Reimbursement merupakan kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan. aktivitas reimburse juga memiliki kaitan yang erat dengan proses payroll.
Tentunya hal ini sudah tak asing lagi, bukan? Pada dasarnya, reimbursement terdiri dari 3 jenis, yaitu
- Medical Reimburse untuk karyawan yang menjalani pengobatan atau jatuh sakit
- travel Reimburse untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas
- Reimburse Bisnis untuk karyawan yang sementara waktu menalangi pengeluaran selama operasional perusahaan.
Karyawan dapat meminta penggantian dana kepada perusahaan dengan mengajukan reimbursement. Adanya perkembangan teknologi juga membuat terobosan dalam pengelolaan reimbursement, yakni reimbursement online.
Seperti apa detailnya? dan Apakah masih bisa lebih efektif dari reimburse manual?
Apakah Pengelolaan Reimburse Manual Masih Efektif?
Cara manual banyak dipertahankan perusahaan karena dinilai lebih murah dan mudah. Mungkin hal ini tidak akan masalah jika perusahaan berskala kecil dan jumlah karyawannya dapat dihitung jari.
Namun, tidak mungkin suatu perusahaan tetap bertahan dalam skala kecil dan jumlah karyawannya tidak bertambah, bukan?
Pertambahan jumlah karyawan sendiri adalah indikator bahwa perusahaan mulai berkembang. Perusahaan harus siap untuk menyiapkan segala keperluan untuk mengelola karyawan.
Setiap waktu tertentu, karyawan akan mengajukan dana reimbursement kepada HRD (Human Resource Departement) dengan mengisi dokumen form reimburse dan menyertakan bukti transaksi.
Lalu, HRD akan memeriksa apakah informasi yang disertakan adalah informasi yang valid atau tidak.
Ketika data yang diperiksa sudah valid, HRD akan meneruskannya kepada account payable atau HR Payroll. Informasi mengenai reimburse tersebut akan diproses dan dana reimburse pun siap dicairkan.
Hambatan utama dalam pengelolaan reimburse manual adalah tidak tersedianya sistem yang mampu mempercepat aliran informasi. Sehingga dari satu pihak ke pihak lain harus menunggu approval terlebih dahulu dan proses reimbursement pun berjalan lambat.
Ditambah lagi kesulitan dalam mendokumentasikan informasi mengenai pengajuan karena semua dokumen tersaji dalam bentuk fisik.
Hal ini akan memperlambat pencairan dana. Tentu hal ini tidak efisien dan efektif jika terus dipertahankan. Apalagi jika jumlah karyawan cukup banyak.
Keunggulan Online Reimbursement Dibandingkan Reimbursement Manual
Online reimbursement adalah suatu terobosan dalam teknologi pengelolaan karyawan. Sistem online membuat pengajuan reimbursement yang awalnya ribet menjadi lebih simpel.
Berbagai fitur dari online reimbursement dapat solusi dari kesulitan dan kerumitan reimbursement manual. Adapun keunggulan dari online reimbursement adalah:
1. Cepat
Online reimbursement dapat mempercepat proses reimbursement yang awalnya lama dan rumit menjadi lebih cepat.
Bagaimana bisa? Yang awalnya karyawan mengisi form reimburse dalam bentuk dokumen fisik, sekarang karyawan dapat mengisi informasi mengenai reimburse dengan form online.
Artinya, informasi lebih cepat disimpan dan dan diteruskan kepada pihak HRD.
Lalu, HRD akan meneruskannya kepada HR Payroll atau account payable. Karena berbentuk digital, pihak HR Payroll atau account payable dapat menerima pengajuan dari karyawan secara real time. hal ini akan mempercepat semua proses secara keseluruhan.
2. Hemat Waktu
Coba pikirkan berapa waktu yang diperlukan untuk menunggu proses pencairan dana karena informasi yang tidak tersistem.
Online reimbursement membuat proses validasi menjadi cepat. Sehingga kinerja HRD lebih hemat waktu. Karena keseluruhan proses menjadi hemat waktu, karyawan yang mengajukan reimbursement dapat menerima hak mereka tepat waktu.
3. Sistematis
Data dan informasi yang masuk dan tersimpan secara sistematis membuat pelacakan pengajuan reimburse lebih cepat.
Sistematisasi membuat HRD lebih mudah dalam menyimpan semua pengajuan dari karyawan dalam cloud server. Semua proses pengajuan reimburse juga dapat dibuat menjadi laporan otomatis yang berguna dalam evaluasi tahunan.
Baca Juga: Otomatisasi Payroll Report dengan Payroll Application LinovHR
4. Aman dan Rahasia
Data dan informasi seputar karyawan bersifat rahasia dan harus dijaga dengan baik. Jangan sampai informasi akan jatuh ke oknum yang tak bertanggung jawab.
Sebab, data dan informasi tersebut rentan untuk disalahgunakan. Data dan informasi mengenai reimbursement tersimpan aman dalam cloud server dan hanya pihak tertentu yang mempunyai akses, contohnya HRD, pimpinan perusahaan, dan manajer.
5. Fleksibel dan Praktis
Fleksibilitas menjadi kunci dari kinerja yang efektif dan efisien. Kini, berkat online reimbursement, HRD dapat memproses reimbursement di mana saja bahkan ketika di luar kantor.
Online reimbursement dapat diakses melalui perangkat apapun selama masih terhubung dengan koneksi internet. Jadi, HRD tidak harus berada di kantor untuk memproses pengajuan reimburse.
Cara ini sangat cocok bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote working.
Baca Juga: Poin Penting dalam Pemberian Fasilitas Car Ownership Program
Online Reimbursement dari LinovHR: Tuntaskan Reimbursement Lebih Cepat dan Akurat
Proses pengelolaan reimbursement mungkin masih dipandang sebelah mata jika disandingkan dengan proses administrasi HRD lainnya. Padahal, pengelolaan reimbursement juga menjadi hal yang penting.
Proses pencarian dana reimburse yang cepat dan akurat adalah tanda bahwa perusahaan memiliki kemampuan pengelolaan administrasi HRD yang baik.
Software HRD Indonesia LinovHR menawarkan online reimbursement yang dapat mempermudah pengelolaan reimburse dengan akurat dan cepat.
Didalam modul reimburse LinovHR terdapat berbagai fitur yang dapat mempermudah proses reimburse seperti:
- Reimbursement Type. Untuk mengelompokan setiap reimburse yang akan diberikan
- Reimburse Balance. Untuk melihat sisa saldo reimburse
- Reimburse Request. Berfungsi untuk mempermudah proses pengajuan reimburse, dapat diakses melalui mobile ESS LinovHR
Melalui sistem online reimbursement yang terdapat pada Software HRD LinovHR akan menjadikan manajamen reimburse perusahaan menjadi lebih baik lagi di bandingkan menggunakan sistem manual.
Ingin tahu informasi selengkapnya? Hubungi LinovHR sekarang juga!
