Employment history adalah salah satu informasi yang sering kali jadi acuan dalam proses rekrutmen atau manajemen karyawan. Lewat riwayat pekerjaan seseorang ini, HR bisa mengetahui bagaimana perjalanan karier seseorang untuk menilai apakah seseorang cocok dengan posisi dan budaya kerja di perusahaan.
Meski umumnya dimanfaatkan saat proses rekrutmen, employment history juga penting dalam proses promosi jabatan, pelatihan, bahkan saat HR mengelola rotasi internal. Untuk memahami lebih jauh tentang pentingnya employment history dalam HR, simak artikel di bawah sampai tuntas!
Mengenal Apa Itu Employment History
Employment history adalah laporan atau catatan mengenai riwayat pekerjaan seseorang di sepanjang kariernya.
Dalam bidang HR, employment history jadi data penting yang biasanya ditemukan di CV atau resume, namun bisa juga tercatat secara internal di sistem perusahaan bagi karyawan yang sudah bergabung.
Penting untuk diketahui bahwa employment history tidak hanya berisi daftar nama perusahaan, namun juga dilengkapi dengan detail penting yang bisa membantu HR atau rekruter menilai apakah seseorang cocok dengan posisi yang ditawarkan.
Berikut adalah beberapa komponen atau aspek penting yang harus ada dalam employment history:
- Nama perusahaan: Ditulis untuk menunjukkan tempat kerja sebelumnya, lengkap dengan nama perusahaan tempat kandidat pernah bekerja.
- Jabatan: Ditulis untuk menunjukkan peran yang sebelumnya pernah dijalani.
- Periode bekerja: Berisi informasi kapan seseorang memulai dan mengakhiri pekerjaannya di setiap perusahaan.
- Nama dan kontak atasan sebelumnya: Berisi informasi yang berguna untuk HR melakukan verifikasi terkait background check.
Baca juga: Employee Records: Pengertian, Jenis dan Cara Mengelolanya
Pentingnya Employment History dalam Human Resource
Bagi HR, Employment history bukan sekadar catatan masa lalu terkait perjalanan karier seseorang, namun juga jadi bahan pertimbangan untuk memutuskan apakah seseorang cocok untuk posisi tertentu atau tidak.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa employment history penting dalam dunia HR:
1. Menunjukkan pengalaman dan kualifikasi kandidat
Employment history bisa memberi gambaran jelas tentang pekerjaan apa saja yang pernah dijalani seseorang. Lewat hal tersebut, HR bisa menilai apakah kandidat sudah memiliki bekal yang cukup dan sesuai untuk posisi yang dilamar.
2. Mengetahui kecocokan kandidat dengan jabatan
Dengan catatan ini, HR bisa melihat apakah kandidat sudah terbiasa bekerja di industri sejenis atau di posisi serupa. Ini berguna untuk mengukur potensi adaptasi mereka terhadap kultur kerja atau tugas yang nantinya akan diemban.
3. Melihat pola stabilitas kerja
Lama waktu yang dihabiskan seseorang dalam satu pekerjaan bisa menjadi gambaran stabilitas kerja mereka. Jika kandidat terlalu sering pindah kerja dalam waktu singkat, HR patut mempertimbangkan risiko turnover dan menanyakan ha ini lebih lanjut saat wawancara.
4. Mengidentifikasi gap karier
Lewat catatan ini, HR bisa melihat berapa lama jeda karier seseorang. Meski tidak selalu buruk, HR tetap perlu berdiskusi dan memahami situasi kandidat dan mencari jalan tengah yang tetap menguntungkan kedua pihak.
Kesalahan HR dalam Mengelola Employment History
Meski terdengar sederhana, banyak HR masih kurang teliti karena menganggap employment history hanya sebagai data pelengkap. Padahal, jika dikelola dengan baik catatan ini bisa jadi alat penting untuk memahami dan mengembangkan talenta perusahaan.
Inilah beberapa kesalahan HR dalam mengelola Employment History:
1. Kurang verifikasi
Salah satu kesalahan paling umum ialah menerima data riwayat kerja dari kandidat tanpa melakukan verifikasi. Padahal, informasi yang ditulis kandidat bisa jadi tidak akurat sehingga perlu peran HR untuk melakukan cross check dengan menghubungi kontak atasan sebelumnya.
2. Tidak memanfaatkan sistem yang terpadu
Beberapa perusahaan masih menyimpan riwayat kerja secara manual sehingga HR sering kali kesulitan ketika membutuhkan data cepat. Oleh karena itu, sistem digital seperti software HRIS LinovHR sangat dibutuhkan untuk mendukung pengelolaan employment history.
3. Kurang melibatkan karyawan saat update data
Beberapa HR kurang rutin meminta karyawan untuk memperbarui data pekerjaan mereka, terutama untuk yang sebelumnya bekerja di tempat lain. Akibatnya, data jadi tidak lengkap dan bisa berpengaruh terhadap pengambilan keputusan untuk promosi atau rotasi karier.
Tips Kelola Employment History dengan Tepat
Untuk mengatasi kesalahan-kesalahan di atas dan mendukung data akurat untuk pengambilan keputusan, dibutuhkan cara-cara strategis seperti di bawah ini:
1. Pastikan data yang masuk diverifikasi
Langkah pertama dan paling krusial adalah melakukan verifikasi data dari kandidat atau karyawan. Lakukan verifikasi dengan menghubungi atasan sebelumnya, meminta surat pengalaman kerja, atau mencocokan dengan data lainnya.
2. Lakukan pembaruan secara berkala
Perlu dipahami bahwa employment history bukanlah sesuatu yang statis karena karyawan bisa mengalami promosi atau rotasi karier. Oleh karena itu, HR perlu rutin memperbarui data ini agar selalu update dengan kondisi terbaru.
3. Libatkan karyawan untuk mengisi dan mengonfirmasi data
Untuk mendukung pembaruan data, berilah karyawan akses untuk terlibat langsung dalam memeriksa dan memperbarui riwayat pekerjaan mereka lewat sistem digital yang bisa jadi solusi praktis.
Baca juga: Cara Melakukan Background Check Karyawan Saat Rekrutmen
Buat Database Employment History yang Akurat dengan Software HRIS LinovHR!
Employment history adalah salah satu data penting di lingkup kerja HR. Sayangnya masih banyak perusahaan yang menyimpan informasi ini secara manual, padahal untuk mendukung data yang akurat dan terpusat dibutuhkan sistem digital modern yang efektif dan solutif.
Untuk itu, Software HRIS LinovHR hadir untuk membantu perusahaan Anda membangun dan mengelola database employment history secara otomatis, aman, dan terpusat. Semua data riwayat pekerjaan karyawan bisa dicatat lengkap dan diakses kapanpun melalui satu platform.
Selain itu, produk kami juga terintegrasi dengan modul penting lain seperti absensi, payroll, dan performance appraisal yang sangat membantu kerja HR untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Tunggu apa lagi? Gunakan Software HRIS LinovHR sekarang untuk kelola employment history karyawan secara efisien!
