Talent Management System Adalah? Pengertian, Manfaat dan Tips Memilihnya

Talent management system merupakan salah satu sistem yang dapat membantu HR dalam menyelesaikan tugas tersebut.

Sistem talent management membuat perusahaan mampu melakukan identifikasi, pengembangan, dan mempertahankan bakat potensial di dalam perusahaan dengan lebih mudah.

Hal tersebut karena sistem talent management sendiri biasanya terdiri dari berbagai macam modul dan fitur yang sudah terintegrasi guna mendukung proses manajemen bakat inti yang ada di perusahaan.

Pada artikel LinovHR kali ini, kami akan membantu Anda untuk memahami mengenai apa itu talent management system, manfaat, hingga tips dalam memilih sistem satu ini. 

Apa itu Talent Management System?

Talent management system adalah sebuah sistem yang dapat membantu perusahaan dalam memastikan dan mengetahui apakah mereka memiliki karyawan berkualitas dan kompeten yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis yang dimilikinya. 

Penting untuk dicatat bahwa tujuan utama dari Talent management system adalah meningkatkan kinerja individu di perusahaan.

Talent management bertujuan untuk memberikan dorongan, menggerakkan partisipasi penuh karyawan, dan memelihara loyalitas mereka untuk meningkatkan produktivitas. Sehingga menjadikan Talent management sebagai komponen integral dalam keberhasilan perusahaan.

Dengan penerapan yang tepat, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari karyawan yang lebih unggul secara kompetitif. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat mengatasi pesaing dalam industri yang sama.

Baca Juga: 7 Langkah Menerapkan Talent Management Framework

Manfaat Talent Management System

Dalam penerapannya, talent management system akan menghadirkan banyak manfaat kepada perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen bakat dalam perusahaan:

1. Memperbaiki Proses Rekrutmen 

Kualitas sebuah perusahaan sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia (SDM) yang dimilikinya. Untuk meningkatkan kualitas karyawan, langkah pertama yang dapat diambil oleh perusahaan adalah dengan memperbaiki proses rekrutmen karyawan yang telah ada.

Dengan menerapkan talent management saat tahap rekrutmen untuk mendapatkan kandidat terbaik yang memiliki potensi untuk membawa perusahaan menuju kemajuan di masa depan.

2. Mempertahankan Karyawan Potensial

Menerapkan sistem manajemen bakat juga dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan karier yang mereka miliki. 

Dalam hal ini, perusahaan dapat meningkatkan nilai retensi karyawan dan dapat mempertahankan karyawan yang berpotensial guna kemajuan dan perkembangan perusahaan. 

3. Menempatkan Karyawan pada Pekerjaan yang Tepat

Penerapan talent management mempermudah perusahaan dalam mengidentifikasi keahlian dan keterampilan yang diperlukan untuk setiap posisi. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk mencocokkan keahlian individu dengan kebutuhan organisasi dengan lebih baik.

Proses ini akan menghasilkan penempatan yang sesuai antara individu dan pekerjaan di perusahaan. Akibatnya, karyawan dapat memberikan kontribusi maksimal dan produktivitas perusahaan akan meningkat secara signifikan.

Baca Juga: Pentingnya HR Talent Management System untuk Pengelolaan Karyawan

Studi Kasus Talent Management System

Berikut adalah beberapa studi kasus yang mendukung penerapan talent management system atau TMS di berbagai perusahaan di Indonesia.

1. PT Pegadaian

PT Pegadaian menerapkan sistem talent management secara sistematis melalui proses internal hiring. Proses ini dilakukan dengan menyeleksi kandidat dari internal perusahaan, dilanjutkan dengan assessment test. Kemudian, kandidat yang lolos akan ditetapkan menggunakan metode nine box. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menempatkan karyawan sesuai dengan potensi dan kinerja mereka. 

Tantangan utama dalam penerapan talent management system di PT Pegadaian adalah memastikan proses assessment test berjalan secara objektif dan transparan. Namun hasil dari penerapan TMS tersebut menunjukkan pendekatan internal hiring dengan metode nine box dapat mengoptimalkan potensi talenta internal serta meminimalisir risiko kesalahan dalam proses rekrutmen eksternal. 

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Binus University 

2. PT Kereta Api Indonesia (KAI)

PT KAI menerapkan talent management system yang terintegrasi dengan SAP NetWeaver dengan tujuan mengatasi kesulitan dalam retensi talenta unggul dan kebutuhan kandidat berkualitas. Talent management system ini memanfaatkan balanced scorecard atau BSC, penilaian 360 degree, sampai dengan MBTI test dalam proses pengembangan SDM.

Hasil dari penerapan TMS di PT KAI adalah sistem berbasis teknologi dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan talenta secara terstruktur dan terarah. Tantangan yang timbul yakni kebutuhan investasi yang besar dalam infrastruktur IT dan persiapan SDM untuk beradaptasi dengan sistem baru.

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Universitas Brawijaya

3. PT Pos Indonesia

PT Pos Indonesia mengimplementasikan talent management system dengan level struktural pusat dan belum menyeluruh jenjang organisasi. Kondisi ini menyebabkan proses talent management system berjalan tidak berjalan sempurna, dan tidak sepenuhnya mendukung pola karier dan sistem kompensasi yang ada.

Tantangan yang dihadapi adalah kurangnya sinkronisasi antara kebijakan TMS dengan perencanaan karier dan kompensasi. Sementara untuk hasil dari penerapan TMS di PT Pos Indonesia adalah fokus pada penekanan konsistensi dan keberlanjutan kebijakan untuk mendukung retensi sampai dengan perkembangan SDM secara menyeluruh.

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Universitas Dr. Soetomo

Contoh Penerapan Talent Management System

Penerapan talent management system atau TMS memiliki perbedaan di berbagai perusahaan yang menerapkan. Akan tetapi, talent management system berfungsi untuk mengelola siklus hidup karyawan mulai dari proses rekrutmen sampai dengan pengembangan karier secara menyeluruh. Berikut ini beberapa contoh penerapan talent management system yang wajib Anda kenali.

1. Rekrutmen dan Seleksi

Talent management system memudahkan perusahaan dalam proses rekrutmen dengan cara yang lebih terarah dan tersistematis dengan baik. Hal ini dikarenakan penggunaan metode competency mapping atau proses seleksi kandidat berdasarkan potensi dan keterampilan yang relevan di luar pertimbangan riwayat pendidikan dan pengalaman kerja yang dimiliki. Contoh ini membantu perusahaan mendapatkan karyawan yang tepat sejak awal proses rekrutmen berjalan.

2. Onboarding 

Setelah memastikan proses rekrutmen berjalan dengan lancar, talent management system juga menyediakan onboarding digital untuk membantu proses adaptasi pada seluruh karyawan. 

Karyawan baru tersebut dapat mempelajari budaya kerja, prosedur internal, sampai dengan tanggung jawab pekerjaan melalui platform yang terintegrasi dengan sistem HR lainnya. Penerapan onboarding umumnya melalui talent management system untuk meminimalisir risiko early turnover dan meningkatkan produktivitas karyawan sejak awal masa kerja. 

3. Learning & Development

Perusahaan bisa menyelenggarakan pelatihan berbasis online untuk seluruh karyawan dengan penerapan talent management system. Modul pembelajaran, video, dan program sertifikasi bisa diakses kapanpun oleh karyawan. 

Sementara pihak HR bisa memonitoring progress dengan laporan yang rinci, hal ini akan menciptakan budaya continuous learning untuk mendukung perkembangan pada keterampilan hard skill dan soft skill karyawan.

4. Performance Management

Talent management system digunakan untuk memonitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan dengan cara yang objektif. Penilaian berbasis KPI, OKR, sampai dengan 360 degree membantu implementasi TMS menjadi lebih menyeluruh. 

Data kinerja tersebut memudahkan pihak manajemen dalam menentukan promosi, pemberian insentif dan benefit, sampai dengan perencanaan pengembangan karier karyawan yang sesuai dengan kontribusi mereka. 

5. Succession Planning

Talent pool merupakan salah satu bentuk dukungan untuk succession planning, hal ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan dengan potensi yang tinggi. Karyawan tersebut akan dipersiapkan sebagai calon pemimpin di masa yang akan datang.

Selain itu, contoh penerapan TMS ini memastikan keberlangsungan perusahaan tetap terjaga meskipun terjadi perubahan yang dinamis pada pihak manajemen. 

Masalah Akibat Talent Management System yang Buruk

Walaupun penerapan talent management system dapat menghadirkan banyak manfaat terhadap perusahaan, namun akan terdapat beberapa masalah yang mungkin timbul akibat penerapan yang buruk.

Adapun beberapa masalah yang dapat timbul akibat penerapan sistem yang buruk di dalam perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Proses Rekrutmen yang Buruk

Sistem manajemen bakat yang buruk ternyata dapat membawa perusahaan untuk menghadapi proses rekrutmen yang buruk pula. 

Menurut penelitian yang dilakukan oleh thrivetrm.com, perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat mengaku bahwa melakukan perekrutan yang buruk akan menelan biaya lebih dari $50.000.

2. Proses Orientasi yang Buruk

Penerapan talent management system yang buruk juga akan membawa perusahaan dalam menghadapi proses orientasi yang buruk. 

Orientasi kerja sendiri merupakan tahapan yang paling penting bagi karyawan baru di dalam sebuah perusahaan. 

3. Pertumbuhan Perusahaan yang Buruk dan Kurangnya Inovasi

Masalah terakhir yang akan dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan talent management system yang buruk adalah dapat menghambat pertumbuhan perusahaan dan akan mengurangi inovasi karyawan ketika mereka dihadapi dengan masalah.

Hal tersebut tentunya akan mempersulit karyawan dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Baca Juga: Peran Talent Management Tools dalam Pengembangan SDM

Talent Management System Software vs Manual

Pengelolaan talent management system secara manual dilakukan dengan memanfaatkan dokumen fisik, spreadsheet, sampai dengan catatan administratif dengan bentuk yang sederhana. Metode TMS manual masih digunakan oleh beberapa perusahaan dengan tujuan penghematan biaya dan kemudahannya tanpa melibatkan sistem yang modern.

Akan tetapi, penerapan talent management system secara manual memiliki kekurangan yang sangat signifikan. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan yang sering memakan waktu lama, risiko kehilangan data yang tinggi, sampai dengan kesulitan perusahaan dalam memonitoring perkembangan kinerja karyawan secara real-time dan menyeluruh. 

Sementara penggunaan talent management system berbasis software akan menawarkan solusi yang praktis dan terintegrasi dengan sistem lainnya. Software TMS tersebut akan membantu perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen, penilaian kinerja secara menyeluruh, serta menyediakan program pengembangan karier secara otomatis dan real-time. Selain itu, data karyawan tersimpan dengan keamanan tingkat tinggi di dalam satu platform untuk memudahkan HR dalam pengambilan keputusan secara cepat berbasis data yang akurat. 

Fitur dari TMS software seperti competency mapping, dashboard analytics, sampai dengan automatic reports akan mempercepat proses evaluasi dan memudahkan perusahaan dalam penyesuaian strategi pengelolaan SDM sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus menerus mengalami perubahan di masa yang akan datang. 

Proses pengelolaan talent management system secara manual tentu memiliki kerentanan tinggi terhadap human error, keterlambatan proses, sampai kesulitan mengukur efektivitas dari program yang dijalankan. Talent management system software mampu memberikan visualisasi secara menyeluruh mengenai potensi, performa, dan kebutuhan lain untuk membantu perkembangan kinerja karyawan secara cepat dan efisien. 

Tips Memilih Talent Management System

Agar perusahaan Anda terhindar dari segala permasalahan terhadap penerapan sistem manajemen bakat yang buruk, maka berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk memilih talent management system terbaik.

1. Mengetahui Kebutuhan Perusahaan

Tips pertama yang harus Anda lakukan dalam memilih sistem manajemen bakat adalah dengan mengetahui kebutuhan yang dimiliki oleh perusahaan Anda. 

2. Memiliki Fitur yang Diperlukan oleh Perusahaan

Dalam hal ini, Anda harus memilih vendor yang memiliki seluruh fitur yang memang diperlukan oleh perusahaan. 

Perlu diingat bahwa dalam melakukan langkah ini, Anda harus berhati-hati dalam menentukan vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Jangan sampai Anda memilih vendor yang menyediakan seluruh fitur, padahal Anda hanya membutuhkan beberapa fitur saja.

Pemilihan fitur juga akan berkaitan dengan budget perusahaan. Jika Anda memilih vendor dengan fitur yang lengkap, maka Anda akan mengeluarkan biaya yang lebih banyak.

Baca Juga: Fitur-fitur Penting dalam Aplikasi Talent Management

3. Mengajukan Demo Gratis

Tips terakhir yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengajukan demo gratis terhadap vendor yang akan Anda gunakan. 

Tujuan mengajukan demo gratis sendiri dapat membantu Anda untuk mendapatkan gambaran mengenai apakah talent management system yang akan Anda gunakan nantinya sudah benar-benar cocok dan sesuai dengan kebutuhan yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

5 Rekomendasi Talent Management System Terbaik Di Indonesia

1. LinovHR

LinovHR menyediakan talent management system secara lengkap untuk membantu perusahaan menemukan talent terbaik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mulai dari proses rekrutmen, pengembangan karier karyawan, sampai dengan ketersediaan succession planning yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Talent management system LinovHR juga terintegrasi penuh dengan HRIS, payroll, dan modul lainnya. Tampilan yang user-friendly dan dukungan terhadap regulasi ketenagakerjaan Indonesia terjamin, menjadikan TMS LinovHR sebagai solusi fleksibel dan mudah diimplementasikan oleh HR maupun karyawan. 

Berikut adalah fitur utama talent management system LinovHR yang wajib Anda kenali : 

• Recruitment & Onboarding : Memudahkan proses pencarian dan penerimaan karyawan baru serta pengelolaan data calon karyawan.
• Performance Management : Mengukur dan memantau kinerja karyawan dengan evaluasi yang komprehensif, termasuk penilaian tujuan dan feedback.
• Competency Management : Mengidentifikasi dan mengelola kemampuan yang dimiliki karyawan dan kekurangan yang perlu diperbaiki
• Learning Management System : Menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola pelatihan untuk perkembangan karier karyawan secara menyeluruh.
• Career Path : Membantu perencanaan jalur karier dan menempatkannya sesuai dengan kompetensi karyawan.
• Succession Management : Mengidentifikasi talenta potensial untuk mengambil kesempatan posisi penting untuk masa depan.
• Analytics Talent : Laporan dan insight untuk pengelolaan SDM yang lebih baik.

2. HashMicro

HashMicro merupakan salah satu talent management system yang terintegrasi dengan ERP atau sistem bisnis lainnya untuk mengotomatisasi berbagai proses HR. Hal ini tentu menjadi pertimbangan untuk perusahaan berskala bisnis menengah sampai besar dengan fokus efisiensi melalui sistem terpusat.

Berikut adalah beberapa fitur talent management system dari HashMicro yang perlu Anda ketahui : 

• Applicant Tracking System (ATS)
• Automatic Performance Appraisal
• Training Tracking
• HR Analytics & Reporting

3. Talenta

Talenta by Mekari merupakan talent management system berbasis cloud yang sederhana dan mudah digunakan oleh HR dan karyawan. Talent management system dari Talenta cukup populer karena terintegrasi langsung dengan payroll dan absensi. Hal ini memudahkan HR dalam pengelolaan SDM secara menyeluruh.

Berikut adalah fitur talent management system milik Talenta yang bisa Anda ketahui : 

• Recruitment
• Manpower Planning
• Performance Management
• Talent Development
• Employee Benefit
• HR Helpdesk

4. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors merupakan salah satu talent management system global yang digunakan oleh perusahaan multinasional. Fitur yang komprehensif membuat talent management system dari SAP seperti rekrutmen, learning, dan succession planning berskala besar bisa menjadi bahan pertimbangan Anda dalam memilih TMS yang cukup. 

Berikut adalah beberapa fitur talent management system dari SAP yang wajib Anda kenali : 

• Recruitment
• Onboarding
• Career and Talent Development
• Learning
• Performance and Goals
• Compensation Planning

5. Oracle HCM

Oracle HCM menyediakan talent management system berbasis AI dengan fokus pada predictive analytics dan pengembangan karier karyawan secara menyeluruh. Solusi ini umumnya menjadi kebutuhan penting bagi beberapa perusahaan besar dengan melibatkan teknologi modern dalam peran HR.

Berikut adalah fitur talent management system milik Oracle HCM yang bisa Anda kenali : 

• Career Development 
• Learning Management
• Predictive Analytics
• Talent Acquisition

Rekomendasi Terbaik Talent Management System dari LinovHR

Mempertahankan karyawan yang berpotensial di dalam perusahaan sudah menjadi tanggung jawab seorang HR perusahaan karena nantinya membantu perusahaan untuk mencapai tujuan jangka panjang yang dimilikinya.

Untuk memudahkan HR dalam mempertahankan karyawan berpotensi, maka perusahaan bisa menggunakan Talent Management System dari Software HR LinovHR.

Software Talent Management System LinovHR hadir sebagai solusi terpadu yang didesain untuk memberikan dukungan maksimal kepada departemen HR dalam mengelola talenta perusahaan dengan efektif.

Dengan berbagai modul dan fitur yang terintegrasi, seperti Rekrutmen, Performance Management, Kompetensi, Learning Management System (LMS), Career Path, dan Succession Management, LinovHR memudahkan pengelolaan sumber daya manusia secara menyeluruh.

Dengan menggunakan semua modul dan fitur yang tersedia, Software Talent Management System LinovHR memungkinkan perusahaan untuk melakukan manajemen bakat dengan mudah, tepat, dan akurat.

Tak hanya itu, LinovHR juga menawarkan demo gratis kepada pengguna. Ini memberikan kesempatan bagi Anda untuk mengenal lebih jauh tentang fitur-fitur yang ditawarkan dan mengetahui apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Mari manfaatkan Software Talent Management System LinovHR sekarang juga untuk melakukan manajemen bakat tanpa repot dan ribet!