Agar penjadwalan kerja bisa dikelola dengan baik, memanfaatkan scheduling software adalah solusi yang tepat. Bagi perusahaan dengan skala besar dan memiliki jam operasional yang cukup padat, melakukan penjadwalan kerja untuk tiap karyawan adalah hal yang cukup rumit.
Hal tersebut tentu saja dibutuhkan ketelitian dan wawasan yang mumpuni untuk mengatur jadwal dengan memperhitungkannya.
Pengertian Scheduling Software
Scheduling software adalah solusi digital yang membantu perusahaan mengotomatiskan proses penjadwalan karyawan, baik berbasis cloud maupun komputer lokal. Software ini memudahkan manajemen jadwal kerja, komunikasi antar karyawan, dan pelacakan waktu kerja.
Dengan scheduling software, bisnis dapat membuat jadwal kerja karyawan dan kontraktor secara otomatis, mengatur janji temu dengan mudah, serta mengelola sumber daya, tugas administratif, dan penugasan secara lebih efisien.
Terdapat beberapa jenis scheduling software yang umum digunakan, seperti appointment scheduling software untuk mengatur janji temu dengan klien, meeting scheduling software untuk mengatur jadwal rapat, employee scheduling software untuk membuat jadwal kerja karyawan, dan job scheduler untuk mengotomatiskan penjadwalan tugas rutin dalam sistem komputer.
Cara Memilih Scheduling Software yang Tepat
Memilih scheduling software yang sesuai dengan kebutuhan pengguna merupakan persoalan yang mudah. Tidak hanya mengutamakan fitur pengaturan jadwal yang tepat, bagaimana scheduling software tersebut mampu meningkatkan efisiensi dan mendukung produktivitas karyawan. Berikut ini 4 cara memilih scheduling software yang tepat dan wajib Anda pahami.
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Perusahaan jasa dibidang kesehatan membutuhkan fitur alarm otomatis untuk pasien, sementara bisnis retail lebih fokus pada kebutuhan sistem booking untuk memudahkan pelanggan. Memahami kebutuhan utama bisnis merupakan cara pertama Anda mendapatkan scheduling software yang relevan.
2. Pastikan ketersediaan integrasi
Integrasi dengan aplikasi lain seperti Google Calendar, Zoom, sampai sistem payroll menjadi nilai tambahan yang penting untuk Anda sebelum memilih scheduling software yang sesuai. Hal ini tentu memudahkan alur kerja menjadi lebih efisien dan meminimalisir kesalahan karena seluruh sistem penjadwalan tersinkronisasi secara otomatis.
3. Cek layanan dukungan dan keamanan data
Dukungan teknis atau pelayanan yang tanggap akan memudahkan Anda ketika terjadi kendala saat mengelola scheduling. Pastikan juga scheduling software yang Anda pilih untuk memiliki standar keamanan data yang baik, seperti penerapan enkripsi atau kepatuhan terhadap regulasi privasi untuk memastikan keamanan data pengguna tetap terjaga.
4. Perhatikan kemudahan implementasi
Scheduling software yang mudah digunakan oleh pengguna merupakan salah satu cara menentukan scheduling software Anda sudah tepat. Tampilan antarmuka yang sederhana dan arahan yang jelas akan mempercepat proses adaptasi tanpa memerlukan banyak pelatihan.
6 Rekomendasi Scheduling Software Terbaik 2023
Berikut ini rangkuman LinovHR, mengenai 6 scheduling software terbaik yang sedang banyak digunakan di perusahaan besar tahun 2023:
1. LinovHR Time Management
Pertama, software penjadwalan yang sudah banyak digunakan perusahaan besar adalah LinovHR Time Management. Software ini mampu untuk mengelola data seperti absensi, cuti, izin, lembur serta jadwal kerja yang dinamis.
Tugas penjadwalan waktu kerja yang cukup banyak pastinya akan sulit jika dilakukan secara manual. Untuk itu, terdapat fitur-fitur unggulan yang ditawarkan melalui Time Management LinovHR. Antara lain:
- Time Group: Fitur time group digunakan untuk mengklasifikasi karyawan yang mempunyai jam kerja sama dan membantu HRD mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan.
- Calendar: Calendar berfungsi untuk menampilkan tanggal libur nasional dan kegiatan perusahaan. HRD dapat menetapkan karyawan mana saja yang wajib mengikuti kegiatan perusahaan dan mendapatkan libur sesuai tanggal yang ditetapkan.
- Schedule Exception: Fitur ini memudahkan karyawan untuk mengubah jadwal kerja seperti tukar shift hingga mengganti shift. Tentunya Fitur Schedule Exception akan sangat bermanfaat bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift.
- Leaves: Untuk karyawan, fitur ini sangat memudahkan jika karyawan ingin mengajukan cuti. Sementara bagi HRD, fitur leaves akan memudahkan HR untuk menentukan kuota cuti, periode, dan siapa karyawan yang mempunyai hak untuk mengajukan cuti.
- Permission Request: Melalui fitur permission request karyawan dapat mengajukan izin untuk terlambat maupun pulang cepat dengan mudah lewat Mobile ESS, selanjutnya HRD dapat menyetujui pengajuan tersebut dengan cepat. Sehingga jika didapati kehadiran karyawan yang tidak sesuai dengan jam kerja yang berlaku, informasi tersebut dapat didokumentasikan dengan sistematis.
- Leave Request: Semua pengajuan cuti karyawan dapat ditampilkan pada fitur leave request. Selain pengajuan, fitur ini dapat menampilkan sisa cuti yang bisa karyawan ambil. Dengan demikian HRD dapat memutuskan apakah pengajuan cuti karyawan bisa diterima dan karyawan pun dapat lebih bijak ketika hendak mengajukan cuti.
- Overtime Request: Fitur overtime request memudahkan karyawan untuk pengajuan lembur bila dibutuhkan, kemudian HRD dapat menerima dan menyetujui pengajuan itu secara real time.
- Timesheet: Fitur timesheet menampilkan kumpulan kehadiran karyawan. HRD dapat menganalisis data kehadiran ini dan membandingkannya dengan jadwal kerja keseluruhan. Terdapat 2 jenis timesheet, yakni unprocessed timesheet yang menampilkan data kehadiran mentah dan processed yang menampilkan data kehadiran yang sudah dianalisis.
Baca Juga : Manfaat Employee Scheduling Software untuk Perusahaan
2. Simply Book
Simplybook.me adalah solusi penjadwalan online yang berasal dari negara Siprus yang ditujukan untuk bisnis dengan skala kecil dan juga menengah dari semua jenis.
Software ini menawarkan kemampuan untuk menerima pembayaran online melalui sistem POS, serta menyediakan fitur rapat virtual, mengirim marketing emails, hingga memberikan kupon dan kartu hadiah untuk bisnis jasa.
Selain fitur yang disebutkan di atas, software ini menyediakan fitur-fitur lain yang akan memudahkan pekerjaan Anda.
- Menerima Online Bookings
- Mengirim Notifikasi via SMS atau Email
- Aplikasi untuk Klien dan Admin
- Menerima Pembayaran
- Integration & API (Application Programming Interface)
- Membuat QR Code
- Class & Membership
Baca Juga: 7 Time Management System yang Terbaik Saat Ini
3. Acuity Scheduling
Acuity Scheduling menawarkan solusi penjadwalan kepada pengguna yang perlu mengakses ketersediaan mereka secara real-time dan membuat janji berdasarkan jadwal yang telah direncanakan sebelumnya. Software ini sangat fungsional serta dapat memberikan pelayanan pengguna yang ramah.
Selain itu, para klien dapat memantau jadwal harian mereka dengan mudah dan meminimalisir terjadinya miskomunikasi yang terjadi antar sesama karyawan.
Acuity Scheduling menyediakan fitur-fitur yang akan mempermudah penggunanya dalam mengelola penjadwalan kerja harian, di antaranya adalah:
- Sinkronisasi Kalender
- Menerima Pembayaran Secara Online
- Sangat Aman
- Online
4. Setmore
Setmore adalah salah satu scheduling software berbasis cloud dengan fokus untuk bisnis jasa, konsultan, sampai dengan tenaga kerja profesional di berbagai bidang. Tampilan antarmuka yang sederhana, membuat scheduling software dari Setmore memudahkan pengguna untuk melakukan penjadwalan secara online dengan mudah.
Selain itu, Setmore juga terintegrasi dengan website, media sosial seperti Facebook dan Instagram. Sampai dengan platform komunikasi seperti Zoom dan Microsoft Teams.
Berikut ini beberapa fitur scheduling software dari Setmore yang wajib Anda kenali :
- Recurring Appointments
- Class Booking
- Staff Logins
- Calendar Sync
- Mobile App
5. Calendly
Calendly merupakan scheduling software ini banyak digunakan untuk skala bisnis menengah sampai dengan individu yang membutuhkan solusi penjadwalan profesional. Scheduling software dari Calendly ini memudahkan pengguna untuk mengatur pertemuan tanpa membutuhkan waktu dan usaha manual untuk menentukan jadwal yang tepat.
Calendly juga terintegrasi dengan Google Calendar, Outlook, sampai dengan iCloud dengan tujuan meminimalisir risiko jadwal yang bertabrakan satu sama lain.
Berikut adalah fitur scheduling software dari Calendly yang bisa Anda ketahui :
- Mobile App
- Browser Extension
- Integrations
- Website Embed Options
6. Bookafy
Bookafy adalah scheduling software yang cocok untuk berbagai skala bisnis. Mulai dari usaha kecil, menengah, sampai dengan perusahaan besar. Scheduling software dari Bookafy ini mendukung integrasi dengan platform terkenal seperti Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, sampai dengan sistem payroll.
Bookafy juga menyediakan otomatisasi untuk membantu HR melakukan proses scheduling secara cepat dan mudah.
Berikut ini adalah beberapa fitur scheduling software milik Bookafy yang perlu Anda ketahui :
- Group Event Scheduling
- Round Robin Routing
- Multi-User Appointments
- Skill Based Scheduling
Keunggulan Penjadwalan Kerja Karyawan dengan Scheduling Software LinovHR
Scheduling software dari Time Management LinovHR yang dirancang secara user friendly membuat staf HRD mampu beradaptasi dengan cepat terhadap penggunaan software. Inilah beberapa kemudahan lain yang ditawarkan oleh software penjadwalan kerja dari Time Management LinovHR:
1. Mampu Menangani Perubahan Shift Secara Mendadak
Situasi tak terduga membuat adanya perubahan shift kerja secara mendadak. Penjadwalan manual dengan spreadsheet tidak dapat mengakomodir perubahan mendadak ini.
Karyawan biasanya harus menghubungi manajer dan HRD. Melalui Time Management LinovHR, seluruh pengajuan, proses, dan persetujuan dapat dilakukan secara otomatis melalui satu sistem.
2. Menyederhanakan Pengolahan Cuti
Penggunaan software, persetujuan pengajuan cuti karyawan dapat dilakukan lebih cepat secara online. HRD dan manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan karyawan serta memastikan karyawan tidak bekerja di hari cuti yang telah ditetapkan.
3. Penggajian Akurat
Kehadiran karyawan adalah salah satu komponen penggajian bulanan. Dengan tabel jadwal kerja sederhana, HRD tidak punya pilihan selain menyiapkan penggajian berdasarkan jam kehadiran dan lembur yang dicatat secara manual.
Penggunaan scheduling software LinovHR dapat memudahkan HRD dalam rekapitulasi kehadiran sehingga perhitungan gaji bulanan jauh lebih akurat.
4. Akses yang Fleksibel
Sistem kerja dari rumah atau work from home kembali populer sejak meluasnya pandemi COVID-19. Tak jarang HRD pun akhirnya bekerja dari rumah.
Lalu, bagaimana jika ada karyawan yang mengajukan cuti? Scheduling software dari Time Management LinovHR mudah diakses dimana saja dan kapan saja selama perangkat baik mobile ( ESS Mobile ) maupun desktop yang digunakan terhubung internet.
5. Real Time
Kesatuan sistem secara real time pada software adalah hal yang paling spesial. Semua proses dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan efisien hanya dalam hitungan menit. Tentu saja hal ini akan berdampak pada kinerja HRD yang lebih akurat dan fokus.
Sementara bagi karyawan, karyawan tidak lagi perlu menunggu lama ketika mengajukan cuti atau perubahan jadwal dikarenakan saling menunggu persetujuan dari beberapa pihak.
Meningkatnya perkembangan teknologi membuat perusahaan harus meningkatkan kualitas pengelolaan karyawan khususnya dalam penjadwalan kerja.
Kehadiran Time Management LinovHR sebagai penyedia schedule software adalah pintu utama dalam menjawab segala hambatan dalam pengelolaan jadwal kerja karyawan.
