluruh data karyawan akan tercatat secara real-time dalam satu sistem sehingga pemalsuan data sulit untuk diakali. Ghost employee pun jadi sulit bersembunyi karena semua aktivitas karyawan terekam dan bisa ditelusuri kapanpun.
2. Keamanan data yang tinggi
Sistem payroll modern biasanya berbasis cloud dan dilengkapi dengan enkripsi serta kontrol akses sehingga hanya orang tertentu yang bisa membuka atau mengubah data. Ini penting untuk mencegah pihak internal yang berniat memanipulasi data gaji.
3. Minim human error
Sistem manual akan lebih rentan salah hitung atau salah input, terlebih jika datanya masih diolah menggunakan spreadsheet. Sementara dengan payroll otomatis, seluruh pengelolaan gaji akan lebih minim kesalahan dan potensi penyalahgunaan data pun lebih kecil.
4. Memudahkan proses audit dan pemantauan
Sistem ini bisa langsung menghasilkan laporan secara lengkap dan up-to-date sehingga jika ada kejanggalan HR bisa segera tahu dan menindaklanjutinya dengan segera.
Tips Memilih Sistem Payroll Otomatis yang Andal
Maraknya kasus ghost employee dan kompleksnya pengelolaan gaji membuat sistem payroll otomatis jadi pilihan yang tepat untuk digunakan perusahaan. Namun, dari beragam pilihan sistem payroll yang ada, bagaimana cara mengetahui yang benar-benar berguna untuk kebutuhan perusahaan?
Berikut beberapa tips sederhana yang bisa jadi acuan:
- Pilih yang terintegrasi dengan data HR: Penting untuk menghindari risiko salah hitung atau manipulasi data.
- Tingkat keamanan yang tinggi: Pilih sistem dengan fitur keamanan seperti enkripsi, kontrol akses, dan pencatatan log aktivitas untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data.
- Mudah digunakan dan sesuai kebutuhan: UI yang simpel dan intuitif akan sangat membantu kerja HR, pastikan juga sistemnya fleksibel sehingga bisa disesuaikan dengan struktur gaji dan kebijakan perusahaan.
- Memiliki fitur laporan dan audit otomatis: Penting untuk memudahkan proses audit dan membantu mendeteksi hal-hal yang mencurigakan seperti ghost employee.
- Dukungan teknis yang responsif: Untuk mendukung HR saat mengalami kendala teknis. Oleh karena itu, pastikan vendor yang dipilih bisa memberi bantuan secara responsif.
Kalau Anda butuh sistem payroll otomatis yang sesuai dengan tips di atas, Software Payroll LinovHR bisa jadi solusi yang tepat!
Produk kami menyediakan sistem penggajian berbasis cloud yang terintegrasi dengan modul absensi, cuti, dan pajak, sehingga semua proses bisa berjalan otomatis dan akurat. Fitur keamanan datanya pun sudah terenkripsi, jadi risiko kecurangan seperti ghost employee bisa dicegah sejak awal.
Jangan biarkan sistem manual membuka celah kecurangan dalam perusahaan Anda.
Cegah ghost employee dan wujudkan sistem penggajian yang lebih aman dan efisien bersama Payroll LinovHR sekarang juga!
