People Management Tool: Pengertian, Manfaat, dan Rekomendasinya

Melakukan pengelolaan karyawan adalah salah satu hal yang cukup sulit untuk dilakukan oleh seorang HR. Namun, hal tersebut menjadi lebih mudah sejak kehadiran people management tool.

Tool ini merupakan sebuah alat yang dapat memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam merekrut karyawan, membantu karyawan untuk tumbuh, hingga meningkatkan keterlibatan karyawan dalam perusahaan.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai penerapan people management tool pada kegiatan perusahaan, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!

Apa Itu People Management Tool?

People management tools merupakan alat SDM digital yang bertujuan untuk mengelola seluruh informasi karyawan di suatu perusahaan hingga mengelola aktivitas yang dilakukan oleh para karyawan tersebut.

Dengan menggunakan alat ini, HR dapat membuat catatan, membuat bagan organisasi, mengelola kinerja karyawan, hingga menetapkan sasaran tujuan perusahaan. 

Penggunaan people management software sendiri bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan bekerja dengan kemampuan terbaik mereka.

Selain itu, software ini juga digunakan untuk menyelaraskan tujuan kinerja karyawan dengan tujuan yang dimiliki oleh perusahaan.

Perbedaan People Management dan HR Management 

Selain istilah people management tools, biasanya Anda juga akan mendengar istilah HR management.

Pada dasarnya, people management tool merupakan bagian dari HR management. Meskipun people management tool melibatkan seluruh proses pengelolaan karyawan, namun HR management mencakup lebih banyak hal lagi. 

Misalnya, departemen human resource juga dilibatkan dalam praktik hukum dan etika serta bertanggung jawab untuk menghubungkan perusahaan dengan karyawan. Hal ini tidak terdapat pada people management tool.

Hal yang people management software kerjakan hanya fokus pada pengembangan keterampilan, kompensasi, tunjangan, perilaku, hingga motivasi karyawan.

Baca Juga: Mengenal 6 Kemampuan Basic HR Management System

Manfaat Menggunakan People Management Tool 

Penggunaan people management tool nyatanya dapat memberikan banyak manfaat kepada perusahaan yaitu sebagai berikut.

1. Meningkatkan Efisiensi

Manfaat pertama dalam penggunaan people management system adalah dapat meningkatkan nilai efisiensi perusahaan yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan. Pada sistem manajemen karyawan, semua informasi dan data dapat diakses dalam format yang mudah digunakan.

2. Menghemat Biaya

Dengan menggunakan alat ini, seluruh kegiatan perusahaan dapat dilakukan secara cepat dan mudah. 

Perusahaan juga tidak lagi membutuhkan sumber daya manusia yang banyak untuk mengurusi berbagai macam hal yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

Dalam hal ini, tentu perusahaan dapat menghemat biaya yang dimilikinya dan dapat memanfaatkan tunjangan yang tersedia dengan lebih baik lagi.

3. Meminimalisir Terjadinya Human Error

People management software adalah perangkat lunak yang dapat mengelola seluruh rangkaian kegiatan perusahaan secara otomatis dengan tingkat keakuratan yang tinggi.

Dalam hal ini, perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya human error yang seringkali terjadi dalam melakukan kegiatan administrasi karyawan.

4. Tingkat Keamanan Data yang Tinggi

People management system menggunakan penyimpanan berbasis cloud. Perangkat lunak yang dilengkapi dengan sistem cloud tentu akan menjamin keamanan data kepada para penggunannya. 

Dengan menggunakan people management system, para dan perusahaan tidak perlu lagi merasa khawatir akan data pribadi dan data rahasia yang bocor. Ini karena perangkat lunak manajemen karyawan sudah memiliki sistem keamanan yang tinggi. 

Cara Memilih People Management Software yang Tepat untuk Perusahaan 

Memilih people management software secara tepat tentunya dapat memungkinkan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan strategi dan pertimbangan yang tepat dalam memilih people management software.

Adapun beberapa langkah di bawah ini dapat Anda ikuti untuk memilih perangkat lunak people management secara tepat.

1. Menilai Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan memahami kebutuhan bisnis yang Anda jalani.

Dalam hal ini, Anda dapat melakukan rapat dengan pemangku kepentingan lainnya dan diskusikan apa yang ingin perusahaan dapatkan dari penggunaan people management tool.

2. Identifikasi Fitur Penting

Setelah menentukan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda, maka langkah selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi fitur people management tools yang paling penting.

Dalam hal ini, Anda harus bisa mencari fitur apa saja yang secara langsung menjawab kebutuhan dari tim Anda. Adapun beberapa fitur yang paling umum ditemukan pada perangkat lunak people management, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Penyimpanan dokumen karyawan dan perusahaan

• Time off tracking

• Time clocks (clock in & clock out)

• Training management

• Onboarding karyawan baru

• Performance management

• Goal management

• Compensation management

• Payroll management

• Administrasi benefit karyawan

3. Menganalisis Pilihan Anda

Setelah mengetahui fitur apa saja yang Anda inginkan, maka selanjutnya Anda bisa memulai untuk menganalisis penyedia software yang potensial bagi perusahaan Anda.

Dalam hal ini, Anda harus bisa mempertimbangkan anggaran yang Anda miliki dan membandingkan opsi yang ada dengan fitur serupa.

Jika memungkinkan, Anda bisa mengajukan demo atau uji coba gratis untuk mencoba dan menentukan apakah software tersebut adalah pilihan terbaik atau tidak.

4. Memilih People Management Tool yang Tepat untuk Perusahaan Anda

Hal terakhir yang dapat Anda lakukan adalah mengambil keputusan dengan memilih software yang tepat untuk perusahaan Anda. 

Untuk membuat keputusan terbaik bagi perusahaan Anda, maka sebelumnya Anda harus mempertimbangkannya lagi melalui beberapa pertanyaan berikut ini:

• Berapa anggaran yang dimiliki oleh perusahaan?
• Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dengan produk perangkat lunak tersebut?
• Apakah software tersebut dapat memberikan banyak manfaat kepada perusahaan Anda?
• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan perangkat lunak?
• Akankah perangkat lunak tumbuh bersama perusahaan dan dapat diandalkan dalam jangka panjang?

Rekomendasi People Management Tool

Untuk mempermudah Anda dalam memilih people management software terbaik, berikut adalah beberapa rekomendasi yang dapat Anda ketahui.

1. Zoho People

Zoho People adalah perangkat lunak yang menawarkan antarmuka pengguna yang disederhanakan dan menyediakan serangkaian fitur guna mempermudah proses manajemen perusahaan.

Perangkat lunak ini juga dapat mempermudah para karyawan yang terlibat dalam mengakses data perusahaan kapan pun dan di mana pun melalui ponsel mereka.

2. Connecteam

Connecteam adalah aplikasi all-in-one yang dapat memungkinkan penggunanya untuk mengakses data perusahaan melalui seluler walaupun saat melakukan bepergian.

Aplikasi satu ini sendiri sebenarnya tidak dirancang khusus untuk people management. Namun, Connecteam menyediakan fitur untuk mengelola penghargaan, memotivasi karyawan, hingga membantu pengembangan keterampilan karyawan.

3. Rippling

Rippling adalah aplikasi yang cukup memiliki banyak fitur, seperti mengelola tunjangan karyawan, gaji, pembelajaran, bakat, dan kemampuan untuk mengelola perangkat dan aplikasi yang berfokus pada perusahaan.

Namun, aplikasi ini dinilai tidak cocok untuk digunakan pada perusahaan yang masih merintis. Alasannya karena aplikasi ini memiliki harga yang cukup mahal dengan berbagai fitur yang ditawarkan.

Software HRIS LinovHR Berikan Kemudahan untuk Manajemen Karyawan di Perusahaan 

Menggunakan people management tool pada perusahaan mungkin menjadi dambaan bagi seorang HR di setiap perusahaan, mengingat banyaknya manfaat dan kemudahan yang ditawarkan oleh perangkat lunak satu ini.

Namun, masih banyak perusahaan yang memang belum menggunakan aplikasi ini karena terkendala dengan biaya dan anggaran. Terlebih lagi jika aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang berasal dari luar negeri.

Tetapi, apakah Anda tahu bahwa Indonesia juga memiliki banyak people management software dengan fitur menarik dengan harga yang terjangkau? 

Salah satu people management tools terbaik di Indonesia yang dapat Anda gunakan adalah Software HRIS LinovHR.

Software ini menyediakan berbagai jenis fitur dan modul yang dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah pengelolaan human resource perusahaan.

Seluruh modul yang tersedia di dalam Software HRIS LinovHR seperti Payroll, ESS, Organization Management, Recruitment, Competency Management, Performance Management, dan lain sebagainya secara komprehensif menjadi sebuah sistem yang ideal dengan menghasilkan data-data yang akurat.

Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, perusahaan tidak perlu lagi khawatir dalam proses pengelolaan manajemen perusahaan. Termasuk juga dalam menghadapi masalah-masalah yang bersifat teknis dan administratif.

Ini karena Software HRIS LinovHR akan membantu perusahaan Anda untuk fokus dalam mengambil langkah-langkah strategis guna mengembangkan perusahaan dan mengatasi masalah perusahaan.

Tertarik untuk menggunakan Software HRIS LinovHR? Segera ajukan demo gratisnya di sini!