Sumber daya adalah salah satu investasi perusahaan untuk dapat mengoptimalkan profitabilitas yang berkelanjutan. Namun, kebanyakan dari manajerial kurang memperhatikan keterampilan dan minat karyawan dan lebih suka membuat mereka sibuk.
Padahal, sangat penting bagi perusahaan untuk menyusun perencanaan dan alokasi sumber daya dengan tepat. Ini karena perencanaan yang kurang tepat akan berpengaruh pada menghambat project sampai pembengkakan biaya.
Maka dari itu alokasi sumber daya menjadi langkah penting dalam perencanaan sumber daya, dan sistem manajemen sumber daya yang lebih efisien demi mencapai tujuan perusahaan.Â
Agar Anda lebih memahami bagaimana pengalokasian sumber daya perusahaan dengan tepat, LinovHR sudah merangkumnya di bawah ini. Mari simak!
Apa itu Alokasi Sumber Daya?
Alokasi sumber daya atau biasa dikenal dengan istilah resource allocation adalah mengenali dan menugaskan sumber daya untuk periode tertentu ke berbagai kegiatan.
Kegiatan ini bisa berupa proyek maupun non proyek seperti business as usual, administrasi, support, operation, dan lainnya.
Resource allocation membantu perusahaan dalam memperhitungkan lingkup proyek, saat persyaratan proyek berubah, maka alokasi dari sumber daya pun harus berubah dan harus mengakomodasikan perubahan itu.
Dari sini kita dapat menyimpulkan bahwa alokasi sumber daya adalah sebuah aktivitas memutuskan keterampilan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas dan memperkirakan beraya jumlah SDM yang dibutuhkan.
Keuntungan Alokasi Sumber Daya dalam Project ManagementÂ
Resource allocation menjadi langkah penting dalam manajemen proyek karena langkah ini memungkinkan Anda merencanakan dan mempersiapkan implementasi proyek dalam rangka mencapai tujuan.
Langkah ini juga penting untuk membantu penjadwalan sumber daya terlebih dulu dan memberikan wawasan tentang proyek.
Pada kenyataannya, alokasi sumber daya ini lebih dari sekadar mendelegasikan tugas. Ia berperan penting dalam manajemen proyek dan operasional yang pada akhirnya mampu meningkatkan kinerja bisnis. Hal ini juga membantu perusahaan dalam meningkatkan ROI.
Selain itu, beberapa manfaat resource allocation dalam manajemen proyek antara lain adalah sebagai berikut.
1. Memiliki ekspektasi dan prediksi yang jelas
Melakukan alokasi sumber daya menjadi bagian penting dalam menentukan perencanaan dan penjadwalan proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Dengan mengalokasikan sumber daya yang tepat manajer proyek dapat menilai mengenai ekspektasi dari penyelesain projek dan memprediksi apa saja hambatan-hambatan yang mungkin terjadi selama pengerjaan proyek.
Manajer proyek pun dapat memberi tahu tim terkait ekspektasi proyek yang akan dikerjakan, sehingga tim akan memahami prioritas mereka pada saat mengeksekusi proyek yang diberikan.
2. Mengefektifkan anggaran perusahaan
Resource allocation adalah salah satu langkah awal yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam menentukan tujuan dari proyek yang akan dilakukan. Langkah ini dapat memberi gambaran lebih detail terkait anggaran yang akan dikeluarkan untuk proyek tersebut.
Gambaran terkait pengeluaran tersebut membuat perusahaan terhindar dari pengeluaran yang tidak diperlukan, sehingga gambaran tersebut dapat mengefektifkan dana perusahaan.
3. Mengatasi perubahan pada proyek
Pada prosesnya, sebuah proyek dapat mengalami perubahan di tengah jalan yang disebabkan oleh faktor yang tidak terduga. Perubahan ini harus diikuti dengan penyesuaian oleh tim yang terlibat. Project manager bisa melakukan penyesuaian ulang terkait distribusi alokasi sumber daya yang diberikan.
4. Mengidentifikasi kompetensi pada tim proyek
Alokasi sumber daya dapat disesuaikan dengan kompetensi dan kekuatan dari tim yang terlibat pada proyek yang dilaksanakan.
Alokasi ini bisa dimanfaatkan untuk mengisi kekurangan apa saja yang sekiranya dapat menjadi hambatan, atau kelebihan apa saja yang bisa dimanfaatkan.
Jika ada kekurangan, project manager dapat mendistribusikan alokasi yang sesuai untuk menutup kekurangan tersebut. Sebaliknya, jika ada kelebihan maka hal tersebut bisa dialokasikan untuk tugas khusus yang sesuai dengan kapasitas.
Pengalokasian ini dapat membuat perusahaan memahami kelebihan dan kekurangan dari karyawan atau sumber daya yang ada.
Bagaimana Cara Mengalokasikan Sumber Daya pada Proyek
Untuk kelancaran proses pengerjaan proyek, diperlukan persiapan yang cukup agar distribusi resource allocation yang tepat. Berikut adalah tips umum bagaimana cara mengelola alokasi sumber daya pada proyek.
Memahami ruang lingkup
Menentukan ruang lingkup dapat dilakukan dengan cara mengetahui bagaimana skala dan tujuan proyek yang dilakukan. Menentukan ruang lingkup proyek dapat membuat Anda bisa menentukan alokasi sumber daya dengan tepat.
Mengidentifikasi sumber daya
Setelah mengetahui ruang lingkupnya, Anda bisa mulai mengidentifikasi ketersediaan sumber daya di perusahaan, mulai dari karyawan, alat-alat, dan lokasi tempat proyek digarap.
Berpikir secara holistik
Anda harus mampu berpikir lebih detail terkait alokasi sumber daya yang tersedia, seperti bagaimana kompetensi karyawan, bagaimana keadaan alat yang akan digunakan, bagaimana jadwal pengerjaanya, dan hal detail lainnya.
Memahami ketergantungan pada sumber daya perusahaan
Salah satu cara pengalokasian sumber daya adalah dengan menghindari ketergantungan sumber daya yang ada. Maksudnya, Anda harus memiliki rencana lain ketika menghadapi keadaan mendesak di luar dari rencana.
Memahami manajemen waktu
Pengalokasian sumber daya yang tepat harus melihat dari seberapa banyak waktu yang akan digunakan pada proyek tersebut.
Anda harus bisa melihat bagaimana kompetensi tim dan beban yang diberikan, sehingga Anda dapat mendapat prediksi seberapa lama waktu yang akan digunakan. Jika terlalu lama, Anda bisa mengalokasikan lebih banyak sumber daya.Â
Jangan berlebihan dalam pengalokasian
Langkah selanjutnya untuk pengalokasian sumber daya pada proyek yang akan digarap adalah memberi sesuai dengan yang dibutuhkan. Hal ini akan membuat tenaga karyawan dan keuangan perusahaan tidak terbuang percuma.Â
Realistis
Anda mungkin berusaha menghindari masalah yang akan terjadi dengan cara membuat beberapa perencanaan yang terstruktur. Itu merupakan langkah yang tepat, namun Anda harus bersikap realistis agar kewaspadaan Anda tidak merusak praktik proyek.Â
Bangun rutinitas
Salah satu cara efektif dalam membuat alokasi yang tepat adalah membangun kebiasaan yang terstruktur dalam memantau proses proyek. Dengan memantau secara rutin, Anda bisa memahami kendala apa yang sedang terjadi dan alokasi apa yang dibutuhkan.Â
Jangan terlalu banyak menunda
Menunda alokasi sama dengan menunda pekerjaan proyek yang sedang dikerjakan. Sebagai seorang project manager, Anda harus bisa cepat tanggap dalam memberikan alokasi yang dibutuhkan agar proyek bisa selesai sesuai dengan rencana.
Gunakan laporan sumber daya yang ada
Laporan alokasi sumber daya dapat membantu Anda melakukan evaluasi sejauh mana alokasi tersebut digunakan dalam perusahaan.
Hal ini memungkinkan Anda untuk menyuplai sumber daya tambahan guna mengatasi perubahan yang terjadi pada praktik pengerjaan proyek Anda.
Menggunakan bantuan teknologi
Manfaatkanlah teknologi untuk membantu Anda dalam mengatur alokasi sumber daya dalam proyek. Penggunaan teknologi ini akan membantu Anda melihat kesesuaian keterampilan dan skill SDM dengan proyek yang akan dijalankan.
Alokasikan Sumber Daya Manusia dengan Tepat bersama Competency Management System LinovHR
Alokasi sumber daya adalah salah satu langkah yang dapat ditempuh perusahaan dalam rangka memaksimalkan proyek yang dijalankan guna mencapai produktivitas setinggi-tingginya.
Dengan pengalokasian yang tepat maka setiap proyek atau non-proyek di perusahaan dijalankan sesuai dengan kompetensi dan skill yang dimiliki karyawan.
Maka sangat penting bagi perusahaan untuk dapat mengelola kompetensi dan skill karyawan agar dapat merumuskan alokasi sumber daya yang baik.
Perusahaan harus memiliki basis data yang berisikan seperti apa kompetensi masing-masing divisi yang ada di perusahaan.
Serta melihat apakah apakah kompetensi yang ada saat ini sudah sesuai dengan strategi atau proyek yang akan dijalankan perusahaan.
Untuk mempermudah perusahaan melakukan hal ini, beruntungnya sekarang telah ada software HRIS LinovHR yang dilengkapi dengan modul Competency Management System.
Software ini dapat membantu Anda dalam melakukan perencanaan alokasi SDM dengan berdasarkan kompetensi yang diperlukan untuk setiap divisi yang ada dalam perusahaan.
Di dalam modul Competency Management, Anda dapat membuat list semua jenis kompetensi apa yang dibutuhkan oleh semua divisi yang ada.
Lalu ada juga fitur Competency Category yang memudahkan Anda dalam membagi kompetensi sesuai dengan jenis proyek atau proses bisnis di perusahaan.
Selain itu, dengan Modul Competency Management di dalam software HRIS LinovHR, Anda juga dapat menganalisis gap skill yang ada di perusahaan.
Dengan begini Anda dapat melihat mana kompetensi yang perlu ditingkatkan untuk menunjang proyek perusahaan.
Software buatan LinovHR telah dipercaya oleh banyak perusahaan dalam mengelola kompetensi karyawan dengan mudah. Tunggu apa lagi? Ayo beralih ke software HRIS indonesia LinovHR!
