Dalam dunia manajemen sumber daya manusia, ketika karyawan tidak memenuhi standar yang diharapkan, perusahaan sering mempertimbangkan dua langkah formal yakni performance improvement plan dan atau PIP dan surat peringatan atau SP.
Kedua memiliki tujuan yang sama untuk memperbaiki kinerja atau perilaku yang kurang baik, namun untuk karakteristik, prosedur, implikasi, dan fungsi yang berbeda dalam praktiknya.
Artikel ini akan membahas lebih lengkap mengenai definisi, fungsi, sampai dengan perbedaan dari performance improvement plan dan surat peringatan yang wajib Anda kenali lebih dalam.
Key Takeaways
- PIP membantu karyawan memperbaiki kinerja lewat target terukur dan dukungan.
- SP menjadi peringatan formal dengan konsekuensi jika tidak ada perbaikan.
- LinovHR mendukung penerapan PIP & SP melalui modul performance management.
Definisi Performance Improvement Plan & Surat Peringatan
Performance improvement plan adalah rencana peningkatan kinerja dalam bentuk dokumen formal yang dirancang untuk membantu karyawan memahami area ketika mereka tidak memenuhi ekspektasi, dan menetapkan tujuan perbaikan secara spesifik.
Baca juga : Tingkatkan Performa Melalui Performance Improvement Plan (PIP)
Melalui langkah-langkah yang mendukung dengan batasan waktu yang sudah ditetapkan untuk evaluasi. PIP lebih dari teguran sebagai alat pembinaan terstruktur untuk memberi kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri.
Sementara surat peringatan atau warning letter merupakan surat resmi yang menyatakan bahwa perilaku atau kinerja seorang karyawan tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, memberi peringatan, dan menyampaikan konsekuensi.
Baca juga : 9 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3)
Tentu dengan catatan hal tersebut harus diperbaiki dan diubah di kemudian hari dengan hasil yang terlihat. Surat peringatan menandakan bahwa karyawan telah melewati batas toleransi manajemen perusahaan terhadap pelanggaran tertentu.
Fungsi dari Performance Improvement Plan
Berikut ini beberapa fungsi dari performance improvement plan yang wajib Anda kenali lebih dalam.
1. Transparansi Area Perbaikan
Performance improvement plan berfungsi untuk menjelaskan secara objektif bagian mana dari pekerjaan yang kurang seperti target yang tidak tercapai, kualitas output yang menurun, dan tenggat waktu yang sering terlambat.
Fungsi transparan ini membuat karyawan mengetahui secara jelas dan menyeluruh apa yang diharapkan dan diperbaiki di kemudian hari.
2. SMART Goals
PIP bertujuan untuk menetapkan sasaran yang spesifik, measurable, achievable, relevant, dan time bound. Hal tersebut memudahkan proses evaluasi menjadi lebih objektif dan komprehensif tanpa menyangkut pautkan penilaian subjektif pada karyawan.
Baca juga : Metode SMART: Pengertian dan Contoh Penerapannya
3. Memberikan Dukungan & Sumber Daya
Salah satu fungsi performance improvement plan yakni menyediakan dukungan konkret seperti training, mentoring, akses ke alat atau sistem pendukung, sampai dengan supervisi tambahan agar karyawan memiliki kesempatan untuk memperbaiki performa..
4. Memfasilitasi Monitor & Review
Performance improvement plan menetapkan jadwal monitoring dan peninjauan berkala. Setiap minggu atau setiap bulan perusahaan akan melakukan monitoring agar proses karyawan dapat diperiksa, diberikan umpan balik, sampai dengan pengarahan langkah korektif yang harus dilakukan oleh karyawan.
5. Dokumentasi Riwayat Kinerja
Performance improvement plan berfungsi sebagai alat dokumentasi formal untuk mencatat komunikasi, komitmen, progress, serta upaya perbaikan.
Dokumentasi tersebut penting untuk perusahaan miliki sebagai dasar jika di kemudian hari ditemukan keputusan lebih lanjut.
6. Memberi Kesempatan pada Karyawan
PIP memberi karyawan kesempatan untuk memperbaiki diri dan mempertahankan posisinya dalam perusahaan. Performance improvement plan menjadi langkah preventif daripada sanksi secara langsung.
7. Meningkatkan Kepuasan & Loyalitas
Apabila dijalankan dengan adil dan komunikatif, performance improvement plan dapat memperkuat kepercayaan karyawan bahwa perusahaan peduli terhadap pengembangan mereka, bukan hanya untuk menghukum dan hal ini dapat mempertahankan talenta.
Fungsi Surat Peringatan
Setelah mengetahui fungsi dari performance improvement plan, berikut ini beberapa fungsi dari surat peringatan yang perlu Anda kenali.
1. Memberi Peringatan Formal atas Pelanggaran
Menyampaikan bahwa ada pelanggaran kebijakan atau standar kinerja dan perilaku yang harus diperhatikan. Surat peringatan merupakan sinyal resmi bahwa perusahaan sudah mencatat masalah dan mengharapkan perbaikan secepat mungkin.
2. Menegaskan Konsekuensi jika tidak ada Perbaikan
Surat peringatan umumnya mencantumkan konsekuensi jika masalah tidak segera diperbaiki, maka akan ada pemotongan hak, sanksi administrasi, demosi, sampai dengan pemecatan.
Hal ini mendorong surat peringatan sebagai peringatan keras, bukan hanya ancaman kosong yang tidak memiliki kekuatan apapun untuk memperbaiki permasalahan di lingkungan kerja.
3. Dokumen Disipliner Resmi
Surat peringatan berfungsi sebagai catatan resmi HR bahwa karyawan pernah mendapatkan peringatan. Dokumen ini digunakan sebagai dasar di kemudian hari jika perusahaan harus mengambil tindakan disipliner lebih lanjut seperti pemutusan hubungan kerja.
4. Peluang Perbaikan sebelum Sanksi Berat
Surat peringatan memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki kondisi mereka sebelum langkah mengambil langkah keras. SP merupakan tahap awal peringatan dalam proses manajemen disiplin.
5. Mengamankan Kepentingan Hukum
Keberadaan surat peringatan tertulis dan terdokumentasi membuat perusahaan memiliki bukti bahwa sudah pernah diberikan surat peringatan resmi apabila pada akhirnya diperlukan tindakan masalah dengan sanksi yang lebih serius.
6. Menetapkan Tuntutan Perubahan Spesifik
Surat peringatan juga berperan menjelaskan tindakan apa yang dianggap tidak sesuai dan apa yang harus dilakukan agar tidak mengulangi pelanggaran tersebut. SP mengarahkan karyawan untuk berperilaku dan menonjolkan performa yang diinginkan perusahaan.
Perbedaan Performance Improvement Plan & Surat Peringatan
| Aspek | Performance Improvement Plan (PIP) | Surat Peringatan (SP) |
| Tujuan Utama | Membantu & memfasilitasi perbaikan performa melalui dukungan dan bimbingan. | Memberi peringatan formal atas ketidaksesuaian & menegaskan konsekuensi. |
| Pendekatan | Proaktif, edukatif, & kolaboratif. | Korektif/disipliner. |
| Karakter Dokumentasi | Panduan langkah demi langkah/progress tracking. | Catatan disipliner resmi. |
| Fokus Waktu | Horizon jangka menengah seperti 30, 60, & 90 hari. | Segera & sering tanpa rentang waktu panjang. |
| Konsekuensi | Dapat diperpanjang, dialihkan, & langkah lebih lanjut. | Langsung dilanjutkan ke sanksi berikutnya jika tidak diperbaiki. |
| Fungsi Psikologis | Motivasi agar karyawan merasa didukung & diikutsertakan bertumbuh. | Tekanan agar segera berubah/menghadapi hukuman |
| Kesesuaian Pengguna | Ketika perusahaan masih memberi kesempatan pada karyawan. | Ketika masalah perilaku/kinerja telah melampaui toleransi. |
| Risiko jika tidak mengikuti prosedur | Dianggap tidak adil/kurang transparan. | Gugatan dari karyawan jika SP tidak mengikuti prosedur hukum. |
Dukung Implementasi Performance Improvement Plan & Surat Peringatan bersama LinovHR!
PIP dan surat peringatan merupakan dua alat penting dalam pengelolaan manajemen SDM perusahaan, dengan tujuan yang berbeda keduanya sama-sama dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas performa karyawan.
Gunakan Software HRIS dari LinovHR dengan penyediaan modul performance management dan pelaporan secara real-time, serta terintegrasi dengan document management system untuk dokumentasi tindakan disipliner.
Coba dengan demo gratis sekarang dan rasakan perbedaannya!
