Audit Sumber Daya Manusia: Pengertian, Manfaat, hingga Prosedurnya

Audit sumber daya manusia adalah proses evaluasi sistem, kebijakan, dan praktik yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi.

Sebagai praktisi HR, sangat penting bagi Anda untuk memahami cara melakukan audit ini, dengan begitu dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk mengelola SDM di perusahaan secara optimal.

Di dalam artikel kali ini, LinovHR akan jelaskan secara komprehensif seperti apa itu audit SDM dalam organisasi perusahaan.

 

Pengertian Audit Sumber Daya Manusia

Audit sumber daya manusia atau human resources audit adalah assessment atau pemeriksaan objektif terhadap praktik, kebijakan, dan prosedur SDM perusahaan.

Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kepatuhan SDM, mengidentifikasi masalah, dan mengatasi masalah tersebut sebelum berpotensi menimbulkan masalah.

Perusahaan dapat menggunakan audit SDM untuk menentukan kebijakan mana yang berjalan dengan baik dan mengembangkan cara-cara untuk mengurangi biaya operasional.

Proses audit ini tidak hanya mengevaluasi tingkat kepatuhan perusahaan, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan memberikan kepuasan kepada karyawan.

Dapat dikatakan bahwa manfaat audit SDM berperan sebagai agen perubahan dalam menjaga keberlangsungan tim yang kompetitif dan sukses.

Selain itu, audit ini juga memberikan perspektif objektif dari pihak ketiga yang dapat membantu mengidentifikasi area perbaikan yang mungkin terlewatkan oleh tim internal perusahaan Anda.

 

Tujuan dan Manfaat Audit Sumber Daya Manusia

Melakukan audit sumber daya manusia secara berkala akan membantu perusahaan untuk mengukur efektivitas proses human resource yang ada di dalam perusahaan.

Selain itu, tujuan audit SDM mencakup beberapa hal, di antaranya: 

 

1. Memastikan Kepatuhan Hukum

Audit sumber daya manusia bertujuan untuk memeriksa kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Hal ini melibatkan pemeriksaan kebijakan, prosedur, dan praktik SDM untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan ketentuan hukum.

 

2. Meningkatkan Keunggulan Kompetitif

Melakukan audit SDM akan membantu perusahaan dalam mempertahankan atau meningkatkan keunggulan kompetitif.

Hal ini dicapai melalui evaluasi terhadap praktik-praktik SDM yang berjalan untuk menghasilkan praktik yang lebih efisien dan efektif.

Dengan mengidentifikasi area perbaikan, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai keunggulan dalam industri.

 

3. Membangun Dokumentasi dan Praktik Teknologi yang Efisien

Adanya audit pada SDM di perusahaan juga memastikan bahwa perusahaan telah secara efektif dan efisien menerapkan dokumentasi dan praktik adopsi teknologi dan digitalisasi dalam proses-proses human resource management.

 

4. Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan

Proses audit akan mengumpulkan berbagai informasi penting tentang keadaan organisasi perusahaan.

Hal ini menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam berbagai aspek yang ada.

Baik itu pelatihan, komunikasi, dan praktik ketenagakerjaan lainnya.

Dengan mengevaluasi aspek-aspek tersebut, perusahaan dapat mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan efektivitas SDM.

 

5. Evaluasi Kinerja dan Staf

Audit sumber daya manusia juga melibatkan evaluasi terhadap kinerja staf HRD dan karyawan lainnya.

Dari sini, Anda akan mendapatkan gambaran yang nyata tentang performa karyawan secara keseluruhan.

Anda juga dapat memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja karyawan.

 

6. Evaluasi Manajer

Keberadaan audit sumber daya manusia juga harus mengevaluasi manajer HRD, staff administrasi, staff eksekutif, recruiter.

Hal ini dilakukan untuk memastikan penerapan arahan dan pedoman yang efektif dalam pengelolaan sumber daya manusia di departemen masing-masing.

 

Baca Juga: Seperti Apa Itu Ruang Lingkup dalam Audit Manajemen?

 

Jenis-Jenis Audit SDM

 

Ada beberapa jenis audit sumber daya manusia yang umum dilakukan dalam organisasi. Berikut adalah beberapa jenis audit sumber daya manusia yang penting:

 

1. Audit Kebijakan dan Prosedur

Audit ini fokus pada penilaian kepatuhan organisasi terhadap kebijakan dan prosedur yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ada sesuai dengan peraturan hukum, kebijakan internal, dan praktik terbaik.

 

2. Audit Kepatuhan Hukum

Audit ini bertujuan untuk mengevaluasi kepatuhan organisasi terhadap peraturan hukum yang berlaku dalam bidang ketenagakerjaan.

Hal ini termasuk pada perlindungan karyawan, upah, jam kerja, keselamatan dan kesehatan kerja, serta peraturan ketenagakerjaan lainnya yang relevan.

 

3. Audit Pelatihan dan Pengembangan

Audit ini mengevaluasi efektivitas program pelatihan dan pengembangan yang ada dalam organisasi.

Tujuannya adalah untuk menilai apakah program tersebut memenuhi kebutuhan karyawan, apakah mereka efektif dalam meningkatkan keterampilan dan pengetahuan, serta apakah mereka memberikan nilai tambah bagi organisasi.

 

4. Audit Penilaian Kinerja

Audit ini berkaitan dengan proses penilaian kinerja karyawan. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi apakah sistem penilaian kinerja yang ada objektif, adil, dan terkait dengan tujuan organisasi.

Audit ini juga dapat melibatkan peninjauan terhadap konsistensi penilaian, umpan balik yang diberikan, dan penggunaan hasil penilaian dalam pengambilan keputusan terkait penggajian, promosi, atau pengembangan karyawan.

 

5. Audit Rekrutmen dan Seleksi

Audit ini mengevaluasi efektivitas proses rekrutmen dan seleksi karyawan dalam organisasi.

Hal ini mencakup peninjauan terhadap strategi rekrutmen, proses seleksi, kecocokan antara kualifikasi yang dibutuhkan dan kualifikasi calon karyawan, serta upaya untuk meningkatkan keberagaman dan inklusivitas dalam rekrutmen.

 

6. Audit Kompensasi dan Manfaat

Audit ini meninjau sistem kompensasi dan manfaat yang ada dalam organisasi.

Tujuannya adalah untuk mengevaluasi apakah tingkat kompensasi dan manfaat yang diberikan sejalan dengan praktik industri dan mampu mendukung penarikan, motivasi, dan retensi karyawan yang berkualitas.

 

7. Audit Budaya Organisasi

Audit ini berfokus pada nilai-nilai, norma, dan budaya organisasi yang berpengaruh terhadap pengelolaan sumber daya manusia.

Tujuannya adalah untuk mengevaluasi apakah budaya organisasi mendukung pengembangan karyawan, kerja tim, inovasi, dan pencapaian tujuan organisasi.

 

Waktu untuk Melakukan Audit SDM

Anda tidak harus menunggu sampai masalah muncul ketika ingin melakukan audit. Lakukanlah audit setidaknya satu tahun sekali sesuai dengan kebutuhan dan jadwal perusahaan.

Anda bisa memilih di pertengahan tahun, untuk melihat pencapaian dari proses human resource telah sejauh apa, apa hambatannya, dan mana saja strategi yang perlu disesuaikan ulang.

Atau bisa saja dilakukan pada akhir tahun, di sini Anda bisa melakukan audit secara keseluruhan, baik itu performance review, payroll, rekrutmen, serta talent management.

Intinya adalah pilih waktu dalam setahun yang paling nyaman bagi organisasi dan beban kerja Anda.

 

Prosedur Audit Sumber Daya Manusia

Meskipun lingkup dan fokus audit sumber daya manusia dapat bervariasi. Namun, secara umum terdapat beberapa tahapan yang bisa diikuti, yaitu:

 

1. Tentukan Jenis dan Lingkup Audit

Mulailah dengan menentukan tujuan dari audit SDM dan area operasional yang akan ditinjau. Ini dapat berarti mengambil pendekatan komprehensif atau fokus pada satu area atau kebijakan tertentu.

Anda bisa mengidentifikasi siapa stakeholder yang terlibat dan divisi mana yang perlu Anda hubungi untuk membantu Anda mengumpulkan informasi.

 

2. Buat Kuesioner Audit SDM

Berdasarkan lingkup audit, buat kuesioner atau dokumen lain yang melibatkan semua informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit.

Jelaskan dengan jelas informasi apa yang Anda butuhkan dan dari siapa.

Dokumen ini akan menjadi panduan audit, jadi pastikan Anda meluangkan waktu ekstra untuk menyusun kuesioner sehingga daftar pertanyaannya komprehensif.

 

3. Kumpulkan Data 

Selanjutnya, gunakan kuesioner yang telah Anda buat untuk mengumpulkan data. Bagikan kuesioner kepada area yang menjadi fokus audit Anda sehingga data yang terkumpul relevan dengan kebutuhan Anda.

 

4. Bandingkan Temuan Audit Anda

Lalu dari data yang telah didapatkan, Anda bisa membandingkan temuan tersebut dengan data internal atau data eksternal.

Untuk data internal, Anda bisa menggunakan data seperti tingkat turnover atau cost per hire untuk melihat perubahan dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi solusi.

Sedangkan data eksternal, Anda bisa melihat data dari organisasi sejenis atau yang memenuhi kriteria tertentu lainnya untuk memberikan acuan praktik terbaik yang membantu informasi langkah selanjutnya.

 

5. Laporkan Temuan Anda

Setelah mengumpulkan data Anda dan/atau menggunakan data perbandingan untuk menginterpretasikan temuan. Ringkas data Anda dan laporkan kepada pimpinan departemen dan organisasi.

Laporan ini harus menggambarkan temuan utama dan memberikan prioritas berdasarkan berbagai tingkat risiko atau urgensi.

 

6. Kembangkan Rencana

Berdasarkan laporan akhir audit SDM dan rekomendasi yang diprioritaskan, selanjutnya ambil tindakan konkret. Tindakan ini harus dapat menjawab rekomendasi yang diberikan dalam audit.

Lalu penting bagi HR untuk mengawasi proses pengembangan tindakan ini.

 

7. Tekankan Budaya Perbaikan 

Melakukan audit SDM dan merespons informasi dengan proaktif mencerminkan organisasi yang tertarik untuk merespons bukan hanya masalah kepatuhan tetapi juga melihat ke arah perbaikan berkelanjutan.

Lacak kemajuan melalui rencana tindakan audit dan dampak dari semua perubahan SDM yang dilakukan dari waktu ke waktu. Selain itu, rencanakan untuk melakukan audit SDM tambahan di masa depan.

 

Permudah Proses Audit SDM dengan Software HRIS LinovHR

 

Audit sumber daya manusia adalah sebuah proses yang dilakukan dalam rangka mengidentifikasi masalah serta menyusun praktik yang lebih efektif dan efisien berkaitan dengan human resource.

Di dalam praktiknya, proses ini membutuhkan pengumpulan data dan mengelola data tersebut yang kemudian menghasilkan sebuah rekomendasi tindakan.

Proses audit ini adalah proses yang panjang dan melelahkan karena HR dan manajerial perusahaan harus mengumpulkan banyak data yang berkaitan dengan praktik human resource yang dijalankan.

Mulai dari data karyawan, absen, kinerja, sampai penggajian.

Namun sayangnya, terkadang proses audit ini kerap terkendala pengumpulan data yang kurang tepat, ini biasa terjadi pada perusahaan yang masih menggunakan sistem manual dalam praktik human resource-nya.

Untuk memudahkan proses audit SDM yang lebih komprehensif, penggunaan teknologi seperti software HRIS menjadi sangat dibutuhkan.

Apalagi software HRIS yang bisa menyediakan berbagai laporan penting seperti Software HRIS LinovHR.

Software HRIS LinovHR adalah software HRIS berbasis cloud yang terintegrasi dan menyediakan berbagai laporan ter-update terkait dengan pengelolaan human resource perusahaan.

Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, seluruh informasi dan praktik manajemen SDM perusahaan bisa dilakukan di satu tempat, sehingga memudahkan proses penyesuaian strategi atau juga saat ini melakukan audit.

Untuk tahu lebih dalam mengenai modul dan fitur lengkapnya, klaim demo gratisnya dan dapatkan penawaran spesialnya!